Nedopouštějte se těchto chyb - 5 zásadních omylů v řízení malé firmy

Provozování malé firmy není jednoduché - musíte řídit firemní aktivity, držet krok s konkurencí (a překonávat ji), kultivovat vztahy se zákazníky a zajistit, aby vaše firma měla dostatečné pozitivní cashflow pro svůj další provoz.

Abyste zajistili, že vaše malá firma nebude patřit mezi 20 % těch, které během prvních dvou let zkrachují, je nezbytné se vyhnout fatálním chybám a zaujmout správný přístup k řízení podniku. Zde je pět smrtelných omylů, na které byste si měli dávat pozor.

1. Vaše obchodní procesy nejsou jasně definovány

Firemní procesy by měly sladit členy vašeho týmu a pomoci jim společně pracovat na dosažení cílů společnosti. Pokud Vám však chybí jasně definované procesy se smysluplnými cíli a možností měření výsledků, riskujete, že dojde k nejasně určeným odpovědnostem a neúplné transparentnosti na všech úrovních organizace. Následně může utrpět i ziskovost vaší firmy.

Jak to napravit: Zaujměte systematický přístup při definování a mapování firemních procesů. Nejdříve se zamyslete nad tím, jak vaše týmy pracují, a promluvte si s nimi, abyste lépe porozuměli jejich dennodenním činnostem a pracovním postupům. Potom využijte nástroje pro zmapování procesů, sledování úkolů a jejich závislostí, řízení odpovědností a měření a vyhodnocování progresu. A k tomu nemusíte ani používat složité systémy – jednoduché nástroje na řízení projektů, s checklisty a šablonami vám mohou pomoci řídit procesy strukturovaným způsobem.

2. Nemáte proaktivní přístup k řízení peněžních toků

Cashflow je pro vaši firmu životadárnou silou – bez peněz žádná firma nepřežije. Bohužel však mnoho podniků – dokonce 61 % malých firem – má problémy s efektivním řízením cashflow. Využívání nevýhodných úvěrů, neefektivní udržování hotovostních rezerv a nepřesné prognózy výdajů jsou pouze některé faktory, které mohou vaši firmu finančně ohrozit.  

Jak to napravit: Zaujměte proaktivní přístup k řízení cashflow, který je založený na datech. Ujistěte se, že používáte správné nástroje ke sledování toho, kdy a odkud peníze přicházejí a kde se utrácejí. Využívejte analytiku k řízení stávajících výdajů a plánujte ty nadcházející s předstihem.

3. Nemáte 360-stupňový pohled na zákazníka

Většina firem, ne-li všechny, se snaží orientovat se na zákazníka, nicméně není vždy snadné tohoto cíle dosáhnout. Potřebujete komplexní a velmi podrobný přehled o tom, co vaši zákazníci chtějí, na co jsou hákliví, co je pálí, jakým způsobem hledají řešení, jaké jsou jejich pocity atd. Získávání těchto poznatků není bohužel snadné a údaje o svých zákaznících má mnoho firem rozptýlené po různých systémech – e-mailech, schránkách na sociálních sítích, chatech, nástrojích pro řízení projektů atd.

Jak to napravit: Investujte do řešení pro řízení firmy, které centralizuje vaše firemní údaje a údaje o zákaznících na jednom místě a poskytne vám kompletní 360-stupňový přehled. A pokud musíte používat více systémů, nezapomeňte je integrovat a agregovat data. Neriskujte ztrátu důležitých poznatků tím, že budou rozptýlené po fragmentovaných systémech.

4. Nemáte formalizované řízení informací a znalostí

Jeden průzkum zjistil, že téměř 70 % „znalostních“ pracovníků má problém nacházet informace, které potřebují. Důvodem obvykle bývá kombinace několika příčin, např. vaší firmě může chybět formální kultura dokumentace informací a váš tým ukládá informace a své znalosti po různých systémech, čímž se důležité informace rozptýlí a znalosti jsou uchovány odděleně.

Jak to napravit: Pěstujte kulturu dokumentace, která podporuje členy týmu ve vytváření, ukládání a sdílení znalostí strukturovaným způsobem. Používejte nástroje, které centralizují vaše informace na jednom místě, abyste se vyhnuli ztrátě informací a uchování znalostí odděleně na mnoha místech.

5. Zanedbáváte automatizaci

Automatizace pomáhá podnikům eliminovat opakující se úkoly, zvyšovat produktivitu, škálovat operace a nakonec zvládnout více s menším úsilím při dosažení stanovených cílů. Devět z deseti zaměstnanců malých firem však uvádí, že každý den vykonávají opakující se, časově náročné úkoly – proto organizace evidentně mají před sebou ještě dlouhou cestu, pokud jde o využití automatizace.

Jak to napravit: Neodkládejte přijetí automatizace a začněte co nejdříve experimentovat s různými nástroji a systémy. Zjistíte, že některé nástroje slouží členům vašeho týmu lépe než jiné a některé procesy jsou taky pro automatizaci vhodnější než jiné. Přijdete však na to, co funguje, až začnete zavádět automatizace napříč celou organizací.

Cítíte se připraveni?

Řízení malé firmy není snadné a dohlížení na více funkcí – například cashflow, vztahy se zákazníky, provoz, projekty, lidské zdroje atd. – může být na vás někdy příliš. Pokud však k řízení malé firmy zaujmete proaktivní a strategický přístup, můžete se potenciálně fatálním chybám zcela vyhnout. Jasné definování obchodních procesů, využití automatizace, vytvoření 360-stupňového pohledu na zákazníka, optimalizace řízení cashflow a vytvoření kultury dokumentace jsou některé způsoby, jak radikálně zlepšit fungování své malé firmy.

Petr Macek

Je zakladatelem all-in-one manažerského systému Caflou. Zaměřuje se na řízení firem, projektové řízení, finanční řízení firem nebo řízení cashflow. Je vášnivým zastáncem digitalizace a automatizace firem a efektivního řízení. S Caflou pomáhá tisícům firem a podnikatelům zlepšit jejich výkonnost a dosáhnout jejich cílů.

Caflou

All-in-one systém pro řízení celé firmy, projektů, vztahů se zákazníky a financí s nejlepším poměrem cena - výkon na trhu. Díky propojenosti funkcí i automatizacím se zbavíte rutinní práce a zvýšíte ziskovost projektů a klienti i tým budou spokojenější.

Více informací na https://www.caflou.cz/.