DMS aneb velký pomocník pro každého personalistu
Personalistika se týká každé organizace. A stejně jako v dalších oblastech
i zde je nezbytné pracovat s širokou škálou různorodých dokumentů.
Naštěstí se dnes již nemusíme spoléhat na tradiční papírovou formu, lze využít systémy pro správu elektronických dokumentů – DMS. Ty poskytují nejen nástroje pro vývoj personální dokumentace a udržení kontroly nad ní, ale zajišťují také řízený oběh dokumentů napříč organizací.
Výkonný DMS může být řešením využívajícím open source technologie, jako je například DMS eDoCat, který česká společnost Onlio postavila na otevřené platformě Alfresco. Právě to přináší zásadní výhodu v koncové ceně pro zákazníka.
Speciální rozšíření přímo pro personalistiku
Hlavní přidanou hodnotou DMS v personálním oddělení je jednodušší kontrola nad personálními dokumenty společnosti a také nižší výskyt chyb pramenících z „prošvihnutých“ termínů.
Modul Personální spis DMS eDoCat pokrývá hned tři oblasti personalistiky. V první řadě jde o podporu práce s digitalizovanou podobou dokumentů a udržování všech personálních dokumentů zaměstnance v jednom elektronickém šanonu. Podstatou personálního spisu je, že dokumenty existují v jediném exempláři, jsou dostupné oprávněným uživatelům z jednoho místa. Záleží na vaší uživatelské roli, k jakým dokumentům spisu se dostanete. Nalezení relevantního dokumentu je pak dílem okamžiku.
Další výhody?
Další užitečnou funkcí může být práce se vzory dokumentů. Ta podstatně zjednodušuje generování nových dokumentů např. při nástupu zaměstnance, popř. v situaci, kdy se mění některý z parametrů pracovního poměru a o této změně vzniká dodatek pracovní smlouvy. Nespornou výhodou DMS pro personalistu i zaměstnance je také to, že se vždy pracuje s aktuálně platnými dokumenty.
Poslední – ale neméně důležitou – součástí modulu Personální spis je hlídání termínů. Ať již jde o periodická školení, certifikáty nutné k vykonání určité profese, nebo třeba o platnost pracovních smluv na dobu určitou.
Maximální kontrola i ochrana osobních údajů
Výhodou využití DMS je také existence detailního protokolu umožňujícího jednoznačně identifikovat autora změny i čas úpravy. Spolu s řízením přístupu a pokročilými mechanismy archivace jde o důležitou funkcionalitu pro naplňování legislativních a certifikačních požadavků včetně GDPR nebo ISO 9001.
Pro nejlepší DMS systémy je charakteristická úzká vazba zpracování dokumentů na organizační strukturu organizace. Z pohledu personalistiky jde mj. o výše zmíněné řízení přístupů k jednotlivým dokumentům. DMS systémy si poradí i se zařazením pracovníků do více různých rolí.
Jednoduše
Výsledkem nasazení DMS je celkově vyšší efektivita jednotlivých týmů i celé organizace. Výše uvedené příklady jsou vodítkem i pro další vedoucí pracovníky, kteří nejsou zodpovědní za oblast personalistiky. Díky vysoké přizpůsobivosti lze moderní DMS systémy upravit dle konkrétních představ a využít je pro práci s dokumenty na všech úrovních řízení.
Pavel Nykl
obchodní ředitel společnosti Onlio
Pavel Nykl vystudoval Univerzitu Karlovu v Praze a v posledních 15 letech se pohybuje na nejvyšších manažerských postech ve společnostech působících v oblasti dodávek služeb a komplexních IT řešení. V současné době uplatňuje své mnohaleté zkušenosti na pozici obchodního ředitele společnosti Onlio.
Onlio, a.s.
Onlio je předním leaderem na trhu softwarových řešení typu Document Management System pod vlastní značkou eDoCat. Další oblastí, kde společnost působí jsou komplexní dodávky vysoce profesionálních webových prezentací, funkčních řešení a sofistikovaných portálů a jejich integrací. Třetí oblastí je Atlassian, rodina řešení s celosvětovou popularitou, jejíž hrdý přední partner v regionu jsme jedenáctým rokem. Atlassian vám pomůže s precizním řízením firmy a detailními informacemi pro vedení o stavu interních i externích úkolů.
Více na www.onlio.com a www.edocat.cz
Poslední zprávy z rubriky Okénko pro podnikatele:
Přečtěte si také:
Prezentace
15.03.2024 Klíčové faktory úspěšného tradingu? Názor...
12.03.2024 XTB zvyšuje úroky z volných prostředků!
05.03.2024 XTB Online trading konference 2024 proběhne už...
Okénko investora
Jiří Cimpel, Cimpel & Partneři
Petr Lajsek, Purple Trading
Slabá koruna prodraží dovolenou. Kolik si kde letos připlatíme?
Michal Brothánek, AVANT IS
Mgr. Timur Barotov, BHS
Jakub Petruška, Zlaťáky.cz
Olívia Lacenová, Wonderinterest Trading Ltd.
Trhy excelují: Japonský Nikkei, americký Nasdaq a nejnověji i zlato dosahují historických maxim
Miroslav Novák, AKCENTA CZ
Spotřebitelská inflace dále ustupuje, meziroční růst již na inflačním cíli ČNB
Ali Daylami, BITmarkets
Vítězství Trumpa může zbrzdit rozvoj centralizovaných digitálních měn