5 mobilních a webových aplikací, které ocení nejen asistentky

Víc než polovina asistentek není v nové práci zaškolena

Velmi často se stává, že firmy shánějí asistentky, až to opravdu hoří a jsou zavaleni složkami dokumentů, spousty nevyřízených dopisů a desítkami neotevřených e-mailů. Proto není divu, že je více než polovina sekretářek tzv. hozena do vody. Nový zaměstnavatel naslibuje všechno možné, ale na zaškolování už není čas.

Po nástupu do nové práce se tak klidně může stát, že si asistentka musí poradit sama a naučit se všechno od začátku svépomocí. Jediné co má k dispozici jsou nejrůznější data v souborech a pozorovací schopnost, kterou se musí snažit využít na maximum. Avšak pokud se od vás, jakožto nové posily v týmu očekává, že musíte okamžitě všechno umět a vědět, není to příjemné.

Není divu, že je to pro mnoho nově přijatých administrativních pracovníků silně demotivující, někteří to tak brzy vzdají. Pokud o danou práci ale opravdu stojíte, můžete zabojovat s pomocí několika šikovných aplikací.

Chytré aplikace pro každého moderního jedince

Žijeme v 21. století a je zapotřebí se naučit alespoň trochu s technikou. Zvláště pokud si chcete usnadnit život a nedělat všechno po staru v tabulkách. Pojďme se podívat na osvědčené aplikace, které fungují a mohou vám skutečně pomoci. A je jedno jestli pracujete jako asistentka, sekretářka, manažer nebo tyto aplikace využijete v osobním životě pro svou vlastní potřebu. Budou se vám hodit v kanceláři, doma, na dovolené nebo třeba na lavičce v parku. K chytrým aplikacím potřebujete buď chytrý telefon, nebo tablet s připojením k internetu, postačí vám ale také váš stolní počítač či notebook.

A teď už k samotným aplikacím:

1) iDoklad

Tohle cloudové řešení (cloudové úložiště je služba, jež umožňuje ukládat data tak, že se přenesou přes internet do úložného systému mimo pracoviště, který je spravovaný třetí stranou) umožňuje tvorbu, správu a kontrolu všech faktur včetně párování plateb. Faktury se dají vystavovat, rozesílat, přijímat a párovat kdykoliv a kdekoli potřebujete. Můžete si rovněž nastavit automatické nastavení upomínek. Aplikace je kompatibilní s chytrým telefonem, tabletem nebo ji lze využívat přímo na webových stránkách www.idoklad.cz.

2) Dokumenty Google

Jako asistentka oceníte tuto aplikaci při vytváření a úpravě dokumentů a spolupráci s klienty. Budete mít možnost nejen upravovat existující soubory, ale také dokumenty sdílet a spolupracovat současně na stejném dokumentu spolu s kolegy, pracovat kdekoli a kdykoli, dokonce i bez připojení k internetu, přidávat komentáře a odpovídat na ně. Výhodou je, že aplikace vše průběžně automaticky ukládá, nemusí tak mít strach, že o svou práci přijdete. Při vyhledávání informací v dokumentech vám skvěle poslouží funkce „Prozkoumat.“ V této appce můžete také spravovat (otvírat, upravovat a ukládat) dokumenty v souboru Word.

3) Dropbox

Tento nástroj ač je velmi rozšířený, stále se najde někdo, kdo jej nezná. Tato aplikace umožňuje sdílení dokumentů, souborů či fotografií s ostatními. Můžete ji využít v práci, tak v soukromém životě. Stačí nahrát soubory do appky a poslat někomu link s odkazem, kde soubory najde a může si je stáhnout. Mnoho lidí tuto aplikaci používá rovněž k zálohování důležitých dat. Je to velice jednoduché a rychlé.

4) Správce souborů

Tato aplikace slouží k seřazení souborů v mobilním telefonu nebo tabletu. Můžete mít všechny složky uspořádané stejně přehledně, jako v počítači.

5) ColorNote

Tato aplikace patří rozhodně mezi základní kancelářské aplikace, které musíte mít. Je vhodná pro všechny zapomnětlivce, plánovače a zapisovače. Vězte, že se tuto appku naučíte používat každý den. Díky ní si lze vytvářet poznámky a seznamy, ty barevně označovat a odškrtávat. Jdou také nastavovat připomínky nebo poznámky. Vaše výtvory se dají sdílet třeba s klienty a vašimi přáteli. Uživatelé si zde rovněž zapisují každodenní úkoly a tvoří nákupní seznamy. 

Mezi další užitečné aplikace určitě patří:

• Mailchimp - pro rozesílání newsletterů,

• Doodle Mobile - pro plánování schůzek a událostí,

• Asana - pro snadnou komunikaci s klienty a sdílení podkladů,

• Sign Now – pro podepisování smluv právně platným podpisem na dálku,

• Coggle – pro zaznamenávání myšlenkových pochodů

• LastPass – pro správcování hesel

• Canva – pro tvorbu jednoduché grafiky (příspěvky na sociální sítě, bannery, letáky, PDF a prezentace.

Autorka: Ing. Romana Hubáčková, garantka rekvalifikačního kurzu Personalistika, který probíhá v Praze, Brně, Ostravě, Olomouci a dalších 15 městech po celé ČR. Můžete si přečíst i 304 recenzí kurzu.

https://orangeacademy.cz/kurzy-personalistiky/rekvalifikacni-kurz-personalistika

https://orangeacademy.cz/kurzy-ucetnictvi/rekvalifikacni-kurz-asistentka

Editorka: Zuzana Klímová

Orange Academy

Orange Academy se zabývá výukou rekvalifikačních kurzů a školení v oblasti účetnictví, mzdového účetnictví, personalistiky a marketingu. Dále nabízí jazykové kurzy s výukou angličtiny a němčiny přímými metodami Effective English® a Effektives Deutsch®. Od roku 1990 absolvovalo kurzy více než 20 000 účastníků ve 34 městech po celé ČR.

Více na https://orangeacademy.cz