Kancelář bez stohů papírů

Každá firma neustále produkuje hromady dokumentů. Stále přibývají data, která je nutné zpracovávat a uchovávat. Také legislativa klade na firmy čím dál vyšší požadavky na uchovávání dokumentů spojených s podnikáním a vyžaduje jejich dlouhodobou zpětnou prokazatelnost. O slovo se proto stále více hlásí elektronické systémy pro správu dokumentů, které administrativu zpřehlední a urychlí, čímž zefektivní chod firmy a ušetří jí i nemalé výdaje.

Nejen obchodní činnost a komunikace s vnějším světem, ale i běžné interní procesy ve firmách jsou založeny na vytváření, upravování, sdílení a uchovávání různých dokumentů. Jejich vyhledávání ve fyzické podobě je náročné a často také bezúspěšné, důležité tiskopisy se během ručního procházení nezřídka pomíchají nebo v horším případě poztrácejí. Opakující se ztrátu dokumentů v našem průzkumu trhu deklaruje 40 % českých firem v segmentu SMB. Řešením může být zavedení systému pro správu elektronických dokumentů a řízení jejich oběhu pomocí workflow, takzvaný DMS (Document Management System) jako je eDoCat od společnosti Onlio.

Benefity digitalizace dokumentů

Správa dokumentů v elektronické podobě pomocí DMS eDoCat přináší řadu výhod. Dokumenty nejsou roztroušeny v různých formátech po pevných discích zaměstnanců, ale jsou soustředěny na jednom místě, kde se přístup k nim řídí centrálně na základě uživatelských práv definovaných pro jednotlivé role či skupiny uživatelů. Také lze nastavit různé scénáře zálohování a ukládání verzí každého jednotlivého dokumentu, díky čemuž můžete zpětně sledovat historii všech provedených změn. Tím je významně sníženo riziko nevyžádaných změn, smazání dokumentu či jeho zneužití.

Provázání dokumentů

Oproti papírové formě má DMS eDoCat další velkou výhodu, a to nepřeberné množství možností, jak související dokumenty mezi sebou propojit. Lze vytvořit hustou síť vlastností, klíčových slov či frází, s jejichž pomocí lze snadno a rychle najít dokumenty, které věcně náleží k sobě. Uživatelé díky intuitivním nástrojům vyhledávání šetří množství času, který mohou věnovat produktivním činnostem.

Jakýkoliv systém či soubor

DMS eDoCat nepracuje pouze se soubory typu PDF či Office, umí si poradit i s katalogizací e-mailů, technických výkresů, zvukových záznamů či videonahrávek. Lze jej propojit s datovou schránkou, registrem smluv nebo v podstatě jakýmkoli interním informačním systémem. Data lze mezi jednotlivými systémy vyměňovat zcela automaticky bez zásahu uživatele. Díky vysoké míře automatizace lze získávat a zpracovávat mnohem více dat než při ručním zpracování. Elektronická podoba dokumentů je také kvůli své nenáročnosti na prostor ideální pro uchovávání dlouhodobě archivovaných písemností.

Automatizovaný oběh dokumentů

Další klíčovou vlastností DMS je řízení oběhu dokumentů pomocí workflow. Dokumenty, respektive s nimi spojené úkoly obíhají mezi jednotlivými zaměstnanci v přesně určeném pořadí. Jejich plnění lze sledovat v přehledném žurnálu, díky čemuž odpadá nepřehledná emailová komunikace napříč odděleními či mezi členy jednotlivých týmů. Systém zároveň hlídá lhůty pro splnění jednotlivých úkolů a na ty nevyřešené pravidelně upozorňuje.

Modulární systém

Zavedení bezpapírové kanceláře předchází detailní analýza procesů firmy, díky čemuž lze pak implementovat takové funkce, které budou pro firmu nejsmysluplnější. DMS eDoCat je modulární systém a zákazníci si tak mohou vybrat přesně ty nástroje, které jim dopomohou k tomu, aby veškeré vnitrofiremní procesy probíhaly podle jejich představ. Součástí zavedení systému je také zaškolení jeho budoucích uživatelů.

U vás či v cloudu

Velké firmy nejčastěji volí DMS ve formě on-premise, tedy provozovaný na vlastních serverech. U menších společností se naopak prosazuje varianta DMS jako SaaS (software jako služba). Obě formy lze přizpůsobit konkrétním potřebám firmy. Obecně jsou ale DMS systémy cenově čím dál více dostupné i menším firmám. Jejich uživatelské prostředí je stále intuitivnější a jednodušší, díky responzivnímu designu se přizpůsobuje různým zařízením. Cloud je tak plnohodnotnou alternativou k velkým on-premise řešením, která uspokojí i náročného zákazníka.

Pavel Nykl

obchodní ředitel společnosti Onlio

Pavel Nykl vystudoval Univerzitu Karlovu v Praze a v posledních 15 letech se pohybuje na nejvyšších manažerských postech ve společnostech působících v oblasti dodávek služeb a komplexních IT řešení. V současné době uplatňuje své mnohaleté zkušenosti na pozici obchodního ředitele společnosti Onlio.

Onlio, a.s.

Onlio je předním leaderem na trhu softwarových řešení typu Document Management System pod vlastní značkou eDoCat. Další oblastí, kde společnost působí jsou komplexní dodávky vysoce profesionálních webových prezentací, funkčních řešení a sofistikovaných portálů a jejich integrací. Třetí oblastí je Atlassian, rodina řešení s celosvětovou popularitou, jejíž hrdý přední partner v regionu jsme jedenáctým rokem. Atlassian vám pomůže s precizním řízením firmy a detailními informacemi pro vedení o stavu interních i externích úkolů.

Více na www.onlio.com a www.edocat.cz