Nejčastější zjištění z auditu

Auditu se věnuji již více než 10 let a za svoji praxi jsem už viděla ledacos. Klienti působí v různých oborech, což s sebou nese, že se potýkají s různou problematikou, pracují v různých účetních a podnikových systémech, mění se jim obsazení finančního oddělení a mění se podnikatelské prostředí vůbec. Ráda bych se s Vámi podělila o několik zjištění z auditů, která se nejčastěji opakují.

Směrnice

Směrnice udávají rámec chování v rámci společnosti. Budeme-li mluvit o těch účetních, pak udávají rámec pro kontrolní prostředí, které se ve společnosti vytváří a má sloužit k tomu, aby společnost uplatňovala ke stejným účetním případům shodný postup v průběhu daného účetního období i v účetních obdobích následujících. Povinnost mít vypracované účetní směrnice nevyplývá z žádného právního předpisu. Tedy až na jednu.

Ze zákona o účetnictví je povinnost, aby společnost měla určená vnitřním předpisem oprávnění, povinnosti a odpovědnosti osob ve společnosti ve vazbě na připojování podpisového záznamu. Zjednodušeně řečeno musí mít společnost jasně určené, kdo a co může schválit před zadáním účetního dokladu do účetnictví.

Společnost by však neměla zapomínat na různé oblasti účetnictví, které si může sama nastavit ve vazbě na ekonomickou realitu. Může se například jednat o majetek, jeho zařazování, nastavení odpisových plánů, provádění inventarizace, vyhodnocení poklesu hodnoty či využitelnosti majetku pro společnost a podobně. V oblasti pohledávek může jít například o nastavení pravidel pro tvorbu opravných položek. Pokud mluvím o odpisech nebo opravných položkách, rozhodně tím nemyslím ty, které vyplývají ze zákona o daních z příjmů nebo ze zákona o rezervách. Myslím skutečně ty účetní, ty, které zobrazují v případě odpisů plán využívání daného majetku pro realizaci výnosů, nebo v případě opravných položek, ty, které vyjadřují odhad zpětně získatelné částky z pohledávky, nebo vyjádření dočasného snížení hodnoty majetku nebo třeba zásob.

Dalšími oblastmi, které si zaslouží z pohledu směrnic pozornost je například oblast rezerv a jejich kalkulace, časového rozlišení, nebo oblast výnosů a jejich zachycení do správného účetního období.

Smlouvy a další podnikové dokumenty

Pro finanční oddělení je často smluvní dokumentace nedostupná, protože smlouvy jsou umístěny na různých odděleních dle kompetencí, nebo bývají zamčené ve skříni u pana jednatele. Podobně to je s valnými hromadami nebo rozhodnutími managementu nebo dozorčích orgánů. Právě v těchto dokumentech však pro finanční oddělení mohou být cenné informace.

Smluvní dokumentaci je vhodné zaznamenávat systematicky v registru smluv, aby finanční oddělení dostalo informaci, s kým jsou smlouvy uzavírány, u koho jsou uloženy, jaká je jejich platnost a čeho se týkají. Právě v těchto informacích mohou totiž hlavní účetní či finanční ředitelé odhalit, že jsou uzavírány takové vztahy, které, zejména na konci účetního období, vyžadují promítnutí určitých transakcí do účetní závěrky, aniž by k nim v té době existovala faktura nebo jiný doklad. Může se jednat o dohady na množstevní slevy, tvorbu rezerv nebo promítnutí dalších významných skutečností.

V případě podnikových rozhodnutí jde většinou o způsob rozdělení předchozího hospodářského výsledku nebo výplatu dividendy, ale může se také jednat o strategická rozhodnutí, která mohou ovlivnit budoucí náklady společnosti a vyvolávat potřebu tvorby rezerv.

Inventarizace

Inventarizace je nedílnou součástí závěrkových prací. Inventarizuje se zejména majetek, pokladní hotovost nebo zásoby. V případě zásob jde o fyzickou inventarizaci, která má být provedena přepočítáním, přeměřením, převážením nebo jiným způsobem, který kvantifikuje evidovanou položku. V případě majetku či hotovosti má být fyzická inventarizace prováděna přepočtem. Říkám „má být“, protože bohužel se i nyní najdou společnosti, které fyzickou inventarizaci neprovádí. Nejčastěji se setkávám s tím, že není provedena inventarizace majetku, ale ani u zásob to není výjimka. Důležité je si uvědomit, že fyzická inventarizace nám pomáhá ověřit nejen položky, ale také jejich stav či funkčnost a má tedy poskytnout také informace pro případné vyjádření dočasného snížení hodnoty daných položek.

Pokud mluvím o inventarizaci nesmím zapomínat na inventarizaci dokladovou, která by měla vždy sloužit k doložení zůstatku jednotlivých rozvahových účtů. A opět říkám „měla by“, protože mnoho společností takovou inventarizaci neprovede a mnohdy vůbec nemá tušení, co na které účtu zůstává a zda to tam vůbec zůstávat má, nemluvě o dalších dopadech, které zůstatek do účetnictví může přinášet v podobě sankcí z prodlení, úroků u půjček, přecenění, povinnosti dodanění a další.

Rezervy

Podle zákona o účetnictví mají společnosti povinnost k rozvahovému dni zahrnout všechny dosud dosažené zisky a vzít v úvahu veškerá předvídatelná rizika a možné ztráty týkající se majetku a závazků, které jsou k okamžiku sestavení účetní závěrky známy. A jsou to právě rizika, která často v účetních závěrkách zohledněna nejsou.

Rizika v účetní závěrce mají pokrývat rezervy. Rezerva slouží k pokrytí závazků nebo nákladů. U rezervy musí být jasný účel a musí být pravděpodobné nebo jisté, že závazek nebo náklad nastane, jen není jasná přesná výše a okamžik jejich vzniku. Rezervami se standardně pokrývá riziko hrozících nákladů v podobě sankčních úroků, soudních sporů, oprav dlouhodobého majetku, povinnosti uvedení pronajatého prostoru do původního stavu, povinnosti provést reklamaci na vlastní účet nebo mzdových nákladů, kdy zaměstnanec nárok na dovolenou bude čerpat až v následujících obdobích.

Z pohledu účetní závěrky, jsou výše uvedené náklady prostřednictvím rezervy promítnuty v období vzniku daného závazku (např. soudní spor, nevyčerpaná dovolená, reklamace, sankce apod.) nebo jsou tyto náklady rozloženy postupně do více období, kdy dochází k užívání majetku (opravy, uvedení do původního stavu).

Závěrem

Zjištění při auditu jsou závislá na kvalifikovanosti účetního týmu, na jeho možnostech při získávání informací a v neposlední řadě také na využívaných technických prostředcích, tedy zejména účetním software. Všechny tyto faktory a podmínky, které jsou ve společnosti pro vedení účetnictví vytvořeny mohou ovlivnit kvalitu účetnictví a samozřejmě vlastní účetní závěrky. Účetní praxe je velmi náročná na odborné znalosti a dnes i na technické schopnosti a dovednosti. Zdaleka už nestačí umět má dáti, dal, ale je třeba vědět, jak to má dáti, dal správně zadat do jednotlivých modulů nebo rovnou do účetního programu, aby zobrazení dané transakce odpovídalo účetním zvyklostem a daňovým požadavkům.

Výše je uvedeno pouze několik málo zjištění, která se u řady společností opakují. Mohli bychom ale pokračovat dál od záporného vlastního kapitálu a rizika insolvence, přes nesprávné používání účtových skupin, nesprávnosti při sestavení finančních výkazů a možné problematické oblasti daní a mnoho dalších.

Pokud přistupujete k účetnictví jako k nástroji pro budoucí rozhodování o společnosti, chcete zjistit, kde mohou být slabá místa a zda jsou poskytované výstupy spolehlivé, úplné a průkazné, rádi pro Vás připravíme prověření účetní závěrky, nebo vnitřního kontrolního prostředí na míru i pokud nejste povinně auditovaní. No a jestli auditovaní jste a dostáváte od svého auditora kromě výroku také dopis s jeho zjištěními, riziky a doporučeními, a dosud jste ještě nenašli čas k bližšímu prozkoumání, zkuste to teď. Rádi Vám s řešením pomůžeme.

Klára Honzíková