Radnice bez papírů: Praha 3 ukazuje, jak mohou technologie přiblížit úřad lidem

Když městská část organizuje veřejnou debatu o dopravě, revitalizaci parku nebo nové investici, většinou zazní stejná otázka: jak zjistit, co si lidé skutečně myslí?

Dlouhé roky to na řadě úřadů vypadalo podobně. Papírové dotazníky, ruční přepisování odpovědí, tabulky v Excelu a spousta administrativy kolem. Ve výsledku proces, který zabíral čas úředníkům a občany často spíš odrazoval.

Praha 3 se rozhodla jít jinou cestou. Místo složité práce s papíry začala hledat způsob, jak sběr dat zjednodušit, zrychlit a hlavně zpřístupnit lidem.

A ukazuje se, že právě podobné změny dnes často rozhodují o tom, jak moderně veřejná správa působí.

Občané chtějí reagovat jednoduše a ideálně hned

Lidé jsou dnes zvyklí vyřídit většinu věcí online během několika minut. Objednat jídlo, zaplatit fakturu nebo komunikovat s bankou zvládnou z mobilu cestou tramvají. O to větší frustrace přichází ve chvíli, kdy je komunikace s úřadem složitá, pomalá nebo zbytečně administrativní.

Přesně to si uvědomovala i Praha 3.

Radnice potřebovala efektivně sbírat zpětnou vazbu od občanů. Týkalo se to například investičních projektů, rozvoje městské části, spolupráce s neziskovými organizacemi nebo různých veřejných diskusí.

Jenže původní proces byl zdlouhavý prakticky v každém kroku. Dotazníky se připravovaly papírově, odpovědi se ručně přepisovaly a vyhodnocování dat zabíralo zbytečně moc času.

„Vedení radnice chtělo usnadnit a zlepšit práci s daty a využívat je co nejefektivněji. Chtělo také být blíž občanům a znát jejich názory a postoje k tomu, jak se jim v Praze 3 žije,“ popisuje Tomáš Hilmar z oddělení informatiky Městské části Praha 3.

Technologie dnes nerozhodují jen o rychlosti, ale i o ochotě lidí zapojit se

To je mimochodem moment, který dnes řeší nejen úřady, ale prakticky každá organizace pracující s lidmi.

Čím složitější je formulář nebo proces, tím méně lidí ho dokončí.

Praha 3 proto nehledala komplikovaný systém plný funkcí navíc. Klíčové bylo, aby formuláře byly jednoduché pro občany a zároveň snadno spravovatelné pro samotný úřad.

Řešením se stal FormApps Server od Software602, který umožnil převést sběr dat do online prostředí a výrazně zjednodušit práci s formuláři.

Důležitá přitom nebyla jen digitalizace samotná, ale také schopnost reagovat rychle na aktuální situace. Úřad chtěl mít možnost vytvářet nové formuláře vlastními silami bez závislosti na externích dodavatelích.

A právě tady se ukázalo, jak velký rozdíl může udělat jednoduchost systému.

Když formulář vytvoří úředník bez IT oddělení

Jedna z největších bariér digitalizace ve veřejné správě často nesouvisí s technologiemi. Problém bývá ve chvíli, kdy každá drobná úprava vyžaduje zásah externí firmy nebo IT specialisty.

Praha 3 chtěla fungovat jinak.

Po zaškolení začali pracovníci úřadu vytvářet formuláře samostatně a bez cizí pomoci. Díky tomu mohli rychle reagovat na nové potřeby, upravovat formuláře podle konkrétních situací a okamžitě sbírat potřebná data.

V praxi to znamenalo výrazně rychlejší práci i větší flexibilitu.

A možná ještě důležitější změnu: technologie přestala být překážkou a stala se běžným pracovním nástrojem.

Veřejná diskuse už není jen pro ty, kteří mají čas přijít osobně

Velkou změnu pocítili také samotní obyvatelé Prahy 3.

Veřejné diskuse a setkání s občany samozřejmě pokračují dál. Rozdíl je v tom, že lidé už nemusí být fyzicky přítomní, aby mohli vyjádřit svůj názor.

Pokud se někdo nemůže zúčastnit osobně, může jednoduše reagovat online.

A právě to je dnes pro veřejnou správu čím dál důležitější. Zapojit do komunikace i lidi, kteří by se jinak diskuse vůbec nezúčastnili.

Digitální formuláře tak nejsou jen administrativní nástroj. Ve skutečnosti pomáhají rozšiřovat komunikaci mezi úřadem a veřejností.

Data bez přepisování a zbytečných chyb

Možná nenápadný, ale zásadní přínos podobných řešení se ukazuje až v každodenním provozu.

Dříve pracovníci úřadu přepisovali odpovědi z papírových dotazníků ručně do systému. To znamenalo čas navíc, vyšší riziko chyb a zbytečně pomalé vyhodnocování dat.

Dnes data vznikají rovnou digitálně.

Úředníci mají okamžitě k dispozici výsledky, mohou s nimi dál pracovat a rychleji vyhodnocovat postoje občanů nebo připravovat podklady pro další rozhodování.

Podobné změny možná nevypadají na první pohled revolučně. Ve výsledku ale výrazně ovlivňují každodenní fungování úřadu i zkušenost občanů.

Digitalizace veřejné správy začíná u běžných věcí

Když se mluví o digitalizaci státu nebo veřejné správy, často se debata stočí k velkým IT projektům. Jenže lidé většinou poznají moderní úřad podle mnohem obyčejnějších detailů.

Jak snadno se vyplňuje formulář.
Jak rychle dostanou odpověď.
Jestli musí něco tisknout.
Kolikrát musí přijít osobně.

Právě podobné drobnosti dnes rozhodují o t

om, jestli technologie lidem skutečně usnadňují život.

A zkušenost Prahy 3 ukazuje, že někdy stačí změnit způsob práce s formuláři, aby komunikace mezi úřadem a občany začala fungovat výrazně lépe.

Na digitalizaci formulářů, elektronických procesů a online komunikace se dlouhodobě zaměřuje také česká společnost Software602, jejíž řešení využívají úřady, firmy i instituce napříč Českou republikou. Právě podobné projekty ukazují, že moderní technologie ve veřejné správě dávají největší smysl tehdy, když zjednoduší práci lidem na obou stranách.

Týna Kaucká

Týna Kaucká se narodila do IT rodiny, její otec je spoluautor legendárního textového editoru T602. Začínala ve financích v nadnárodních korporacích a pak vyzkoušela svět marketingu v agentuře. Spoluzaložila technologický start-up a po tomto dobrodružství se přesunula do Software602. Nyní je na pozici marketingové ředitelky.

Svět IT je její vášeň, často ho komentuje na svém LinkedIn profilu a stala se jednou z nejvýraznějších českých osobností na této sítu v žebříčku IT & Tech v roce 2026.

Jsme Software602. Pomáháme firmám i úřadům zbavit se papíru, zrychlit administrativu a přemýšlet digitálně. Díky našim řešením elektronických podpisů, archivace, schvalování požadavků nebo formulářovým technologiím nedělají lidé chyby, šetří čas i peníze. Máme 35 let zkušeností a spoustu energie uvádět na trh další inovace.

Více na www.602.cz