Odbor střetu zájmů a boje proti korupci

 

 

1. 8. 2023 

Obsah

ÚVOD.. 3

1 Osobní působnost 4

1.1 Souvislost s prací nebo jinou obdobnou činností 4

2 Věcná působnost 6

2.1 Výjimky z možnosti oznamovat 6

2.1.1 Typy „chráněných“ informací, které v režimu zákona oznamovat nelze. 6

2.1.2 Typy „chráněných“ informací, které v režimu zákona oznamovat lze. 7

2.1.3 Ochrana oznamovatele před postihem.. 7

3 Vnitřní oznamovací systém povinnosti povinného subjektu. 9

3.1 Pojem a význam vnitřního oznamovacího systému. 9

3.2 Povinnosti povinných subjektů. 9

3.3 Příslušná osoba. 10

3.4 Příjem oznámení a naložení s oznámením.. 11

3.4.1 Evidence a uchovávání oznámení 12

3.5 Praktická doporučení pro řádné fungování VOS. 12

4 Externí oznamovací systém (Ministerstvo spravedlnosti) 15

5 Ochrana oznamovatelů a dalších osob. 16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÚVOD 

V roce 2019 byla na úrovni Evropské unie přijata směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie (dále také „Směrnice“)[1]. V této souvislosti byly na národní úrovni přijaty zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů[2] (dále také jen „zákon“) a zákon č. 172/2023 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o ochraně oznamovatelů[3], transponující Směrnici do českého právního řádu.

Účinná a komplexní ochrana oznamovatelů (whistleblowerů), tedy osob, které oznámí protiprávní jednání v souvislosti s prací, je podstatným prvkem boje proti korupci a součástí fungujícího právního státu. Whistlebloweři šetří nejen veřejné i soukromé finanční prostředky, ale mohou přispět rovněž k ochraně veřejného zdraví, zachraňovat životy, pomoci předcházet ekologickým katastrofám atp. Smyslem jejich ochrany je proto vytvořit takové prostředí, ve kterém se nebudou muset obávat jakékoliv sankce pro případ, že protiprávní jednání oznámí, a přispět tak k ochraně nejen veřejného zájmu. Takto nastavený systém nebude sloužit jen k ochraně oznamovatelů, ale bude rovněž působit preventivně vůči protiprávnímu jednání obecně.

Za účelem usnadnění implementace nové právní úpravy, předkládá Ministerstvo spravedlnosti tuto metodiku, která by měla povinným subjektům, příslušným osobám a oznamovatelům sloužit jako praktický manuál při aplikaci zákona o ochraně oznamovatelů a souvisejícího změnového zákona.

Metodika je členěna do několika částí, které v zásadě sledují chronologii dotčených ustanovení zákona.

Předkladatel metodiky předpokládá její průběžné úpravy a doplnění v důsledku poznatků z praxe. Aktuální verze metodiky bude vždy ke stažení na odkazu: https://oznamovatel.justice.cz/pravni-uprava-a-metodicke-doporuceni/.

Ministerstvo spravedlnosti není oprávněno poskytovat závazný výklad právních předpisů. Veškeré informace zde uvedené mají proto povahu metodického doporučení a konečný výklad spojený s interpretací jednotlivých ustanovení zákona může s konečnou platností poskytnout pouze soud.

 

1          Osobní působnost

Oznamovatelem ve smyslu Směrnice je fyzická osoba, která podá oznámení o možnémprotiprávním jednání spadajícím do jedné z vymezených kategorií (viz níže Věcná působnost), k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti. 

Aby byla oznamovateli přiznána ochrana dle zákona, musí se v oznámení ztotožnit (§ 2 odst. 2 zákona) zároveň je podat jedním ze stanovených způsobů, a to prostřednictvím tzv. vnitřního oznamovacího systému (dále také jen „VOS“) u povinného subjektu, tzv. externího oznamovacího systému (dále také jen „EOS“) – tedy Ministerstvu spravedlnosti nebo uveřejněním, případně přímo příslušným orgánům veřejné moci (např. policejní orgán, státní zástupce, orgán správního trestání).

Pokud je oznamovatel pracovníkem povinného subjektu, který spolupracuje (je ve smluvním vztahu) s jiným povinným subjektem dopouštějícím se relevantních protiprávních jednání, má možnost tuto skutečnost oznámit jak v rámci „svého“ VOS, tak v rámci VOS subjektu, u něhož k protiprávnímu jednání dochází, pokud to takový povinný subjekt osobám „zvenčí“ umožňuje (viz níže Povinnosti povinných subjektů).

1.1        Souvislost s prací nebo jinou obdobnou činností

Zákon po vzoru Směrnice poskytuje ochranu všem kategoriím „pracovníků“, včetně osob samostatně výdělečně činných, dobrovolníků, stážistů, uchazečů o zaměstnání a dalších osob, které se pohybují v pracovním prostředí konkrétního povinného subjektu. Zákon proto chrání oznamovatele vykonávající široké spektrum pracovních činností (práce nebo jiné obdobné činnosti) tak, aby byly zahrnuty všechny osoby, které jsou v různých stádiích pracovního procesu možným deliktům nejblíže.

Prací nebo jinou obdobnou činností se dle zákona rozumí

a)      závislá práce vykonávaná v základním pracovněprávním vztahu,

b)      služba,

c)      samostatná výdělečná činnost,

d)      výkon práv spojených s účastí v právnické osobě,

e)      výkon funkce člena orgánu právnické osoby,

f)       plnění úkolů v rámci činnosti právnické osoby, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet,

g)      správa svěřenského fondu,

h)      dobrovolnická činnost,

i)       odborná praxe, stáž, nebo

j)       výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.

 

Prací nebo jinou obdobnou činností se rovněž rozumí i ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost. Chráněni jsou také pracovníci, kteří již práci, které se oznamované protiprávní jednání týká, nevykonávají.

Hlavním cílem ochrany oznamovatelů je umožnit odhalovat protiprávní jednání odehrávající se na pracovišti nebo při výkonu pracovní (či jiné obdobné) činnosti, o kterých zaměstnanci a osoby v podobném postavení za normálních okolností zaměstnavatele nebo příslušné státní orgány neinformují, a to zejména ze strachu ze ztráty zaměstnání či jiného postihu.

Z hlediska osobní působnosti zákona není důležité, zda oznamovatel výše zmíněnou práci v okamžiku podání oznámení stále vykonává, či ji vykonával v minulosti, nebo se o danou práci pouze ucházel a v rámci tohoto procesu se o protiprávním jednání dozvěděl.

2          Věcná působnost

Za předpokladu zachování tzv. pracovního kontextu (viz výše) lze v režimu zákona o ochraně oznamovatelů oznamovat protiprávní jednání, které:

a)      má znaky jakéhokoliv trestného činu,

b)      má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,

c)      porušuje zákon o ochraně oznamovatelů, nebo

d)      porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti

1.      finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,

2.      daně z příjmů právnických osob,

3.      předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,

4.      ochrany spotřebitele,

5.      souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,

6.      bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,

7.      ochrany životního prostředí,

8.      bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,

9.      radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,

10.  hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,

11.  ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,

12.  ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,

13.  ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo

14.  fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

 

Protiprávní jednání, které porušuje právní předpis nebo předpis Evropské unie v jedné z oblastí podle bodu d) lze oznamovat bez ohledu na míru jeho společenské škodlivosti (může se tedy jednat o trestné činy, přestupky či jiná protiprávní jednání spočívající např. v nedodržení zákonné lhůty).

V kontextu českého právního řádu se bude zpravidla jednat o porušení transpozičních či adaptačních právních předpisů, které promítají pravidla plynoucí z unijních právních předpisů do českého právního řádu. Jejich seznam vždy k určitému datu bude k nalezení také na internetových stránkách oznamovatel.justice.cz v záložce Právní úprava a metodické doporučení – Seznam transpozičních předpisů.

2.1        Výjimky z možnosti oznamovat

2.1.1        Typy „chráněných“ informací, které v režimu zákona oznamovat nelze

1) Z oznamování jsouvyňaty určité typy informací, u kterých zájem na jejich ochraně převažuje nad zájmem na ochraně oznamovatele. Takovými informacemi jsou informace, které by mohly bezprostředně ohrozit podstatný bezpečnostní zájem České republiky [§ 3 odst. 3 písm. a)], jejichž oznámení by představovalo porušení povinnosti zachovávat mlčenlivost duchovních a informace o činnosti zpravodajských služeb.

Část oznámení obsahující informace uvedené výše není vůbec za oznámení považována a příslušná osoba ani pověřený zaměstnanec s nimi tedy nezachází v režimu zákona o ochraně oznamovatelů

2) Oznámením některých dalších skutečností se pak oznamovatel může dopustit porušení povinnosti

a)      zajistit ochranu utajovaných informací a informací, jejichž vyzrazení by zjevně mohlo ohrozit probíhající trestní řízení, nebo ochranu zvláštních skutečností podle zákona upravujícího krizové řízení,

b)      zachovávat mlčenlivost při výkonu činnosti

 

1.      notáře, notářského kandidáta a notářského koncipienta,

2.      státního zástupce, asistenta státního zástupce a právního čekatele,

3.      advokáta a advokátního koncipienta,

4.      soudního exekutora, exekutorského kandidáta a exekutorského koncipienta,

5.      soudce, soudce Ústavního soudu, asistenta soudce a justičního kandidáta,

6.      zaměstnance notáře, soudního exekutora, advokáta a zaměstnance společnosti, prostřednictvím které advokát vykonává advokacii jako společník podle zákona upravujícího výkon advokacie, nebo obdobné zahraniční společnosti, nebo další osoby, která se v rámci takové společnosti podílí na poskytování právních služeb,

 

c)      zachovávat mlčenlivost při poskytování právní pomoci v řízení před soudem nebo jiným orgánem veřejné moci, nebo

d)      zachovávat mlčenlivost při poskytování zdravotních služeb.

Část oznámení obsahující výše uvedené informace je sice oznámení podle zákona, nicméně oznamovatel, je za porušení důvěrnosti uvedených informací nebo uvedené povinnosti mlčenlivosti odpovědný dle zvláštních právních předpisů a může být postižen pro protiprávní jednání, kterého se tím dopustil.

2.1.2        Typy „chráněných“ informací, které v režimu zákona oznamovat lze

Na druhé straně je oznamovatel oprávněn oznámit určité typy „citlivých informací“, aniž by tím porušil svou zákonnou povinnost. I v případě oznámení těchto informací se tedy může domáhat ochrany a nemůže být postižen pro žádné protiprávní jednání, kterého by se tím za jiných okolností dopustil. To se týká informací, na něž se vztahuje bankovní tajemství, smluvní povinnost mlčenlivosti, povinnost mlčenlivosti podle daňového řádu a povinnost zachovávat mlčenlivost podle jiných právních předpisů upravujících práci nebo jinou obdobnou činnost (s výjimkou výše uvedených povinností mlčenlivosti). A to za podmínky, že oznamovatel měl oprávněné důvody se domnívat, že oznámení bylo nezbytné pro odhalení protiprávního jednání.

2.1.3        Ochrana oznamovatele před postihem

Za zachování limitů uvedených výše je oznamovatel a další chráněné osoby podle § 4 odst. 2 písm. a) až h) zákona taktéž chráněni před postihem za protiprávní jednání, kterého se dopustili i) v souvislosti se zjišťováním informací potřebných pro oznámení, s výjimkou případů, kdy je takovým jednáním spáchán trestný čin, nebo ii) samotným oznámením, pokud měli oprávněný důvod se domnívat, že oznámení bylo nezbytné pro odhalení možného protiprávního jednání.

Shrnutí: · Oznamovatelem může být jen fyzická osoba. · Oznamovat lze protiprávní jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti. · Oznamovat lze trestné činy, závažné přestupky, porušení zákona o ochraně oznamovatelů a jakákoliv porušení předpisů ze 14 vyjmenovaných oblastí. · Některé typy informací jsou zoznamování vyloučeny. · Pro některé typy porušení smluvní nebo zákonné povinnosti naopak zákon stanovuje výjimku.

 

3          Vnitřní oznamovací systém

3.1        Pojem a význam vnitřního oznamovacího systému

Vnitřní oznamovací systém představuje souhrn postupů a nástrojů, které slouží k přijímání oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, zpracovávání, uchovávání a ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem.

Oznamovateli náleží ochrana, podá-li oznámení jedním ze zákonem předvídaných způsobů. Oznámení je v režimu zákona možné podat prostřednictvím VOS, externího oznamovacího systému (dále také jen „EOS“) – tedy Ministerstvu spravedlnosti, za zákonem stanovených podmínek uveřejněním a přímo příslušnému orgánu veřejné moci (ať už národnímu nebo unijnímu).

Volba mezi VOS a EOS pro prvotní podání oznámení je na úvaze oznamovatele. Uveřejnit oznámení je možné za splnění dalších zákonných podmínek [§ 7 odst. 1 písm. c)]. V případě podání oznámení přímo příslušnému orgánu veřejné moci pak oznamovateli náleží ochrana podle zákona, nicméně příslušné orgány se oznámením nemusejí zabývat způsobem a ve lhůtách podle zákona o ochraně oznamovatelů (nevyrozumívají oznamovatele o přijetí oznámení, nenavrhují nápravná opatření povinnému subjektu atp.).

Oznamování prostřednictvím VOS by mělo být z perspektivy všech zúčastněných preferovanou variantou, neboť případnou nápravu zjištěného protiprávního stavu může zajistit sám povinný subjekt dříve, než se stane objektem zájmu ze strany příslušných orgánů veřejné moci, a tím se vyvarovat nebo alespoň snížit riziko vzniku nepříznivých následků. VOS upřednostňují, jak plyne z průzkumů, rovněž oznamovatelé, pokud mají pocit, že takový postup povede k rychlému a efektivnímu vyřešení problému.

Účelem VOS je zřídit funkční oznamovací mechanismus, ke kterému budou mít oznamovatelé důvěru a o jehož existenci a fungování budou mít dobré povědomí. Informace o fungování oznamovacích systémů proto musí být povinným subjektem zpřístupněny způsobem umožňujícím dálkový přístup, ideálně například na jeho internetových stránkách.

Na tomto místě je vhodné uvést informaci podstatnou pro služební úřady, a to že zákon č. 172/2023 Sb., od 1. 8. 2023 ruší nařízení vlády č. 145/2015 Sb., o opatřeních souvisejících s oznamováním podezření ze spáchání protiprávního jednání ve služebním úřadu.

3.2        Povinnosti povinných subjektů

Povinné subjekty jsou povinny zajistit zejména:

a)      Určení osoby odpovědné za přijímání oznámení a jeho vyřizování (tzv. příslušná osoba).

b)      Aby informace o způsobech oznamování prostřednictvím VOS a EOS (https://oznamovatel.justice.cz/) a označení (např. pracovním zařazením či jménem a příjmením) kontaktní údaje příslušné osoby (telefonní číslo a její e-mailová nebo jiná adresa pro doručování) byly uveřejněny způsobem umožňujícím dálkový přístup.

c)      Uvedení informace o tom, zda povinný subjekt vylučujepřijímání oznámení od osoby, která pro povinný subjekt nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) zákona.

d)      Aby oznamovateli bylo umožněno podat oznámení prostřednictvím VOS písemně nebo ústně (a na jeho žádost i osobně ve lhůtě 14 dnů).

e)      Zákon nestanovuje povinnost zabývat se anonymními oznámeními, která nesplňují podmínky podle § 2 odst. 2 zákona, nicméně povinný subjekt se může rozhodnout zabývat se i takovými oznámeními. V každém případě tak však nemusí činit způsobem a ve lhůtách jaké stanoví zákon o ochraně oznamovatelů a anonymním oznamovatelům je přiznávána ochrana podle tohoto zákona až od chvíle, kdy jejich totožnost vyjde najevo.

f)       Aby se s podanými oznámeními mohla seznamovat pouze příslušná osoba a aby byla zajištěna ochrana totožnosti oznamovatele a dalších osob a informací uvedených v oznámení, jejichž prozrazení by mohlo zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení (zachovávání důvěrnosti – viz § 20 zákona).

g)      Řádné posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou. Ta se přitom bude řídit zejména vnitřním předpisem zaměstnavatele, který by měl podrobněji stanovit její oprávnění, např. vyžadovat součinnost od ostatních zaměstnanců povinného subjektu (a jejich odpovídající povinnost součinnost poskytnout), vyžadovat písemnosti či vstupovat do kanceláří a jiných prostor zaměstnavatele (na stránkách ministerstva je možné nalézt vzorový vnitřní předpis).

h)      Aby oznamovatel byl vyrozuměn o přijetí oznámení ve lhůtě 7 dnů od jeho přijetí a o výsledcích posouzení důvodnosti oznámení do 30 dnů od přijetí oznámení. Lhůtu 30 dnů lze v případech skutkově nebo právně složitých nanejvýš dvakrát prodloužit, o čemž musí být oznamovatel informován předem, včetně důvodů pro takový postup.

i)       Přijetí vhodných opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení. Vhodná opatření k nápravě bude v závislosti na svých zjištěních navrhovat příslušná osoba. Povinný subjekt sice nebude tímto návrhem vázán, nicméně v případě důvodného oznámení bude povinen nějaké vhodné opatření přijmout, a to ideálně ve lhůtě určené pro vyrozumění o posouzení důvodnosti (viz § 12 odst. 5 zákona). V opačném případě se může vystavit např. riziku uveřejnění oznámení [viz § 7 odst. 1 písm. c)] a s tím spojeným rizikům represe a poškození reputace. V případě absolutního nepřijetí nápravných opatření pak dokonce přestupkové odpovědnosti.

j)       V souladu se směrnicí může povinný subjekt vedením VOS pověřit třetí osobu. Tím není nicméně dotčena jeho odpovědnost za plnění výše uvedených povinností. Outsourcovat lze jednotlivé „části“ a procesy vnitřního oznamovacího systému, či oznamovací systém jako celek.

k)      Soukromoprávní povinné subjekty zaměstnávající maximálně 249 zaměstnanců pak mohou vnitřní oznamovací systém sdílet. Obce, které jsou povinnými subjekty, mohou vnitřní oznamovací systém sdílet mezi sebou. Základním rozdílem mezi sdílením a outsourcingem je pak funkční (zejména datové) oddělení jednotlivých oznamovacích kanálů v případě outsourcingu.

3.3        Příslušná osoba

Základem VOS je příslušná osoba, která přijímá a zkoumá oznámení a navrhuje povinnému subjektu opatření k nápravě zjištěného protiprávního stavu. Povinný subjekt ani nikdo jiný nesmí zasahovat do řádného[4] výkonu činnosti příslušné osoby a nesmí ohrožovat ani její nestrannost.

Určení počtu příslušných osob je na uvážení povinného subjektu nebo osobě pověřené vedením VOS. Povinný subjekt odpovídá za řádné fungování vnitřního oznamovacího systému, kam spadá i např. dodržování zákonných lhůt. Pokud tedy povinný subjekt nezajistí zastupitelnost příslušných osob např. pro případy čerpání dovolené nebo dočasné pracovní neschopnosti a tím zapříčiní překročení stanovených lhůt, půjde to k jeho tíži.

Výběr vhodné osoby bude záviset vždy na rozhodnutí povinného subjektu, přičemž určena může být jakákoliv osoba bez ohledu na formu právního vztahu v rámci něhož u povinného subjektu působí. Vztah mezi povinným subjektem a příslušnou osobou tedy bude definován nejčastěji smluvně (půjde-li o vztah zaměstnance a zaměstnavatele či vztah poskytovatele služeb a osoby, které jsou služby poskytovány) nebo např. individuálním správním aktem (půjde-li o státního zaměstnance ve služebním poměru). Zákon nicméně nestanoví právní formu pověření příslušné osoby a je tak na povinném subjektu a jeho vnitřní organizaci, jakým způsobem tak učiní.

Jak je z uvedeného zřejmé, příslušnou osobou nemusí být nutně zaměstnanec příslušného povinného subjektu, ale i „externí“ subjekt, například pověřenec pro ochranu osobních údajů, advokát či obchodní společnost (v takových případech půjde v zásadě o outsourcing činnosti příslušné osoby – viz výše). Na příslušnou osobu nejsou z hlediska její kvalifikace kladeny žádné požadavky. Mělo by jít nicméně o osobu, která dává záruku nestranného výkonu svých úkolů, a také o osobu zletilou, plně svéprávnou a bezúhonnou ve smyslu zákona o ochraně oznamovatelů.

3.4        Příjem oznámení a naložení s oznámením 

Přijetí oznámení od oznamovatele protiprávního jednání je v rámci VOS svěřeno výlučně příslušné osobě. Příslušná osoba musí mít k dispozici nástroje k zabezpečenému přijímání oznámení (tj. povinný subjekt musí zajistit, aby oznamovatel mohl oznámení podat tak, aby se s jeho obsahem mohla seznámit pouze příslušná osoba), a to:

a)      písemně – elektronicky, nebo v listinné podobě nebo

b)      ústně – osobně (na žádost ve lhůtě 14 dnů) i telefonicky.

Oznámení musí příslušná osoba přijmout a zpracovat ve výše uvedených lhůtách.

Oznámeními, ze kterých nebude příslušné osobě zřejmá totožnost oznamovatele (v souladu s § 2 odst. 2 zákona), se nemusí v režimu zákona o ochraně oznamovatelů zabývat.

Zákon v § 20 stanoví zákaz poskytnutí údajů o oznamovatelích, dalších chráněných osobách a oznámeních samotných. Totožnost oznamovatele a osoby podle § 4 odst. 2 písm. a) až h) není možné sdělit bez jejich písemného souhlasu třetí osobě, s výjimkou situace, kdy by příslušná osoba byla povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů (např. případ dožádání ze strany orgánů činných v trestním řízení podle trestního řádu).

Je rovněž nutné, aby povinný subjekt zajistil, že k oznámením a jejich obsahu nebude mít přístup nikdo jiný než příslušná osoba. Řádné fungování VOS jako takového není odpovědností příslušné osoby, nýbrž povinného subjektu.Jeho specifika bude tedy vhodné stanovit vnitřním předpisem, jakkoliv to zákon nevyžaduje.

Bude tedy namístě, aby povinný subjekt svěřil příslušné osobě oprávnění, která jí umožní posuzovat důvodnost a pravdivost přijatých oznámení. Se zřetelem k tomu, že tato oprávnění budou typicky současně zavazovat (jiné) zaměstnance povinného subjektu (obecná povinnost součinnosti, povinnost poskytnout vysvětlení, povinnost na vyžádání vydat listinu nebo jinou věc důležitou pro posouzení, povinnost umožnit vstup do kanceláře nebo jiných prostor apod.), je vhodné je stanovit vnitřním předpisem (interním normativním aktem).

3.4.1        Evidence a uchovávání oznámení

Oznámení je v souladu se zákonem potřeba uchovávat tak, aby nebyla ohrožena totožnost oznamovatele a dalších osob a důvěrnost informací uvedených v oznámení. V případech elektronické evidence je nicméně potřeba počítat s tím, že se k oznámením může dostat správce systému. Pro tyto případy by však měla existovat dohledatelná elektronická stopa. Oznámení je potřeba uchovávat jen po dobu, která je nezbytná k naplnění účelů zákona, tedy zejména k ochraně oznamovatele před odvetnými opatřeními a pro případ dalšího šetření příslušnými orgány veřejné moci. Zákon tedy stanoví dobu uchovávání oznámení a souvisejících dokumentů na 5 let.

Vedle toho je příslušná osoba povinna vést elektronickou evidenci základních údajů o přijatých oznámeních (datum přijetí oznámení; jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele jsou-li jim tyto údaje známy; shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa; datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek) – bez časového omezení.

O ústním oznámení se pořídí jeho zvuková nahrávka nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Zvukovou nahrávku ústního oznámení lze pořídit pouze se souhlasem oznamovatele. Příslušná osoba nebo pověřený zaměstnanec umožní oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.

3.5        Praktická doporučení pro řádné fungování VOS

a)      VOS, ve který budou mít oznamovatelé důvěru, je základním předpokladem pro jeho všestranný přínos. Snižuje se jím pravděpodobnost finančních a dalších ztrát a úniků informací např. z důvodu uveřejnění či neefektivního vyřizování oznámení.

b)      Je nezbytné zajistit vysokou míru ochrany totožnosti oznamovatele a skutečností uvedených v oznámení. Klíčovým požadavkem je to, aby se s oznámeními měla možnost seznamovat pouze příslušná osoba. Je tedy nežádoucí, aby oznámení byla přijímána na podatelně a až odtud dále distribuována vyřizujícím zaměstnancům (a to jak ve fyzické, tak v elektronické podobě). Povinný subjekt proto musí zajistit kanály pro oznamování, k nimž bude mít přístup pouze příslušná osoba.O této skutečnosti je potřeba řádně informovat potenciální oznamovatele (nejlépe na webových stránkách povinného subjektu s ohledem na zpřístupnění oznámení co nejširšímu spektru oznamovatelů, u nichž je dodržen pracovní kontext, např. dodavatelům apod.).

·        Pro případy listinných podání by oznamovatel měl být řádně poučen, že mají být označeny např. „Pouze k rukám příslušné osoby“. Zaměstnanci povinného subjektu musí být poučeni o povinnosti předat takovou písemnost příslušné osobě za zachování důvěrnosti jejího obsahu.

·         V případě telefonických podání by pak mělo existovat telefonní spojení přímo s příslušnou osobou, které nebude podléhat příjmu nebo přepojování jinou osobou.

·        Co se týče elektronického podávání oznámení, je nezbytné zajistit zvýšenou míru důvěrnosti obsahu elektronické komunikace, než jak je tomu např. v případě běžné pracovní komunikace. Příjemcem takové komunikace by měla být opět výhradně příslušná osoba. Může se jednat např. o vyhrazenou e-mailovou schránku, k níž nebude mít přístup žádná jiná osoba. I pro tyto případy lze však doporučit podmínění přístupu ke komunikaci zadáním hesla (nad rámec zadání přihlašovacích údajů do počítače), s nímž bude seznámena pouze příslušná osoba. Alternativně lze zavést možnost podávání oznámení prostřednictvím webové aplikace, ale i v takovém případě je nezbytné zajistit její vysokou míru důvěrnosti za splnění výše uvedených požadavků.

c)      VOS vytvořený na míru lze získat od komerčních i nekomerčních subjektů.

d)      Při zavádění a provozování VOS je nezbytné vystupovat maximálně profesionálně, verbálně ani nonverbálně nesnižovat význam oznamovatelů ani potřeby je chránit a neprohlubovat již existující stigmatizaci oznamovatelů protiprávního jednání.

e)      O možnosti oznamovat protiprávní jednání musí být potenciální oznamovatelé informováni aktivně ze strany povinného subjektu způsobem umožňující dálkový přístup.

f)       Proces podání oznámení by měl být co nejjednodušší. Oznamovatelům nelze klást administrativní či technické překážky v podávání oznámení. Podmínit podání oznámení zaplacením administrativního poplatku nebo uváděním řady (ne)souvisejících informací osobního i neosobního charakteru (např. účelu podání oznámení, specifikace toho, čeho se oznamovatel domáhá, návrhu nápravných opatření, právní kvalifikace jednání apod.) by mělo být vyloučeno.

g)      Cílem je vytvořit VOS, který se oznamovatelé nebudou bát využívat z důvodu vyzrazení jejich totožnosti a potenciálního následného odvetného opatření.

h)      Veškeré informace o oznamování a následné ochraně musí být podávány srozumitelně a stručně s vědomím toho, že potenciální oznamovatelé nedisponují právním vzděláním. Současně však oznamovatelé musí být dostatečně poučeni o svých právech i povinnostech.

i)       Ministerstvo spravedlnosti bude oznamovatelům i povinným subjektům poskytovat metodickou a poradenskou podporu a pomoc. Pro tyto účely lze využít kontaktní údaje v závěru metodiky.

Shrnutí: · Vyjmenované soukromoprávní subjekty a veřejní zadavatelé musí zavést VOS. · To konkrétně znamená: o určit příslušnou osobu, o uveřejnit informace o způsobu oznamování, o umožnit oznamování písemně nebo ústně (telefonicky) a na žádost osobně, o zachovávat důvěrnost totožnosti i informací uvedených v oznámení, o posoudit oznámení zhlediska jeho důvodnosti a vyrozumět oznamovatele vestanovených lhůtách, o přijmout opatření knápravě, o bezpečně uchovávat oznámení, jejich nahrávky či přepisy. · Funkční VOS je výhodný pro oznamovatele i zaměstnavatele. · Oznamovatelé raději oznamují skrze VOS, pokud je spolehlivý. · Funkční VOS urychlí nápravu problému, může zmenšit finanční a další náklady povinného subjektu a je i „prevencí“ uveřejňování, které může zaměstnavateli poškodit pověst.

 

4          Externí oznamovací systém (Ministerstvo spravedlnosti)

Ministerstvo spravedlnosti má postavení externího oznamovacího systému, tedy zejména přijímá a posuzuje oznámení a poskytuje metodickou, poradenskou a odbornou pomoc ve věcech ochrany oznamovatelů.

Možnost podat oznámení prostřednictvím Ministerstva spravedlnosti může zvýšit četnost oznamování ze strany oznamovatelů protiprávních jednání, kteří se z různých důvodů vyhýbají možnosti je podat přímo do rukou orgánů činných v trestním řízení nebo jiných příslušných orgánů veřejné moci. Jedním z důvodů může být to, že se potenciální oznamovatelé obávají negativní reakce v případě, že si nejsou jisti společenskou škodlivostí oznamovaného jednání a jeho právní kvalifikací. Pokud si potenciální oznamovatel není jistý, zda jím zjištěné skutečnosti představují protiprávní jednání ve smyslu zákona, Ministerstvo spravedlnosti mu může pomoci poskytnutím odborného poradenství.

Ministerstvo spravedlnosti v takovém případě posuzuje oznámení a následně je postupuje příslušnému orgánu veřejné moci. Na rozdíl od příslušné osoby však nenavrhuje povinnému subjektu nápravná opatření, ani v dané organizaci neprovádí žádná prošetřování. Tato odchylka ve vyřizování oznámení by měla oznamovatele motivovat podávat oznámení primárně vnitřním oznamovacím systémem, je-li tento funkční a důvěryhodný. Oznamovatelé nicméně nemusí důvod upřednostnění EOS uvádět a nejsou ani povinni oznámení podat nejprve prostřednictvím VOS.

Ministerstvo spravedlnosti bude dále provádět školení a přednášky za účelem osvěty veřejnosti. V neposlední řadě bude Ministerstvo spravedlnosti poskytovat poradenství potenciálním oznamovatelům ohledně jejich práv, povinností a možností podat oznámení, jakož i povinným subjektům a příslušným osobám ohledně správného zavedení a provozování VOS.

Ministerstvo spravedlnosti uveřejní dle zákona o ochraně oznamovatelů na svých internetových stránkách oznamovatel.justice.cz zejména:

a)      způsoby, jakými je možné učinit oznámení podle tohoto zákona včetně uvedení kontaktních údajů pověřeného zaměstnance, zejména adresy elektronické pošty nebo jiné adresy pro doručování a telefonního čísla,

b)      informace o podmínkách, za kterých je možné pořídit zvukovou nahrávku ústního oznámení,

c)      informace o postupu ministerstva v případě, že oznámení je podáno ministerstvu, včetně informace o tom, v jakých lhůtách je ministerstvo povinno postupovat,

d)      informace o zákazu poskytnout údaje třetí osobě podle § 20,

e)      informace o způsobu posuzování oznámení,

f)       informace o právech a povinnostech oznamovatele,

g)      informace, jak mohou oznamovatel nebo osoba podle § 4 odst. 2 písm. a) až h) postupovat v případě odvetných opatření,

h)      informace o způsobu a podmínkách poskytování metodické, poradenské a odborné pomoci,

i)       výroční zprávu o své činnosti podle tohoto zákona, a to nejpozději do 31. března kalendářního roku následujícího po roce, za který je zpracována, a

j)       výčet právních předpisů a předpisů Evropské unie upravujících oblasti podle § 2 odst. 1 písm. d).

5          Ochrana oznamovatelů a dalších osob

Oznamovatelé mají nárok na ochranu podle zákona o ochraně oznamovatelů pokud:

a)      nepodali vědomě nepravdivé oznámení; a

b)      podali v souladu se zákonem oznámení buď prostřednictvím VOS, EOS, nebo učinili uveřejnění, případně oznámení podali přímo jinému příslušnému orgánu veřejné moci.

Oznamovatelé oznamující či uveřejňující informace v souladu se zákonem nenesou za podané oznámení žádnou odpovědnost (k informacím vyloučeným z oznamování viz výše). To samé platí o získávání informací a přístup k nim, ledaže by takové jednání zakládalo trestný čin (viz výše).

Za hlavní ochranné opatření lze považovat zákaz uplatnění odvetného opatření vůči oznamovateli a dalším chráněným fyzickým i právnickým osobám (např. kolegům, pomocníkům oznamovatele, osobám oznamovateli blízkým, právnickým osobám, jejichž společníkem je oznamovatel atd.) a zákaz umožnit uplatnění odvetného opatření, který dopadá na povinné subjekty.

V případě porušení zákazu uplatnění odvetných opatření se oznamovatel bude moci vůči původci odvetného opatření domáhat náhrady škody a nemajetkové újmy.

Odvetným opatřením se rozumí „jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které bylo vyvoláno učiněním oznámení a které oznamovateli nebo osobě podle odstavce 2 písm. a) až h) může způsobit újmu“.

Takovým odvetným opatřením může být dle zákona o ochraně oznamovatelů zejména:

a)      rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,

b)      zproštění výkonu služby, zařazení mimo výkon služby nebo skončení služebního poměru,

c)      zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,

d)      odvolání z místa vedoucího zaměstnance nebo ze služebního místa představeného,

e)      uložení kárného opatření nebo kázeňského trestu,

f)       snížení mzdy, platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,

g)      přeložení nebo převedení na jinou práci nebo na jiné služební místo,

h)      služební hodnocení nebo pracovní posudek,

i)       neumožnění odborného rozvoje,

j)       změna pracovní nebo služební doby,

k)      vyžadování lékařského posudku nebo pracovnělékařské prohlídky,

l)       výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo

m)   zásah do práva na ochranu osobnosti.

Zároveň je potřeba, aby povinný subjekt, resp. příslušná osoba zachovávaly důvěrnost, a to jak ohledně totožnosti oznamovatele a případně dalších dotčených osob, tak i ohledně dalších důvěrných informací uvedených v oznámení.

Ochrany před odvetnými opatřeními se nelze vzdát ani je nelze omezit žádnou dohodou či podmínkami pracovního poměru či obdobného pracovního vztahu.

 

 

Shrnutí: · Nejdůležitějším prvkem ochrany je zákaz odvetných opatření. · Odvetným opatřením není pouze výpověď, ale jakékoliv jednání vpracovním kontextu, které může oznamovateli nebo sním spřízněným osobám způsobit újmu. · Zákaz odvetných opatření tedy neplatí jen vůči oznamovateli, ale i dalším osobám. · Odvetného opatření se nesmí dopustit nikdo – nikoliv pouze povinný subjekt. · Aby nějaké opatření mohlo být považováno za „odvetné“, musí být vyvoláno oznámením. Zákon tedy nečiní zoznamovatelů „nedotknutelné“ osoby. · Vrámci ochrany oznamovatele i dalších dotčených osob je potřeba zachovávat důvěrnost (totožnosti i informací uvedených v oznámení). · Práva na ochranu před odvetnými opatřeními se nelze vzdát ani je nelze omezit.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

K projednání metodických dotazů je možné se telefonicky obracet na pana Mgr. Marka Netočného, zaměstnance Ministerstva spravedlnosti, tel.: 221 997 840, e-mail: MNetocny@msp.justice.cz. Jednotlivé dotazy budou vyřizovány v době závislé na jejich nápadu a okamžité vytíženosti zaměstnanců ministerstva.