Vyúčtování cestovních náhrad může být peklo

Přestože dnešní doba cestování příliš nepřeje, pro řadu zaměstnanců je cesta do zahraničí jejich pracovní náplní. Jak to vypadá s cestovními náhradami při samotném vyúčtování a co je třeba vědět, aby vše bylo legislativně v pořádku? 

Vyúčtování cestovních náhrad není pro účetní obvykle složité. Záleží samozřejmě na jednotlivých případech. Jisté komplikace nastávají, pokud zaměstnanec překročí během jednoho dne hranice více států. V tom případě se vyúčtování cestovních náhrad stává tak trochu peklem. Je totiž třeba určit přesně, kolik hodin v každém státě strávil. Podle toho se musí následně vypočítat, zda vzniká nárok na stravné, případně v jaké výši. Jednou z položek cestovních náhrad je totiž stravné (tzv. diety), které se liší v jednotlivých státech. Výše cestovních nákladů je totiž v každé zemi jiná, např. jednou z cestovních náhrad je stravné (tzv. diety). Sazby stravného, které musí zaměstnavatel zaměstnanci vyplatit, se vyhlašují každým rokem vyhláškou. Např. v USA nebo v Austrálii je to pro tento rok 60 USD/den, ve Švýcarsku 75 CHF/den a v Německu 45 EUR/den. 

Co patří do cestovních náhrad? 

Cestovní náhrady se dají rozdělit na dva druhy: skutečné výdaje, které na služební cestě vzniknou, a paušální výdaje. Mezi paušální výdaje patří již zmiňované stravné. Pokud jede na služební cestu zaměstnanec vlastním autem, pak má nárok na náhradu za spotřebované pohonné hmoty (PHM) a za opotřebení auta, které se počítá také paušálem (podle ujetých km, spotřeby uvedené v technickém průkazu a ceny PHM vyhlašované vyhláškou):

● benzin 95 oktanů:  32,00 Kč/l pro rok 2020

● benzin 98 oktanů:  36,00 Kč/l pro rok 2020

● motorová nafta:     31,80 Kč/l pro rok 2020

Hodnota náhrady opotřebení osobního auta činí za 1 ujetý kilometr 4,20 Kč. Tyto náhrady jsou stanoveny paušálem – zaměstnanec nemusí předkládat žádné účtenky. Výše uvedené náhrady se počítají jen podle doby strávené na služební cestě, případně podle ujetých kilometrů.

Další složkou náhrad jsou pak skutečně vynaložené náklady. Ty už musí zaměstnanec prokázat účtenkou. Obecně lze říci, že jakýkoli výdaj, který zaměstnanec na služební cestě učiní v souvislosti s výkonem služební cesty, mu musí zaměstnavatel proplatit. Většinou jde o ubytování, dopravu, parkovné atd., ale může jít i o výdaj za občerstvení, pokud například pozve svého obchodního partnera na oběd (zde se pak krátí paušální stravné). V zahraničí může jít například o úhradu připojení k internetu, telefonní poplatky (tel. karty) apod. 

Kdo má na cestovní náhrady nárok? 

Na cestovní náhrady má nárok každý zaměstnanec s pracovní smlouvou. Jednatel má nárok na cestovní náhrady pouze tehdy, má-li to uvedeno ve smlouvě o výkonu funkce. Stejně tak „dohodáři“ musí mít náhrady stanovené ve smlouvě. Zaměstnanec se dokonce nemůže ani nijak vzdát nároku na cestovní náhrady. Zaměstnavatel mu tak musí náhrady vyplatit i tehdy, když mu zaměstnanec řekne, že cestovní náhrady nechce, ale následně si to rozmyslí a provede vyúčtování. Její výše se odvíjí od doby trávené na služební cestě (v hodinách). U zahraniční služební cesty záleží jednak na celkové době trávené na služební cestě, ale také na tom, kolik hodin v zahraničí a v jaké zemi zaměstnanec pobýval. Limity jsou dané zákonem. Zaměstnavatel však může podle svých vnitřních předpisů vyplácet vyšší náhrady, což má pak svoje daňové dopady. Zákon dokonce umožňuje zaměstnavateli vyplatit např. kromě povinného stravného také tzv. kapesné. Vyplácení kapesného není povinné ze zákona, záleží na vnitřních předpisech zaměstnavatele, zda je vyplácí či nikoli. Kapesné do výše 40 % stravného je daňově uznatelné pro zaměstnavatele a nejde o zdanitelný příjem zaměstnance. Finální vyúčtování by pak měl zaměstnanec udělat po návratu ze služební cesty, tato práce však většinou připadne také na samotnou účetní. 

autor: Vladimíra Přibylová, členka Výboru Komory certifikovaných účetních