Zpracování a ochrana osobních údajů na MZV ČR

Zpracování a ochrana osobních údajů

Ministerstvo zahraničních věcí České republiky, se sídlem Loretánské náměstí 5,
118 00 Praha 1 – Hradčany, IČ: 45769851, viz Přehled povinně zveřejňovaných informací, dále jen „MZV“, jakožto správce osobních údajů, pří plnění svých úkolů zpracovává a chrání osobní údaje v souladu s jeho povinnostmi vyplývajícími z platných právních předpisů, týkajících se zpracování a ochrany osobních údajů.

MZV informuje subjekty údajů, se kterými přichází do styku, o způsobu a rozsahu zpracování jejich osobních údajů, včetně rozsahu práv subjektu údajů souvisejících se zpracováním osobních údajů.

Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), dále jen „GDPR“, zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dále v souladu s dalšími relevantními právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

1. Jakých činností se zpracování osobních údajů v MZV týká?

Zpracování osobních údajů v MZV se týká zejména těchto agend:
vízová agenda (evidované žádosti o pobytové tituly (EVC), EVC/Vízový archivační systém, EVC/odvolání, e-mailové schránky pro objednávání žadatelů, programy cílené ekonomické migrace, vládní studentské programy),
konzulární agenda (pomoc v nouzi a konzulární pomoc, agenda právní pomoci a doručování, ověřovací agenda, evidence občanů České republiky omezených na svobodě, databáze konzulární případy, evidence nezbytné finanční pomoci, doplňkový prodej valut, Drozd, agenda diplomatických a služebních pasů),
krajanská agenda (Potvrzení o příslušnosti k české krajanské komunitě v zahraničí),
personální a mzdová agenda, včetně výběrových řízení, agendy místních sil, stáží,
bezpečnostní agenda, včetně kamerového systému pro zabezpečení fyzické a objektové bezpečnosti,
agenda projektů a smluv veřejné diplomacie a ekonomické diplomacie, rozvojových programů,
agenda stížností,
agenda vykonávaná na zastupitelských úřadech (státoobčanská agenda, matriční agenda, agenda cestovních dokladů, ověřovací agenda, evidence zbrojních průvodních listů, dědická agenda, zvláštní seznamy voličů a evidence voličských průkazů)

2. Jaké jsou právní důvody (tituly) pro zpracování osobních důvodů v MZV?

Většinu osobních údajů zpracovává MZV na základě právního titulu nezbytnosti pro splnění právní povinnosti, které se na něj vztahují, nezbytnosti pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřeno, či nezbytnosti pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů.

Dále MZV využívá pro zpracováním osobních údajů jiné důvody, jako je nezbytnost zpracování pro oprávněné zájmy, např. při využití kamerového systému či fotografie zaměstnanců k zajištění objektové a personální bezpečnosti.

V některých případech, na něž nelze uplatnit výše uvedené právní tituly, je třeba poskytnout souhlas ke zpracování osobních údajů. Tento souhlas je poskytován k účelu a po dobu, které jsou uvedeny v konkrétním prohlášení o poskytnutí souhlasu. Jedná se např. o zpracování v rámci databáze DROZD, souhlas poskytovaný ke zpracování osobních údajů obsažených v osobním dotazníku pro účely Evidence zájemců o práci/službu v MZV.

3. Jak můžete odvolat souhlas?

Pokud se zpracování osobních údajů zakládá na právním titulu souhlasu, můžete ho odmítnout udělit nebo udělený souhlas kdykoli odvolat. Odvolat souhlas můžete stejným způsobem, jakým jste ho ke zpracování Vašich osobních údajů udělili.

4. Jaké osobní údaje MZV zpracovává?

Rozsah osobních údajů je stanoven příslušnými právními předpisy anebo je omezen účelem jejich zpracování:
Jedná se zejména o tyto osobní údaje:
akademický titul,
jméno a příjmení,
datum a místo narození, v některých případech rodné číslo,
adresa trvalého pobytu, případně adresa pro doručování,
státní občanství,
čísla předložených dokladů totožnosti,
telefonní čísla, kontaktní e-mail, datová schránka.

Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky nebo manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě, při dodržení bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů.

Správce získává osobní údaje zejména od subjektů údajů, ale může je získávat i ze základních registrů, z agendových informačních systémů a z informačních systémů veřejné správy.

Doba zpracování osobních údajů je odvozena od lhůt v příslušných právních předpisech, Spisovém řádu MZV, resp. v spisovém a skartačním plánu, event. vyplývá ze smluvního vztahu. Jde o dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak z příslušných právních předpisů, tak i ze závazkového vztahu.

Osobní údaje subjektu údajů mohou být předávány nebo zpřístupňovány pouze osobám, orgánům či institucím, kterým takové právo plyne ze zákona či veřejného zájmu, event. vyplývá ze smluvního vztahu.

V rámci zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování.

5. Jaká práva máte při zpracování Vašich osobních údajů vůči MZV?

Práva subjektu údajů jsou stanovena zejména v III. kapitole GDPR:

a) právo na přístup k osobním údajům, čl. 15 GDPR

Každá osoba, má právo na informace a na přístup ke svým osobním údajům, které jsou správcem zpracovávány, a to zejména informace o účelu zpracování, kategorii dotčených osobních údajů, příjemci nebo kategorii příjemců, době, po kterou budou osobní údaje uloženy, zdroje osobních údajů a skutečnost, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

MZV poskytne první kopii zpracovávaných osobních údajů subjektu údajů bezplatně. Za další kopie na žádost subjektu údajů může MZV požadovat přiměřenou úhradu nezbytných nákladů.

b) právo na opravu, resp. doplnění, čl. 16 GDPR

Pokud subjekt údajů zjistí nebo se domnívá, že správce provádí zpracování osobních důvodů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné, má právo požádat o vysvětlení nebo požadovat, aby byl odstraněn takto vzniklý stav, buď opravou, anebo výmazem ad c).

c) právo na výmaz, čl. 17 GDPR

d) právo na omezení zpracování, čl. 18 GDPR

Subjekt údajů má právo na to, aby správce omezil zpracování, v kterémkoli z těchto případů:

subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit,
zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití,
správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,
subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

e) právo požadovat informace o příjemcích, kteří obdrželi od správce oznámení o opravě nebo výmazu osobních údajů nebo o omezení zpracování, čl. 19 GDPR

f) právo na přenositelnost údajů/portabilitu, čl. 20 GDPR

Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil, a to v případě, že zpracování je založeno na souhlasu nebo na smlouvě a zpracování se provádí automatizovaně.

g) právo vznést námitku, čl. 21 GDPR

Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají, na základě zpracování, které je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo které je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce.

h) právo podat stížnost dozorovému úřadu, tj. Úřadu pro ochranu osobních údajů, čl. 77 GDPR.

6. Jaké jsou lhůty k vyřízení žádostí o výkon výše uvedených práv?

Žádosti subjektu údajů o výkon výše uvedených práv vyřizuje odpovědný útvar MZV, který je povinen nejpozději do 1 měsíce udělat alespoň jeden ze tří úkonů (čl. 12 odst. 3 a 4 GDPR):

žádosti vyhovět, provést nutná opatření a o těchto opatřeních subjekt údajů informovat,
žádost odmítnout a informovat žadatele o důvodech odmítnutí a zároveň jej poučit o možnostech dalšího postupu,
lhůtu o dva měsíce prodloužit a informovat žadatele o důvodech prodloužení s tím, že v prodloužené lhůtě už může žádosti pouze vyhovět.

7. Jaké jsou požadavky při předávání osobních údajů do zahraničí?

Pokud jsou splněny požadavky obecného nařízení, zejména splnění právního titulu, je MZV oprávněno předávat osobní údaje do třetí země nebo do mezinárodní organizace. Volný pohyb osobních údajů v rámci Evropské unie z důvodu ochrany fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů není omezen ani zakázán. Pokud se jedná o země mimo Evropskou unii, musí být splněny další požadavky stanovené obecným nařízením.

8. Jak můžete MZV v souvislosti s ochranou osobních údajů kontaktovat?

písemně (s úředně ověřeným podpisem) na adresu Ministerstvo zahraničních věcí, Loretánské náměstí 5, 118 00 Praha 1 – Hradčany
elektronicky podepsané platným kvalifikovaným podpisem na adresu epodatelna@mzv.cz
prostřednictvím datové schránky (datová schránka FO) - ID: e4xaaxh

V případě podezření či přímo zjištění porušení ochrany osobních údajů je možné přímo kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů, do jehož působnosti spadají rovněž zastupitelské úřady České republiky v zahraničí.

Kontaktní údaje s účinností od 1. 5. 2019:

Mgr. Alice Marie Svobodová

Ministerstvo zahraničních věcí

Loretánské náměstí 5

118 00 Praha 1 – Hradčany

telefon: 00420 22418 2335

e-mail: poverenec@mzv.cz