Obor známý, neznámý– Facility Management

Následující článek je převzat z magazínu
REALITNÍ A STAVEBNÍ PROFIT.
Další informace naleznete na adrese: http://www.realgate.cz/profit

Život budovy je spojen s lidmi, spjat s lidským konáním. V budovách se rodí děti, chodí do školy, do zaměstnání, lidé se v budovách vdávají a žení, bydlí, jedí, ale také se léčí i umírají. Kdybychom vážili, jakou část svého života strávíme v budovách, váha by se bohatě přehoupla přes polovinu. Strávit život v dobře fungujících a příjemných prostorách není jen otázka pro architekta a stavaře, ale i pro facility managera.

Facility management v Německu definují jako analýzu a optimalizaci všech relevantních procesů týkajících se budovy (z hlediska nákladů), které nepatří k hlavní činnosti podniku.

O bližší vysvětlení pojmu Facility managament jsme požádali Ing. Ondřeje Štrupa, prezidenta české pobočky IFMA - International Facility Management Association

Můžeme tu definici FM trochu polidštit?

Facility management existuje jako obor relativně krátkou dobu, od 80. let, kdy se zformoval v USA. Principy FM užíváme přirozeně odjakživa. Otázkou je analyzovat si komplexně veškeré procesy, které v organizaci probíhají a pomocí nástrojů FM je optimalizovat tak, aby se nákladovost pokud možno snížila. Hlavním cílem je zvýšení výkonnosti a pohody na pracovišti. Vypadá to, jako bychom chtěli slučovat vodu a led, ale pokud bude zvýšena pohoda pracovníka na jeho působišti, zvýší se jeho výkonnost a tím i zisk podniku. Použil jsem výrazu působiště a ne pracoviště. Výzkumy pracovišť budoucnosti stírají klasické pojetí kanceláře buňkového typu, odklon je i od velkoplošných prostor minulého desetiletí.

Nová působiště jsou syntézou pracoviště, konferenčního prostoru a odpočinkového prostředí v kombinací s externí prací doma. Popis takové kanceláře zítřka můžeme najít třeba v publikaci Rogera Cunliffa a Santy Raymondové Tomorrow s office. Tito odborníci povedou v Praze 27. listopadu odborný workshop.

Kdy tu vznikla pobočka IFMA, koho sdružuje a komu prospívá?

Česká pobočka mezinárodní asociace facility managerů IFMA (International Facility Management Association) byla iniciována na prvním setkání zájemců v srpnu loňského roku. Neziskovou organizaci IFMA CZ zaregistrovalo Ministerstvo vnitra v únoru letošního roku a ustanovení společnosti spolu s volbami se konalo 30. dubna. Na ceremoniálu Workshopu Europe 2000 v červnu v Glasgow byla naše pobočka oficiálně zařazena do celosvětové sítě IFMA. Stali jsme se tak pr -vní postkomunistickou zemí, která byla přijata. V současnosti je našich 17 členů pouhou kapkou členské základny IFMA, ale kvalita a postavení našich členů garantuje kvalitní start do naší aktivity. K členům patří zástupci správců velkých komplexů, ředitelé úseků správy nemovitostí velkých podniků a distribučních společností, dodavatelé softwarových systémů pro FM (tzv. CAFM), konzultanti z oboru FM, vědci i zástupci škol. Jsme rádi, že v našich řadách jsou i studenti, kteří zajistí přirozenou budoucnost oboru.

Cílem IFMA je zprostředkovat vzájemnou výměnu informací a zkušeností, vzdělávat, garantovat odbornost, lobovat ve prospěch uživatelů nemovitostí. Prvním krokem je však plošná propagace a vysvětlení pojmu Facility Management.

Může česká IFMA pomoci rozvoji, co získají firmy se správou nemovitostí členstvím?

Jsem rád, že se ptáte zrovna touto formou. Je třeba zdůraznit, že IFMA je předně sdružením osob - profesionálů facility managerů. IFMA přijme do svých řad v omezeném množství i společnosti, avšak tyto jsou zde zastupovány konkrétním členem, tzv. asociované členství. Toto členství využívají například školy, dodavatelé software nebo výrobci technologií a komponentů užívaných v budovách (nábytek, osvětlení, komunikační technika atd.).

Cílem IFMA je vzájemná komunikace osob z profese v celosvětovém měřítku. Každý člen je tak zařazen do informační databáze, ze které může i on sám kdykoliv čerpat informace. Na našich setkáních se stýkají odborníci z různých oblastí správy a užívání nemovitostí a je zajímavé, jak na první pohled zcela odlišné organizace mají ve svém provozu identické problémy. Naším cílem je zvát zahraniční odborníky, kteří nám mohou předat mnoho zkušeností, které bychom jinak klopotně získávali. Příkladem je například již zmíněný workshop, v jehož druhé skupině seznámí Ben Derbyshire naše odborníky se zkušenostmi z rekonstrukcí panelových sídlišť ve Velké Británii.

Správu nemovitostí vykonává řada společností. Jak chcete prosazovat rozšíření činnosti na obor facility management?

Naším cílem není prosazovat obor facility management, ale poskytnout prostor pro přirozený vznik a růst oboru. Komplexní FM firma nenabízí pouhý soubor jednotlivých služeb. Tato organizace disponuje managementem a týmem zkušených odborníků, kteří komplexně zhodnotí stávající stav a nabídnou efektivní řešení pro budoucnost. Tato organizace zároveň disponuje technickým zázemím, které veškeré tyto služby zajistí. Zákazník této organizace se tak může plně soustředit na hlavní předmět podnikání a zvýšit tak svoje zisky. V naší republice je již několik společností, které disponují technickým zázemím, odborným personálem a schopným managementem. Těší mne, že aktivita přichází od nich přímo, a proto ono vyjádření „prosazovat nebude potřeba. Výrazně pozitivní úlohu sehrávají i pobočky zahraničních společností, které FM specialistu považují za nedílnou součást top managementu. Naše firmy tak budou nuceny reagovat sami, jinak se vyřadí z konkurence.

Aby byla budova správně chápána v pojetí FM, musíte začít u architekta na fakultách architektury, aby počítal s prostorem, který potřebuje facility manager. Učinili jste tímto směrem nějaké kroky? Počítáte se vzděláváním architektů?

Je pravdou, že v tomto směru jsou zatím naše aktivity slabé. Pokusil jsem se informovat představitele ČKA o oboru FM. Kontakt s Fakultou architektury ČVUT se mi zatím nepodařilo navázat. Facility manager je v podstatě oponentem architekta v dobrém slova smyslu. Příkladem může být třeba návrh obchodního centra Myslbek, kde architekti Kerel a Hölzel museli své projekty pravidelně konzultovat se specialistou investora ve Francii. Ten oponoval provozně ekonomické aspekty projektu. Společně se tak dopracovali ke zdařilému objektu, který majitel mohl pak efektivně pronajmout a uživatelé jsou spokojeni s prostředím objektu.

Vraťme se zpět k tomu, co vše zahrnuje FM.

Bylo by obtížné a rozsahově nemožné vyjmenovávat všechny oblasti FM. Pokusme se proto definovat pouze pět základních oblastí, jejichž komplexním provázáním vznikne kvalitní FM podpora. Jsou to:

·stavební a provozní správa
·bezpečnostní systémy (zabezpečení)
·IT a komunikace, data management
·administrativní podpora
·technologické zabezpečení

Lze stanovit kalkulací, kolik se ušetří dobrou prací FM?

Toto je prvořadým úkolem FM konzultanta. Ten by měl analyzovat veškeré existující procesy, nalézt skutečný stav nákladů a navrhnout optimalizaci. V závěru jeho studie by měla být vyčíslena předpokládaná úspora nákladů a prostor. Nepřímou úsporou, kterou těžko vyčíslíte, je zvýšení výkonnosti pracovníků z titulu příjemnějšího pracovního prostředí.

IFMA prováděla benchmarking -porovnání výsledků, z něhož vyplynulo, že zavedením kvalitní FM podpory (včetně zavedení CAFM softwarového systému) ušetřily organizace až 30 % provozních nákladů a 40 % podlahové plochy.

Je výhodnější pro FM poskytovat služby vlastními silami nebo externími pracovníky? Lze to vyjádřit v číslech?

Outsourcing, jak se tento nákup služeb jinak nazývá, je moderním trendem současnosti. V praxi to znamená, že pokud efektivnost zajišťování určitých činností vlastními silami je nižší než nákup těchto služeb od jiné firmy, pak je třeba oddělení zrušit. Pravidlem by mělo být, že firmou, od které službu nakupujeme, by měla být společnost, v níž je tato činnost základní podnikatelskou aktivitou (core business). Toto rozhodnutí však musí být provedeno na základě důkladné FM analýzy.

Praxe je však většinou jiná. Firma usoudí, že určité služby by bylo lepší nakoupit - často je to na základě emocionálního rozhodnutí, z účetnictví se definuje nákladovost této služby a kdo nabídne levnější dodávku, ten zakázku získá. U nás ještě není trh služeb natolik nasycen, aby byly ceny vybalancovány, a tak se 5% úspora jeví jako výhra. Samozřejmě, že každá úspora je dobrá, ale pokud by si management nechal udělat FM analýzu, zjistil by, že tutéž optimalizovanou službu by byl schopen realizovat vlastními silami podstatně levněji a teprve úspora z těchto nákladů opravňuje k outsourcingu.

Dotaz na vyčíslení úspor neumím okamžitě citovat, ale existují čísla ve světových studií. Z opačné strany je zde příklad společnosti Xerox Corporation Plans, která poskytuje FM služby v oblasti administrativní podpory a letos plánuje navýšení obratu v FM oblasti z 25 % na 40 % celkových služeb. Z toho je patrno, že o tyto služby je výrazný zájem.

Hana Stará