5+2 tipy, jak zrychlit proplacení žádosti o platbu
Úspěšná realizace
dotačního projektu stojí na dvou základních pilířích – schválení žádosti o
dotaci a zajištění hladkého průběhu jeho financování.
V praxi se příjemci
potýkají s tím, že proplacení jejich žádostí o platbu neprobíhá způsobem,
jakým původně plánovali. Často se tak snadno dostávají na hranici svých
možností v rámci realizace, protože mají problém celý projekt ufinancovat.
Pravdou zůstává, že systém kontroly podkladů a následného proplácení je bohužel
byrokratické kolečko opředené lhůtami pro vyřízení každého jednotlivého kroku.
Na druhé straně, v řadě případů si sami příjemci dotace tento už tak zdlouhavý
proces prodlužují jednoduše tím, že jim úředníci musí žádost vracet k opravě
kvůli větším či menším nedostatkům.
Připravili jsme proto 5+2 tipy, jak prodlužování tohoto procesu účinně předejít.
1. Než začnete s přípravou
Než začnete
s přípravou Žádosti o platbu, ověřte, že předmětný majetek (majetek
pořízený z dotace) je majetkem firmy a vaše provozovna je zapsaná
v živnostenském rejstříku. V dalším kroku byste se měli spojit se
svým účetním a aktivně jej zapojit do přípravy Žádosti o platbu.
Ke každému projektu je
nutné vést samostatné účetnictví. Faktury vztahující se k projektu musí
být vedeny pod samostatným účetním znakem. Všechny faktury a výpisy
z běžného účtu proto průběžně sbírejte, párujte a vytvářejte jejich kopie.
Platby jsou prováděny
zpětně za již vynaložené prostředky doložené odpovídajícími doklady – žádost o
platbu tedy lze podat až po ukončení etapy/projektu. Ve vybraných dotačních
titulech se lze setkat i se zálohovým financováním (tzv. režim ex ante), ale
jedná se spíše o výjimky. V případě více etapových projektů je nutné za
každou etapu podat samostatnou žádost.
2. Doložení účetních dokladů
Jak dostatečně doložit
účetní doklady při Žádosti o platbu? Na jaké náležitosti byste neměli
zapomenout, a které z nich jsou nezbytné?
- Úhrady všech vašich účetních dokladů musí být
provedeny pod správným variabilním symbolem, musí být zaslány na správné
číslo účtu dodavatele. V případě úhrad v hotovosti musí být pokladní
doklad orazítkován dodavatelem.
- Každý účetní doklad (faktura a úhradový
doklad) musí být označeny číslem projektu a pořadovým číslem, podle
pořadí, v jakém jsou zadávány do soupisky dokladů v systému
ISKP14+.
- K Žádosti o platbu je potřeba dokládat
zálohové i vyúčtovací faktury, a to i v případě, že vyúčtovací
faktura je na „0“ – v takovém případě se vyúčtovací faktura dokládá
pouze jako příloha a nezapisuje se do soupisky.
- Doklady v samostatném PDF musí být řazeny
stejně jako jsou zapisovány v soupisce.
- V případě větší žádosti o platbu – více
účetních dokladů – lze použít při zadávání do systému možnost „kopírovat
záznam“ nebo využít pro zpracování tzv. „importní tabulky“.
- Zaúčtování musí být provedeno v souladu
s předloženou žádostí – rozpočtem – investice x ne investice, např.
projektové dokumentace apod.
- Doklad o zaúčtování, sjetina z účetnictví
je jednou z příloh žádosti o platbu.
- Společně s fakturou je nutné vždy dodávat
(pokud existují) také objednávky/smlouvy a předávací protokoly.
- Platba za faktury by měla odejít z účtu
žadatele (společnosti žadatele), pokud bude odcházet z jiného účtu
(např. účtu jednatele, úvěrového účtu), je nutné společně s dalšími
přílohami doložit souvislosti.
- jednatel – doklad o tom, že byly peníze
převedeny od společnosti k jednateli;
- úvěr – doložit úvěrovou smlouvu + úhradové
doklady z úvěru.
- Úhradové doklady – je nutné doložit skutečný
výpis z účtu nebo potvrzení o provedené platbě (nikoliv příkaz
k úhradě), a to v takovém formátu, ve kterém bude jasně vidět
název odesílatele – vlastníka účtu.
3. Zaokrouhlování
Zápis částek
v Žádosti o platbu bývá častou chybou. Při zápisu se řiďte tím, že
automatický součet obou zapsaných částek v systému (částky bez DPH a částky
DPH) by měl odpovídat částce k úhradě, která je uvedena na účetním dokladu.
Pozor: Zahraniční faktury je nutné vždy převádět na Kč dle kurzu ČNB. V případě přepočtu zahraničních faktur na Kč se výsledná částka zaokrouhluje na 2 desetinná místa matematicky. Prokazované způsobilé výdaje se taktéž zaokrouhlují na 2 desetinná místa matematicky.
4. Doložení příloh
Přílohy k Žádosti o
platbu je nutné dodat pouze v elektronické podobě. V případě faktur a
úhradových dokladů jsou dokumenty naskenovány jako jednotlivá pdf do záložky
„Dokumenty“ v ISKP14+, a to dle konkrétního druhu obsažených dokladů (v
jednom samostatném pdf pouze faktury, v dalším pouze úhradové doklady). Všechny
ostatní přílohy (předávací protokoly, smlouvy, doklady o zaúčtování atd.)
vložte jako přílohy přímo k jednotlivým účetním dokladům v systému.
Fotografie
Samostatným typem příloh jsou fotografie, které slouží pro splnění povinné publicity vašeho projektu. Dokládejte kvalitní nerozmazané fotografie s dobře čitelnými údaji. Nezapomeňte na foto detailu a foto umístění. Z fotografií musí být patrné, že jsou pořízeny z místa realizace projektu (viditelný název společnosti, popř. adresa).
5. Doložení bankovního účtu
Smlouvu k bankovnímu účtu, popř. potvrzení banky o vedení účtu, na který žadatel požaduje proplatit dotaci, je nutné doložit naskenovanou nejlépe v každé etapě projektu.
2 důležité rady na závěr
Žádost o platbu nebude
podána ke kontrole bez kvalitní zprávy z realizace projektu, která je
samostatnou záložkou. Nepodceňte za žádných okolností její přípravu.
V opačném případě hrozí, že vaše Žádost bude již na začátku zamítnuta a
vrácena k doplnění.
Zpráva z realizace
projektu by měla obsahovat:
- Termín ukončení etapy – vždy musí být navázán
na nějakou poslední aktivitu v předchozí etapě projektu.
- Termín ukončení realizace se uvádí pouze
v závěrečné zprávě.
- Sledované období „do“ zapište podle data
podání zprávy.
- V záložce indikátory a povinná publicita
(viz výše) musí být vždy doplněn komentář. Záložka indikátory a povinná
publicita (viz. výše) – vždy musí být vyplněný komentář.
- Zprávu o realizaci je možné finalizovat až po
podpisu žádosti o platbu.
Pozn: výběrová řízení
skutečně musí být v systému vložena před podáním žádosti o platbu, ale
jejich kontrola může (a v OPPIK často probíhá) probíhat až v rámci
kontroly žádosti o platbu.
Důkladně a správně
pojmenujte jednotlivé soubory. Pracovníkovi, který bude žádost o platbu
kontrolovat podstatně zjednodušíte a zpřehledníte jeho práci. Zvýší se tak vaše
šance na zrychlení celého procesu.
Nevíte si rady, jak doložit určitý typ účetního dokladu? Chcete mít jistotu, že váš postup je správný a skutečně nic nebrání úspěšnému proplacení? Dělejte, co vás baví. Vaše starosti si vezmeme na starost my.
![](https://i.fin.cz/news/foto/okenko-pro-podnikatele/ondrej_horcicka_2_grantex.jpg)
Ing. Ondřej Horčička
je ve skupině GRANTEX ADVISORY GROUP partnerem odpovědným za služby dotačního poradenství. Své zkušenosti v oblasti dotační problematiky a veřejné podpory sbírá už od roku 2011, kdy postupně působil na Ministerstvu pro místní rozvoj a následně v agentuře CzechInvest, kde se specializoval na podporu podnikatelských projektů v oblasti rozvoje podnikání a investic. Od roku 2013 působí v poradenské skupině GRANTEX ADVISORY GROUP, nejprve na pozici senior konzultanta pro dotační projekty a od roku 2016 se stal managing partnerem.
GRANTEX ADVISORY GROUP
Poskytuje komplexní profesionální služby i pro ty nejnáročnější klienty. Vynikáme v dotačním poradenství, účetním a mzdovém poradenství, daňovém poradenství, právních službách, auditorských službách a pojištění.
Více na https://www.grantex.cz//.
Poslední zprávy z rubriky Okénko pro podnikatele:
Přečtěte si také:
Příbuzné stránky
- Žádost o invalidní důchod - formulář sepisuje pracovník OSSZ
- Žádost o roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění 25 5457/B (vzor číslo 3)
- Jak koupit Bitcoin, kde koupit Bitcoin – nákup Bitcoinu
- Jak těžit bitcoin - těžba bitcoinů, mining
- Valorizace důchodů - jak stoupají důchody?
- Výpočet důchodu - Jak vysoký budete mít důchod?
- 5+2 tipy, jak zrychlit proplacení žádosti o platbu
- Žádost o proplacení jazykového certifikátu v rámci projektu Kolumbus
- Co dělat, když plyn uniká? Jak předejít výbuchu? RADY A TIPY, JAK SE CHRÁNIT
- Jak si chytře přivydělávat? 5 TIPŮ, jak na to a ještě navíc ušetřit!
- Investiční tip Mastercard: Platby mezi podniky mají největší potenciál
- Podle ECB zrychlí inflace příští rok, žádosti o podporu v USA neklesají