Experti: firmy musí mít funkční compliance systém, jinak nebude fungovat ani whistleblowing

Podnikání je svázáno mnoha pravidly jak směrem k zaměstnancům, tak vůči zákazníkům, obchodním partnerům i státním orgánům. Základem je skutečně funkční compliance management systém, který je součástí samotné kultury firmy a kterému její zaměstnanci plně důvěřují. V opačném případě společnost nemůže v případě problémů obstát v trestním řízení, natož sama odhalovat nekalé praktiky pomocí vlastního vyšetřování nebo whistleblowingu. Shodli se na tom právní experti na listopadové konferenci Noerr Prague Compliance Day – zástupci společností Plzeňský Prazdroj, Siemens, Skanska, T-Mobile, TotalEnergies, advokátní kanceláře Noerr, ale i státního zastupitelství.

„Může to znít jako klišé, ale bez funkčního compliance management systému se firmy obejít nemohou. Pravidel souvisejících s podnikáním a vztahy se zaměstnanci či obchodními partnery je celá řada a hrozí tak ztráta kontroly nad jejich dodržováním,“ říká Barbara Kusak, řídící partnerka pražské kanceláře mezinárodní advokátní kanceláře Noerr. „Klíčové přitom je, aby se jednalo o skutečně funkční systém, firmy se jím musí opravdu řídit, nestačí mít sepsaná pravidla uložená někde v šuplíku. Na velikosti firmy přitom nezáleží,“ upozorňuje Barbara Kusak.

Správný compliance systém musí fungovat tak, aby firma pokud možno předcházela vzniku jakýchkoliv problémů, a pokud nastanou, tak aby se včas odhalily a bylo možné se z nich poučit. Základem je tedy prevence, která zahrnuje například rizikovou analýzu, etické kodexy, prověrky obchodních partnerů nebo různá školení.

Problém se nicméně může objevit v sebelépe připravené firmě. Pak je na řadě zejména úloha tzv. whistleblowerů, pro které připravil pravidla a ochranu nový zákon o ochraně oznamovatelů. „Hodně záleží na tom, jak k tomu firmy přistupují. Pokud pouze formálně splnily nově stanovené povinnosti, pak jde pro ně jen o další bezúčelnou administrativu bez reálného přínosu, tak jak se tomu stalo dle dosavadních zkušeností u některých veřejných institucí. Klíčová je totiž důvěra oznamovatelů v zajištění anonymity. Navíc národní legislativa někdy způsobuje více komplikací než užitku,“ říká advokát a lokální partner mezinárodní advokátní kanceláře Noerr Petr Hrnčíř.

V řadě firem totiž oznamovací systémy již fungovaly dříve, zároveň se ale nyní musely přizpůsobit nově stanoveným českým administrativním požadavkům. Velké mezinárodní firmy tak zpravidla mají dva souběžně fungující oznamovací systémy – jeden lokální, jeden globální. To bylo způsobeno i nejasnými výkladovými stanovisky ze strany EU. „I když jsou zaměstnanci často proškoleni, tak nemusí vědět, kam co oznámit, a proto nemusí nakonec nahlašovat vůbec nic. A to neprospěje ani jim, ani samotné firmě. To ale není jediný důvod nízkého počtu oznámení. Řada velkých firem proto používá i vlastní nástroje interní investigace pro odhalení nezákonného jednání. Může tak sama včas odhalit problémy, a nejen prošetřovat podněty z oznámení,“ doplňuje Petr Hrnčíř.

Všeobecný pojem compliance se používá ve významu souladu s pravidly nebo také jako dodržování pravidel. Z firemního pohledu zahrnuje zejména jednání společnosti, zaměstnanců a vedení v souladu s právními předpisy, interními směrnicemi a etickými kodexy.