Povinnosti zaměstnavatele vůči zaměstnancům a úřadům - FÚ, OSSZ, zdravotní pojišťovny

Zaměstnavatel a mzdy aneb co je třeba udělat během roku

Nástup a ukončení pracovního poměru

Pokud budeme zaměstnávat zaměstnance, tak v prvé řadě je potřeba se zaměstnancem sepsat smlouvu, na kterou bude zaměstnanec zaměstnán (HPP, DPP, DPČ). Dále je třeba zaměstnance  zaškolit na bezpečnost práce (BOZP) a také ho před nástupem zaslat na lékařskou prohlídku, aby se zjistilo, zda je práce schopný. V případě DPP či DPČ je lékařská prohlídka povinná jen v některých případech (například riziková práce apod.). Pokud bude chtít zaměstnanec uplatnit u zaměstnavatele slevy na dani, provede tak maximálně do 30 dnů od nástupu a to na formuláři Prohlášení na slevu na poplatníka.

Při nástupu zaměstnance musí zaměstnavatel danou osobu přihlásit na konkrétní úřady podle pracovního poměru (HPP, DPP, DPČ...). Jedná se o zdravotní pojišťovny zaměstnanců (Hromadné oznámení zaměstnavatele) a OSSZ (Oznámení o nástupu (skončení) do zaměstnání). Přihláška se musí učinit do 8 dnů. Pokud budete zaměstnávat cizince, musí se tato skutečnost nahlásit na úřad práce a to před nástupem (cizinci se musí nahlásit i v případě, pokud mají DPP do 10.000 Kč, na OSSZ a zdravotní pojišťovnu se přihlášení v tomto případě neprovádí). Po skončení pracovního poměru je z daných úřadů musí zaměstnavatel do 8 dnů odhlásit. 

Po skončení pracovního poměru je třeba zaměstnanci předat zápočtový list a další potřebné dokumenty. Vystaví se i ELDP, či Potvrzení o zdanitelných příjmech. Zaměstnavatel může požadovat i předávací protokoly, výstupní zdravotní prohlídku a podobně.

Mzdy a úřady - měsíčně

V případě mezd se musí vždy do 20. dne následujícího měsíce zaplatit pojistné za zaměstnance a to na OSSZ i na zdravotní pojišťovnu. Tato částka se dokládá na formulářích - v případě OSSZ se jedná o Přehled o výši pojistného a v případě zdravotních pojišťoven o Přílohu k žádosti o dávku - termín podání formulářů je stejný, a to do 20. dne následujícího měsíce. 

Do 20. dne v měsíci se musí poslat na Finanční úřad zároveň také sražená daň z mezd a to jak zálohová, tak i srážková daň. 

Přehled daňových povinností >>

Pracovní neschopnost  

Pokud zaměstnanec začne marodit, tak prvních 14 dní je placeno zaměstnavatelem, ale po 14 dnech se musí nahlásit na OSSZ. Použije se k tomu tiskopis - Příloha k žádosti o dávku. Při takto nahlášené pracovní neschopnosti se musí poté zaměstnanec z OSSZ i odhlásit - Hlášení zaměstnavatele při ukončení pracovní neschopnosti (HZUPN).

Pokud by se jednalo o pracovní úraz, musí se navíc nahlásit na zdravotní pojišťovnu, a to nejpozději do 5. dne následujícího měsíce. V případě hlášení se musí dodat kopie záznamů o pracovních úrazech.

Povinnosti po skončení kalendářního roku

Prvním úkonem, který přináší nový rok, je roční zúčtování zaměstnanců, pokud o to požádají. Pokud si budou výpočet provádět sami ve formě daňového přiznání, tak požádají zaměstnavatele o Potvrzení o zdanitelných příjmech za předchozí rok. Výpočet ročního zúčtování zaměstnavatel provede do 31. března, přičemž Žádost o výpočet ročního zúčtování musí zaměstnanec zaměstnavateli odevzdat, a tím ho o výpočet požádat, nejpozději do 15. 2.

Do 15. 2. kalendářního roku je třeba podepsat i formulář na Prohlášení na slevu na poplatníka na dané zdaňovací období (do 15. 2. 2024, pokud budete chtít uplatnit slevu na poplatníka zaa rok 2024). Prohlášení na slevu nemůže mít zaměstnanec podepsané u více zaměstnavatelů zároveň, ale může ho v průběhu roku měnit. Pouze platí, že nesmí dojít k tzv. souběhu a v daný měsíc může zaměstnanec uplatnit slevu pouze jedenkrát. 

Evidenční důchodové listy pro zaměstnance (ELDP), které zobrazují výdělek za předchozí rok a které je třeba doložit na OSSZ se musí odevzdat vždy do 30. 5. následujícího kalendářního roku.

Nejpozději do 2 měsíců po uplynutí kalendářního roku (do 20. března v případě elektronického podání) se na finanční úřad podává přehled o zaplacených a vypočtených daních během roku a to na těchto formulářích - Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti a Vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně z příjmu.

Další daňové povinnosti můžete zjistit v našem daňovém kalendáři.