5 chyb v projektovém řízení, kterým byste se měli za každou cenu vyhnout

Počet projektů, které každoročně selžou, vás možná překvapí. Výzkum provedený společností Project Management Institute (PMI) odhalil, že v letech 2019-2021 každoročně po celém světě selhalo přibližně 50 % projektů (ačkoliv pouze 12-15 % z nich bylo zcela neúspěšných).

Co ale vede k selhání u všech těchto projektů? Jsou vaše projekty taky ohroženy? Pokud se dopouštíte jedné z následujících pěti fatálních chyb, tak odpověď na tuto otázku může znít „ano“.

1.   Vaši projektoví manažeři nejsou dobře vyškoleni

Projektoví manažeři mají velkou zodpovědnost, ale podle průzkumů jsou "špatně vyškolení projektoví manažeři" druhou největší potíží v řízení projektů. Pokud nabíráte nezkušené nebo nekvalifikované manažery, vystavujete své projekty riziku.

Řešení: Pokud potřebujete zaměstnat někoho nového nebo si najmout někoho externě, ověřte si jeho kvalifikaci a zkušenosti, které se specificky týkají řízení projektů. Nezapomeňte ani na tzv. soft skills. Ostatně tipů, jak být výkonnou manažerkou či manažerem je celá řada. Pokud chcete někoho ve své organizaci povýšit, nezapomeňte mu poskytnout školení a jasný kariérní postup.

2.   Obecně panuje nejasnost a obchodní cíle jsou nejasné

Podle výzkumu PMI selhává mnoho projektů díky nejasně definovaným cílům a očekáváním projektů. Pokud odhalíte hlavní příčinu této nejasnosti, zjistíte, že se jedná o větší problém – projektu chybí jasný obchodní záměr. Pokud vaše týmy nemají jasno v tom, co se od nich očekává, jaké výstupy musí vytvořit a jaký prospěch z výsledku bude mít vaše firma nebo váš zákazník, stává se realizace projektů problémem.

Řešení: Před zahájením projektu vypracujte obchodní záměr (tzv. business case), který jasně definuje odůvodnění projektu. Správný obchodní záměr je takový, kdy očekávané přínosy projektu převažují nad náklady, riziky a potenciálními "negativními důsledky". Po vypracování jasného obchodního záměru se ujistěte, že vaše týmy jsou sladěny v rámci splnitelných cílů projektu a že každý člen týmu ví, co se od něj očekává.

3.   Nepoužíváte správný software

Organizace potřebují software, který umožní škálovatelné řízení projektů. V opačném případě s přibývajícím počtem projektů se budete potýkat s problémy, např.:

• Členové týmu nemají jasno ve svých odpovědnostech.
• Pracovní postupy se stávají chaotickými.
• Je těžké sledovat progres a schází vám přehled o výkonnosti projektu v reálném čase.

Připravujete se také o mnoho způsobů, kterými by mohl software pro řízení projektů zlepšit vaše pracovní postupy, například pomocí automatizace workflow, umělé inteligence, automatických aktualizací a notifikací nebo funkcí pro řízení nákladů projektu atd.

Řešení: Ať už si vyberete specializovaný nástroj pro řízení projektů nebo all-in-one firemní systém s funkcemi pro řízení projektů, ujistěte se, že systém odráží způsob práce vašich týmů.

4.   Špatně plánujete zdroje

Jak často přidávají vaši projektoví manažeři členy týmu do projektu na základě jejich dostupnosti, nikoliv na základě jejich dovedností a zkušeností? Tato chyba může velmi poškodit šance na úspěch vašeho projektu, protože členové týmu budou mít odpovědnosti, které jim nevyhovují, což povede kopoždění, neefektivitě a možná i naprostému selhání.

Řešení: Podpořte projektové manažery, aby aktivně řídili přidělování zdrojů na svůj projekt. Pokud pro projekt potřebujete konkrétní zdroje, snažte se při plánování projektu pracovat s jejich dostupností.

5.   „Scopecreep“ – změny v rozsahu projektu jsou špatně řízeny

Když neplánované změny a požadavky mění rozsah vašeho projektu, nastává tzv.„scopecreep“, mění se rozsah projektu oproti původní představě. Může se stát, že nakonec projekt dodá více výstupů, než se plánovalo nebo se odchýlíte od původních cílů projektu. Může to začít jedním zdánlivě jednoduchým požadavkem, ale jedna změna vede k dalším a – než se nadějete – nastane chaos.

Řešení: Umožněte svým projektovým manažerům efektivně řídit „scopecreep“ tím, že předem jasně definujete výstupy a cíle projektu a motivujeteje, aby pečlivě zvažovali všechny požadavky na změny.

Je to na vás

Úspěšné řízení projektů pomáhá firmám trvale dosahovat očekávaných výsledků včas, v rámci rozpočtu a plnit obchodní cíle. Řízení projektů je však složitá, rozvíjející se disciplína, která s sebou přináší řadu výzev a úskalí, a proto je velmi důležité pěstovat kulturu vzdělávání a zlepšování se. Pokud vyškolíte své týmy a projektové manažery, aby dodržovali ty nejlepší postupy a plánovali s ohledem na potenciální překážky, budete mít více úspěšně realizovaných projektů.