Víte jak zvládat pracovní porady, aby nebyly jen ztrátou času?
Mnoho malých a
středních firem pěstuje nešvar nulových porad, velké podniky mají naopak často
„přeporadováno“. Ani jeden z těchto extrémů podnikání nesvědčí. Porady
jsou důležitým nástrojem interní komunikace – ovšem jen za předpokladu, že jsou
dobře zvládnuté. Důležité je udržovat je účelné a organizované, dodržovat
časové limity a zajistit adekvátní zápisy. Jakými konkrétními kroky lze porady
ve firmě zefektivnit?
Podle mnoha zaměstnanců i řady studií bývají pracovní porady neefektivní ztrátou času. Například průzkum agentury Sharp Europe z roku 2014 zjistil, že jen 16 % zaměstnanců považuje porady a pracovní schůze za inspirující, naproti tomu 79 % pracovníků tvrdí, že by čas strávený na poradě produktivněji zužitkovali prací. Celá třetina dotázaných si také již někdy během porady všimla usínajících kolegů, 9 % pak přiznává, že sami usnuli. Jsou tedy porady a schůze naprosto zbytečné? Odborníci si to nemyslí. „Porady slouží firmám a pracovním týmům jako důležitý komunikační kanál, a právě komunikace je pro podniky kriticky důležitá. Pokud tedy slýcháme, že porady jsou neefektivní, není řešením je zcela zrušit, ale naopak naučit se je dobře zvládat,“ říká Jiří Jemelka, ředitel společnosti J.I.P. pro firmy, jež poskytuje revitalizace a interim management malým a středním podnikům. Jak tedy pracovní porady zefektivnit, aby přinesly očekávaný výsledek?
Důkladně si
promyslete cíle porady a naplánujte agendu
Porad může být vícero různých
druhů, a tudíž pro ně platí různá pravidla. Pracovní tým se může například
každý týden scházet, aby probral své úspěchy či neúspěchy z uplynulého
období, své plány na další týden, rozdělil si úkoly a podobně. Pak jsou tu
samozřejmě mimořádné porady, kdy je potřeba řešit konkrétní náhlý problém,
vymyslet řešení urgentní zakázky a tak dále. Pro všechny porady ale platí, že
by měly mít stanovený určitý cíl a k němu se dobrat. Tento cíl by měl být
znám všem účastníkům dopředu tak, aby se na poradu mohli připravit. S tím
souvisí i důkladné naplánování agendy schůze. Právě pevná agenda je pro
efektivní průběh porady mimořádně důležitá, přitom si s ní však řada firem
hlavu neláme: kupříkladu studie americké platformy Attentiv uvádí, že 63 %
porad a schůzí nemá agendu naplánovanou vůbec.
Ten, kdo poradu řídí –
zpravidla šéf týmu či firmy –, by tak měl připravit „obsah“ dané schůze
a dbát na to, aby se projednaly všechny body. Uvidí-li zaměstnanci, že
porada má pevný řád, budou k ní přistupovat disciplinovaněji
a soustředěněji.
Začněte na čas
a zkraťte délku
Zdá se to jako maličkost, ale
dochvilnost má značný význam. Vždy proto porady a schůze začínejte přesně ve
stanoveném čase, a to klidně i tehdy, nejsou-li ještě všichni účastníci
přítomni. Všem zúčastněným tak dáte najevo, že porada není jen nějaká oficialita
a je nutné k ní přistupovat s profesionalitou a vážností. Stejně jako
dodržování začátku porady je pak důležité i přesně na čas skončit. Je možné, že
zpočátku se týmu nebude dařit vše probrat a při skončení schůze zůstane pár
věcí nedořešeno (proto si ke konci porady raději nechávejte méně podstatné
záležitosti), vyšlete tím ale jasný signál, že nestojíte o zbytečné průtahy.
Lidé si postupně zvyknou, že porada musí „odsýpat“ a eliminují se tím plané
diskuze. Témuž pak lze napomoci také tím, že délku trvání pracovních schůzí
zkrátíte. Vyzkoušejte třeba místo hodinové porady jen půlhodinovou. Čas vás
bude trochu tlačit, což může pomoci poradu rozproudit.
Dbejte na
zápis a vyzkoušejte poradu ve stoje
Pokud se vám často stává, že
váš tým hned druhý den neví, co se na poradě dohodlo, pak rozhodně dbejte na
to, aby z každé porady vznikl alespoň stručný zápis. Předem určete, kdo
bude za zápisy z porad zodpovídat. Samozřejmostí je, aby vznikaly hned na
místě, a nikoliv zpětně. Není třeba rozepisovat dlouhé romány o tom, co kdo
řekl – bohatě postačí stručné poznámky o nejdůležitějších bodech, zadaných
úkolech, rozhodnutích a podobně. Elektronický zápis poté hned po skončení
porady nechte rozeslat všem přítomným, případně jim jej nasdílejte přes firemní
systém.
K zefektivnění porad může
napomoci i nový trend, který se stává čím dál populárnější: porady ve stoje.
Poloha ve stoje totiž zajišťuje lepší okysličení mozku než typická poloha
vsedě, navíc nehrozí, že někdo při takové poradě někdo usne.
Tento příspěvek poskytuje marketingový specialista, odborník na růst a rozvoj firem, podnikatel, školitel, lektor a kouč v oblastech management, prodej, marketing a finance – Ing. Bc. Jiří Jemelka, zakladatel společnosti J.I.P. pro firmy s.r.o. zaměřené na zvyšování produktivity v obchodních i výrobních firmách (www.jip-pf.cz), provozovatel specializovaného webu www.restrukturalizace.cz a marketingového poradenství na www.btci.cz. Vystudoval VŠB-TU Ostrava, obor Management a Ekonomika, dálkově studoval na Impac University, USA, Florida 2005, studijní obor: Operations Organization.
10 let se Jiří Jemelka věnuje podnikovému a marketingovému poradenství, rozvoji, revitalizaci a restrukturalizaci firem, a vzdělávání podnikatelů, manažerů, marketingových pracovníků a obchodníků. V roce 2011 byla úspěšnost projektů na úrovni 80%. V roce 2013 vydal knihu o obchodování: Prodej, dřina nebo hra – více na: www.grada.cz Na tomto místě je Vám k dispozici se svými názory, které souvisí s podnikáním, managementem, marketingem a prodejem. Pokud řešíte složité otázky v oblasti provozu Vašeho podniku, personalistiky, financí, marketingové strategie či výkonnosti prodejního týmu a zajímal by Vás názor experta na podnikatelské, manažerské a marketingové poradenství, zvyšování tržeb a čistého zisku, neváhejte se na nás obrátit s Vaší otázkou a zjistíte, že na oplátku získáte informace, které jsou o reálném světě, rychlé aplikaci, stimulaci k výkonům, výsledkově zaměřené, nikoliv teoretické a hlavně – ziskotvorné. Pište na email: jiri.jemelka@jip-pf.cz, volejte na: 603995052.
Poslední zprávy z rubriky Okénko pro podnikatele:
Přečtěte si také:
Prezentace
19.03.2024 Kde jsou nejlevnější last minute zájezdy – jak...
15.03.2024 Klíčové faktory úspěšného tradingu? Názor...
12.03.2024 XTB zvyšuje úroky z volných prostředků!
Okénko investora
Jiří Cimpel, Cimpel & Partneři
Petr Lajsek, Purple Trading
Slabá koruna prodraží dovolenou. Kolik si kde letos připlatíme?
Michal Brothánek, AVANT IS
Mgr. Timur Barotov, BHS
Jakub Petruška, Zlaťáky.cz
Olívia Lacenová, Wonderinterest Trading Ltd.
Trhy excelují: Japonský Nikkei, americký Nasdaq a nejnověji i zlato dosahují historických maxim
Miroslav Novák, AKCENTA CZ
Spotřebitelská inflace dále ustupuje, meziroční růst již na inflačním cíli ČNB
Ali Daylami, BITmarkets
Vítězství Trumpa může zbrzdit rozvoj centralizovaných digitálních měn