Digitalizace veřejné správy pokračuje: Otázky a odpovědi k datovým schránkám

Digitalizace veřejné správy pokračuje: Otázky a odpovědi k datovým schránkám

Proč se zřizují podnikatelům datové schránky?

Od 1. ledna letošního roku Ministerstvo vnitra povinně zřídilo všem podnikajícím fyzickým osobám, ale i nepodnikajícím právnickým osobám (například spolkům) ze zákona datovou schránku. Stát tak chce opustit nákladný a komplikovaný způsob komunikace s podnikateli i nepodnikajícími právnickými osobami, který je realizován zejména doručováním písemných psaní. Reaguje tak na požadavky digitální doby, v níž žijeme.

Co je datová schránka?

Datová schránka je definována jako elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány státní správy, provádění úkonů a dodávání dokumentů. Datová schránka slouží také jako prostředek elektronické identifikace a zakládá tzv. fikci podpisu zejména při kontaktu s orgány veřejné moci. Z hlediska obslužnosti uživatelem funguje v zásadě na podobném principu jako „e-mail“. Více informací najdete zde nebo na tomto odkazu.

Existuje více druhů datových schránek?

Ano, zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů rozlišuje čtyři druhy datových schránek (datovou schránku orgánu veřejné moci, fyzické osoby, podnikající fyzické osoby a právnické osoby). Zároveň je možné používat více typů datových schránek. Pokud jste fyzická podnikající osoba, stát vám nejpozději do konce letošního března zřídí datovou schránku ze zákona. To nemá vliv na skutečnost, že již můžete mít tzv. profesní datovou schránku. Fyzické osoby nepodnikající se mohou samy rozhodnout, zda si datovou schránku zřídí či nikoliv.

Co je to profesní a neprofesní datová schránka?

Neprofesní datová schránka je pro podnikající fyzické osoby, která se zřizuje na základě podnikatelského oprávnění. Profesní je pak například datová schránka advokáta. Může dojít k situaci, kdy je například advokát zároveň živnostníkem, a proto mu stát zřídí datovou schránku jako podnikající fyzické osobě (neprofesní).

Týká se změna pouze živnostníků?

Datová schránka je povinná nejen pro všechny živnostníky, ale i další podnikatele, tedy osoby samostatně výdělečně činné. Jedná se například o zemědělské podnikatele, lékaře, architekty, auditory, lékárníky a další profese. Datová schránka je zřizována také spolkům, sdružením, nadacím, obecně prospěšným společnostem, společenstvím vlastníků bytových jednotek a dalším právnickým osobám, jejichž hlavním předmětem činnosti není podnikání.

Jsem podnikatel. Musím pro zřízení „datovky“ aktuálně něco udělat?

Nemusíte o nic žádat, datová schránka je zřizována a aktivována automaticky.

Jsem podnikatel a dosud jsem „datovku“ nepoužíval. Kdy přesně mi bude zřízena a jak se o tom dozvím?

Zřizování datových schránek probíhá postupně od ledna do března roku 2023. Noví uživatelé obdrží poštou přihlašovací údaje. To bude poslední dopis v „papírové“ podobě, který od státu obdrží. Další korespondence se státem bude probíhat už jenom prostřednictvím datové schránky. Do datové schránky se pak uživatelé dostanou po prvním přihlášení na webu www.mojedatovaschranka.cz. Těm, kteří se sami nepřihlásí, se schránka automaticky aktivuje po uplynutí 15 dnů ode dne doručení přihlašovacích údajů. I v tomto případě se uplatní fikce doručení, pokud si adresát písemnost nevyzvedne na poště.

Jsem podnikatel a „datovku“ nechci. Mohu ji znepřístupnit?

Největší část nových držitelů datových schránek je z řad podnikajících fyzických osob, tedy živnostníků a dalších osob samostatně výdělečně činných. Datovou schránku není možné znepřístupnit. Pokud podnikatel datovou schránku nechce, musí ukončit všechna podnikatelská oprávnění.

Hrozí mi zřízení datové schránky, když mám pozastavenou anebo přerušenou živnost?

Ano, i v tomto případě stát datovou schránku zřídí a aktivuje.

Jak mohu ukončit živnostenské oprávnění?

Zcela jednoduše. Lze doporučit návštěvu kteréhokoliv obecního živnostenského úřadu, který takřka „na počkání“ zruší vaše živnostenské oprávnění. Pokud se na místě vzdáte práva na odvolání, rozhodnutí o zrušení živnosti (respektive všech živností) nabyde právní moci a pak jsou v zásadě dva možné scénáře:

1. Pokud vám ještě nebyla zřízena datová schránka, již vám ani zřízena nebude.

2. Pokud vám již datová schránka zřízena byla a byla kupříkladu i aktivována a zrušili jste si živnost, datová schránka vám bude zpětně ke dni nabytí právní moci rozhodnutí o zrušení živnosti deaktivována.

Pozor, pokud ovšem jste podnikatelem ve více oblastech (například nejen v oblasti živnostenského, ale i zemědělského podnikání), zůstáváte v očích státu stále podnikající fyzickou osobou, a proto vám datová schránka zůstane.

Ke zrušení živnostenského oprávnění můžete využít také Jednotný registrační formulář, který je dostupný na Portálu živnostenského podnikání. Pokud má být vaše datová schránka znepřístupněna, rozhodnutí o zrušení živnosti vám živnostenský úřad doručí poštou.

Nabízí „datovka“ něco dalšího?

Datové schránky nabízejí různé vedlejší služby, jako je archivace doručených dokumentů či notifikace. Na nastavenou e-mailovou adresu nebo do mobilu může držitel datové schránky dostávat oznámení o tom, že má v datové schránce zprávu a díky tomu nemusí schránku neustále kontrolovat.

Můžu komunikovat se státem i jiným způsobem?

Povinnost komunikovat elektronicky s držiteli datových schránek (občany a firmami) má až na výjimky pouze stát, který musí povinně doručovat písemnosti do datové schránky, pokud ji adresát má zřízenou. Lidé a firmy budou moci úřadům i nadále posílat dokumenty jakoukoliv formou kromě finanční správy. Daňové přiznání a další dokumenty musí však držitelé datových schránek zřízených ze zákona zasílat výhradně elektronicky.

Jak je to s podáním daňového přiznání za rok 2022?

Pokud vám byla datová schránka zřízena ještě před tím, než jste podali daňové přiznání, je povinné daňové přiznání odevzdat prostřednictvím datové schránky.

Pokud se daňové přiznání za rok 2022 podá standardní písemnou cestou k finančnímu úřadu dříve, než dojde ke zřízení či aktivaci povinně zřizované datové schránky, tak by takové daňové přiznání mělo být finančním úřadem akceptováno, aniž by vás finanční úřad vyzýval ke zjednání nápravy či vás sankcionoval.

Pokud bude datová schránka daňovému subjektu povinně ze zákona zřízena, ale například pro zrušení živnosti či jiné podnikatelské činnosti dojde k jejímu znepřístupnění, povinnost podat daňové přiznání elektronickou formou odpadá.