Jak mít v dobách home office firemní dokumenty stále pod kontrolou?

Práce z domu je pro mnohé firmy a jejich zaměstnance čárou přes rozpočet. Řada interních procesů neodpovídá specifickým podmínkám home office. To se týká i správy firemních dokumentů. Teď je ta správná chvíle přemýšlet o digitalizaci. Jaké mají výhody DMS a OCR systémy?

Administrativa se sama neudělá

Vytisknout dokument, vstát od počítače, jít přes 3 kanceláře k tiskárně, vzít dokument, podepsat, donést šéfovi do kanceláře ke kontrole, zanést zpátky do systému…Uf. Náročná práce, která je sama o sobě velmi zdlouhavá a neefektivní. Aktuálně v čase home officů pro mnoho firem také nemožná. Kdo může, raději pracuje z domu, aby neriskoval zdraví své i ostatních. Jenže kdo teď udělá tuhle důležitou práci, když kancelář zeje prázdnotou?

Zabezpečený vzdálený přístup k dokumentům všeho druhu a řízení napříč celou firmou

Digitální řešení správy dokumentů je v době, kdy se ne všichni zaměstnanci fyzicky vyskytují v kanceláři, zcela na místě. Práce z domu vás nemůže připravit o možnost pracovat s firemními dokumenty jako jsou faktury, objednávky, žádanky o dovolenou, o náhrady apod. Řešením jsou DMS (document management systémy, neboli systémy pro digitální správu dokumentů), které umožňují bezpečný vzdálený přístup ke všem dokumentů, se kterými firma přichází denně do styku. Ty dávají uživatelům možnost přístupu k dokumentům na základě jejich uživatelských rolí naprosto odkudkoliv. Ideální přitom je, pokud to dokáží přímo z prostředí podnikového informačního systému jako je například HELIOS Green nebo HELIOS Orange, ve kterém jsou již zaměstnanci zvyklí pracovat a který zároveň slouží k obstarání veškeré související agendy jako jsou platby, výrobní příkazy, mzdové účetnictví apod.

Co čekat od chytrého DMS

Jedním takovým DMS je řešení DOCU-X DMS. To nabízí systematický přístup k dokumentům přímo z HELIOSu. Můžete si zde nastavit jasnou odpovědnost za dokumenty a přístupová práva k jednotlivým dokumentům. Systém pak sám a plně automaticky zajistí oběh elektronických dokumentů, včetně souvisejícího workflow. Vše je navíc řádně zabezpečeno proti ztrátě a zničení dokumentů. Velkou výhodou je také rychlé a efektivní vyhledávání dokumentů. 

DOCU-X DMS vám však může pomoci i se samotnou digitalizací, a to díky modulu pro OCR (Optical Character Recognition, neboli automatické rozpoznávání textu). Díky tomu lze například zautomatizovat zpracování faktur. Vložíte papírovou fakturu do skeneru, DOCU-X DMS sám rozpozná jednotlivá pole na faktuře a rovnou je připraví do HELIOSu a zároveň fakturu v elektronické podobě pošle do schvalovacího workflow. To významně pomáhá zefektivnit procesy při nakládání s dokumenty a výrazně to zjednodušuje jejich oběh v týmech. Díky tomu je pak už jedno, zda zaměstnanci pracují z kanceláře, nebo z domova. Oběh dokumentů je pak rychlý, levný a faktury lze schvalovat třeba i z mobilu, z aplikace HELIOS Mobile. 

Stejným způsobem můžete v DOCU-X DMS pracovat i s libovolnými dalšími dokumenty jako jsou třeba interní směrnice, smlouvy, dokumenty pro nové zaměstnance, dokumentace pro ISO 9001 a další certifikace, došlou poštou apod.