Elektronické podpisy bez chaosu: Kdy stačí zaručený a kdy je nutný kvalifikovaný?

Smlouva je podepsaná. Obchod běží. Až do chvíle, kdy druhá strana podpis zpochybní.

Elektronický podpis dnes používá téměř každá firma. Jen málokdo si ale položí zásadní otázku: používáme ten správný typ podpisu pro konkrétní dokument?

Rozdíl mezi zaručeným a kvalifikovaným podpisem není technický detail. Je to rozdíl v právní síle. A v případě sporu může rozhodovat o tom, zda dokument obstojí.

Jaké podpisy vlastně existují?

Nařízení eIDAS rozlišuje tři úrovně. 

1. Prostý podpis je například kliknutí na souhlas nebo vložený obrázek podpisu. Hodí se pro interní procesy bez významného právního rizika.
2. Zaručený elektronický podpis je kryptograficky svázán s konkrétní osobou a umožňuje ověřit integritu dokumentu. V obchodním styku mezi firmami představuje bezpečný standard.
3. Kvalifikovaný elektronický podpis – nejvyšší úroveň zabezpečení. Vychází z kvalifikovaného certifikátu vydaného autorizovanou autoritou a jako jediný má stejnou právní váhu jako vlastnoruční podpis v celé EU.

Kdy vám stačí zaručený podpis?  

Uzavíráte běžné obchodní smlouvy mezi firmami? Podepisujete objednávky nebo dodatky? Pokud zákon výslovně nevyžaduje kvalifikovanou úroveň, zaručený podpis je efektivní a dostatečně bezpečné řešení.  

Tady jde především o rychlost a prokazatelnost.  

Kdy už potřebujete kvalifikovaný podpis?  

Jakmile dokument směřuje k úřadu, do veřejné zakázky nebo do soudního řízení, je situace jiná. V těchto případech musí podpis obstát bez pochybností.  

Kvalifikovaný podpis je zde nezbytný.  

Jednoduché pravidlo?
Soukromoprávní vztah bez zákonné povinnosti → zaručený podpis.
Veřejnoprávní důsledky nebo úřady → kvalifikovaný podpis.  

Rozhodnutí není o technologii. Je o míře právního rizika.  

Řešení, které eliminuje nejistotu  

Firmy dnes často kombinují oba typy podpisů podle situace. Klíčové je mít nástroj, který umožní jednoduše zvolit správnou úroveň podpisu bez technického chaosu.  

Software602 patří mezi kvalifikované poskytovatele důvěryhodných služeb a nabízí řešení pro elektronické podpisy včetně zaručených i kvalifikovaných variant. Dokument podepíšete z mobilu nebo počítače během několika kliknutí, bez složité instalace a v plném souladu s eIDAS.  

Podnikatel tak nemusí řešit, jestli podpis obstojí. Ví, že obstojí.  

Antonín Trunec

Ing. Antonín Trunec je senior business konzultant ve společnosti Software602 a.s., kde se specializuje na digitální transformaci. Jeho hlavním zaměřením je digitalizace dokumentových procesů ve středních a velkých firmách v České republice a na Slovensku.

Antonín má bohaté pracovní zkušenosti z předních společností, jako jsou Canon Česká republika a.s., Asseco Solutions a.s., a Signi. Již třetím rokem působí ve společnosti Software602 a.s.. Pomáhá firmám implementovat řešení, která minimalizují, nebo zcela odbourávají používání papíru, a to v souladu s nařízením eIDAS.

Vzdělání získal na Fakultě strojního inženýrství UJEP v Ústí nad Labem, kde vystudoval obor řízení výroby, a dále na Vysoké škole ekonomie a managementu (VŠEM) v Praze, kde vystudoval obor Ekonomika a management.

Jsme Software602. Pomáháme firmám i úřadům zbavit se papíru, zrychlit administrativu a přemýšlet digitálně. Díky našim řešením elektronických podpisů, archivace, schvalování požadavků nebo formulářovým technologiím nedělají lidé chyby, šetří čas i peníze. Máme 35 let zkušeností a spoustu energie uvádět na trh další inovace.

Více na www.602.cz