Postoj ČNB k záznamům (video)hovorů a další komunikace při poskytování investičních služeb.

Česká národní banka zveřejnila stanovisko o jejím přístupu k záznamům telefonických hovorů a elektronické komunikace při poskytování investičních služeb. Níže uvádíme přehled vybraných skutečností, které stanovisko uvádí.  

Povinnost uchovávat záznamy a dokumenty týkající se investičních služeb a obchodů dostatečné k tomu, aby na jejich základě mohla Česká národní banka sledovat dodržování požadavků podle ZPKT a dalších regulatorním norem ukládá obchodníkům s cennými papíry, resp. subjektům poskytujícím investiční služby, § 17 ZPKT, ve kterém je rovněž uvedeno, že záznamy zahrnují záznamy telefonických hovorů a elektronické komunikace týkající se obchodů uzavřených obchodníkem s cennými papíry na vlastní účet a investičních služeb poskytovaných zákazníkovi.

Ponechme stranou skutečnost, že ZPKT klade v této oblasti na obchodníky, resp. subjekty poskytující investiční služby, přísnější požadavky než evropská regulace a ujasněme si, o jaké povinnosti se jedná.

Důležité je, že vzhledem k definici dle § 2 odst. 1) písm. y) ZPKT ve spojení s § 4 odst. 4) jsou mj. i přípravné práce a samotné nabízení možnosti sjednat obchod s investičními nástroji nebo poskytnout investiční službu považovány za poskytování služby přijetí a předání pokynů a komunikace se zákazníkem by i v takovém případě měla být zaznamenána.

Nahrávány by tedy měly být veškeré telefonní linky, na kterých je taková forma komunikace byť jen možná, přičemž pod takovými shledává regulátor například i uvedení telefonní linky pracovníka na vizitce, internetových stránkách, ve smluvní dokumentaci, marketingové komunikaci atd.

ČNB připouští 2 modely nahrávání:

1. Režim úplného nahrávání určený pro zaznamenávání veškeré komunikace.
2. Režim další linky, která je určena pro ostatní komunikaci, která však současně nesmí být sdělována zákazníkovi.

Stále trvá i povinnost nahrávat komunikaci ohledně investičních služeb mezi pracovníky (např. dealerem a pobočkovým pracovníkem, kteří probírají parametry zákazníkova pokynu). I taková komunikace musí být vždy zaznamenána.

ČNB dále v rámci stanoviska explicitně zmiňuje i povinnosti zaznamenávat případné videohovory, které jsou nyní v důsledku pandemie covid-19 běžné i při komunikaci se zákazníky v rámci poskytování investičních služeb.

Stanovisko se rovněž věnuje účinným postupům pro zaznamenávání komunikace, její kontrole nebo uchovávání.