Podepisování odkudkoliv se stává standardem firem

A většina firem to zná až podezřele dobře.

Smlouva připravená. Všechno odsouhlasené. Jen člověk, který má dokument podepsat, je zrovna mimo kancelář. Nebo má podpisový certifikát uložený jen v pracovním počítači. Dokument se přeposílá, čeká, případně tiskne. Ve výsledku kvůli jednomu podpisu stojí několik dalších kroků.

Právě tady začíná být vidět, proč firmy v posledních letech tolik řeší vzdálené elektronické podepisování. Ne jako technologickou atrakci pro IT oddělení, ale jako úplně praktickou věc, která rozhoduje o tom, jak rychle firma funguje.

Dokumenty dnes cestují víc než lidé

Ještě před pár lety byla většina firemních procesů navázaná na kancelář. Dokument se vytiskl, někdo ho podepsal, založil do šanonu a tím bylo hotovo.

Jenže pracovní režim se změnil rychleji než firemní návyky.

Lidé pracují z domova, z terénu, mezi schůzkami nebo z druhého konce republiky. Dokumenty ale pořád potřebují projít schválením, podpisem a archivací. A čím větší firma, tím víc je vidět, jak moc administrativu zpomaluje každý krok navázaný na jedno místo nebo jedno zařízení.

Najednou není důležité jen to, jestli firma umí elektronický podpis. Důležité je, jestli dokument podepíšete za minutu odkudkoliv, nebo jestli kvůli tomu někdo musí zapínat notebook v kanceláři.

Firmy přestávají řešit papír. Začínají řešit plynulost

Když se mluví o digitalizaci dokumentů, často se zmiňuje úspora papíru. Ve skutečnosti firmy většinou řeší něco mnohem dražšího: čas.

Ne čas potřebný k vytvoření dokumentu. Ale čas mezi jednotlivými kroky.

Kolik hodin dokument čeká na podpis.
Kolikrát se přeposílá.
Kdo hledá správnou verzi.
Kdo dohledává historii změn.

A právě v tom se dnes začíná lámat rozdíl mezi firmami, kde administrativa pořád „nějak funguje“, a těmi, kde procesy opravdu plynou.

VÚMOP zjistil, že podpis nesmí být vázaný na kancelář

Zajímavou zkušenost s tím má Výzkumný ústav meliorací a ochrany půdy (VÚMOP), který začal modernější přístup k elektronickému podepisování řešit už před několika lety.

Původně zaměstnanci využívali podpisové certifikáty uložené v datovém úložišti Windows. V praxi to znamenalo jednoduchou věc: dokumenty se dobře podepisovaly jen tam, kde byl konkrétní počítač.

Do chvíle, než bylo potřeba něco schválit v terénu, mimo kancelář nebo během práce z domova.

Organizace proto začala hledat řešení, které umožní bezpečné vzdálené podepisování a centrální správu certifikátů.

„V případě elektronického podepisování to byla především potřeba vyšší flexibility, například možnosti podepisovat i na mobilních telefonech,“ popisuje Ing. Ivan Novotný, náměstek pro půdní službu a informatiku VÚMOP.

A právě flexibilita dnes patří mezi nejčastější důvody, proč firmy elektronické podepisování řeší. Nejde jen o management. Dokumenty dnes potřebují schvalovat obchodníci, technici, lidé v provozu i zaměstnanci pracující hybridně.

Největší změna? Dokumenty přestaly čekat

Když VÚMOP nové řešení nasadil, zaměstnancům stačilo jediné školení a vzdálené podepisování se rychle stalo běžnou součástí práce.

Zásadní nebylo jen samotné podepisování. Organizace získala mnohem lepší přehled o tom, kdo dokument autorizoval, kdy vznikl nebo jaká je jeho historie.

Součástí změny byla také rychlejší archivace dokumentů, centrální správa certifikátů nebo dlouhodobá právní validita dokumentace.

To jsou věci, které firmy často začnou řešit až ve chvíli, kdy dokument potřebují dohledat po několika letech nebo prokázat jeho pravost při kontrole či auditu.

Elektronický podpis dnes řeší i firmy, které by to dřív nenapadlo

Ještě před pár lety si mnoho podnikatelů spojovalo elektronické podpisy hlavně s velkými korporacemi nebo státní správou. Dnes podobná řešení řeší i menší firmy.

Důvod je jednoduchý. Čím rychleji firma funguje, tím víc je vidět každé administrativní zdržení.

Podepisování dokumentů se navíc postupně přesouvá z „jednorázového IT projektu“ mezi běžné provozní nástroje. Podobně jako cloudová úložiště, online účetnictví nebo videohovory.

Firmy zároveň stále častěji řeší bezpečnost dokumentů, auditní stopu nebo soulad s evropským nařízením eIDAS. Nestačí dokument podepsat. Důležité je mít jistotu, že bude důvěryhodný i za několik let.

Budoucnost firemních dokumentů bude výrazně méně vidět

Možná paradoxně právě tehdy poznáte dobře nastavenou digitalizaci. Dokumenty přestanou být téma.

Nikdo neřeší, kde je certifikát.
Nikdo nečeká dva dny na podpis.
Nikdo nehledá správnou verzi smlouvy v e-mailu.

Proces prostě běží.

A právě to dnes firmy chtějí. Méně administrativních záseků, méně manuálních kroků a méně situací, kdy jeden podpis zastaví několik dalších lidí.

Na elektronické podepisování, digitální dokumenty a služby odpovídající evropskému nařízení eIDAS se dlouhodobě zaměřuje česká společnost Software602, která se podílela i na projektu ve VÚMOP. Podobné zkušenosti ukazují, že vzdálené podepisování už dávno není okrajové téma pro IT oddělení, ale běžná součást fungování moderních firem.

Týna Kaucká

Týna Kaucká se narodila do IT rodiny, její otec je spoluautor legendárního textového editoru T602. Začínala ve financích v nadnárodních korporacích a pak vyzkoušela svět marketingu v agentuře. Spoluzaložila technologický start-up a po tomto dobrodružství se přesunula do Software602. Nyní je na pozici marketingové ředitelky.

Svět IT je její vášeň, často ho komentuje na svém LinkedIn profilu a stala se jednou z nejvýraznějších českých osobností na této sítu v žebříčku IT & Tech v roce 2026.

Jsme Software602. Pomáháme firmám i úřadům zbavit se papíru, zrychlit administrativu a přemýšlet digitálně. Díky našim řešením elektronických podpisů, archivace, schvalování požadavků nebo formulářovým technologiím nedělají lidé chyby, šetří čas i peníze. Máme 35 let zkušeností a spoustu energie uvádět na trh další inovace.

Více na www.602.cz