Opravy účetních chyb z minulých období

Opravy starých chyb je časté téma, které většina účetních při kontrolách účetnictví se svými klienty řeší, proto vám přinášíme další část, jak se některým chybám vyhnout a jak je případně řešit.

Opomenutí zaúčtovat - jde o případy, kdy se do účetního období nedostane vše, co by se tam dostat mělo. Může jít o případy dodatečně nalezených dokladů, nebo o porušení akruálního principu účetnictví, který většinou vznikne z neznalosti. Pro zajištění věrného a poctivého obrazu účetnictví je proto nutné, aby účetní dobře chápala smysl operací a jejich časové rozlišení. Jednoduše řečeno, měla by mít přehled o rozpracovanosti jednotlivých zakázek, aby věděla, do jakého období je má zaúčtovat.  

Vícenásobné zaúčtování - jde o duplicitní účetní zápisy v účetnictví. Tato situace může nastat v důsledku existence více pare dokladu, případně vlivem nepozornosti, ať už se jedná o překlepy při zadávání dokladů do účetního systému, nebo o jejich duplicitní označení. V tomto směru velmi pomohlo zavedení kontrolního hlášení DPH, u kterého je nutné pečlivě do systému zadat číslo dokladu.

Zápis s chybným údajem -  jedná se většinou o chybně zadané datum, text, špatnou částku s desetinnou čárkou nebo i záměna cizí měny na dokladu. Tento typ chyb má velký vliv při kontrole, kdy se využívají různé filtry při dohledávání. Nesprávné uvedení textu může být zavádějící a chyba tak nemusí být odhalena.

Zápis do špatného období – ten vzniká ve většině případů z nedostatečné informovanosti účetní, což jsme již zmínili v souvislosti s akruálním principem. Je tedy důležité sledovat období, ke kterému se zakázka ekonomicky či hospodářsky váže.

V souvislosti s výše uvedenými chybami musíme také upozornit na rozdíl mezi „chybou a změnou odhadu“. Jedná se totiž o dvě rozlišené věci. Změna odhadu je důsledkem nových informací, případně nového vývoje, který v době, kdy se sestavovala účetní závěrka, nebyl znám.

Opravy chyb v účetnictví

Objevíme-li chybu v účetnictví, je naším prvním úkolem zjistit, v jakém časovém období se přesně nacházíme. Je-li chyba běžného účetního období nalezena již v průběhu tohoto období, není nic snazšího, než ji správným způsobem opravit. Opravy dokládáme účetními doklady, a to s odkazem na doklad opravovaný, příp. se kopie opravovaného dokladu přiloží. Smazání původního dokladu není úplně vhodná forma opravy, neboť znemožňuje kontrolu opravy chyby. Oprava by měla proběhnout takovým způsobem, který zaručuje čitelnost a zřetelnost původního zápisu. Nepřípustné je bělení, mazání či vyškrabávání původního zápisu. Nejvhodnější způsob provedení opravy je tak provést ji formou úplného nebo částečného storna, případně vytvořením doplňujícího účetního záznamu.