Tipy a rady, jak vybrat nejlepší systém pro řízení firmy

Na trhu je mnoho manažerských systémů pro řízení firem, a výběr správného je klíčovým rozhodnutím s dlouhodobými důsledky. Proto je tak důležité, abyste si vybrali ten správný systém podle vašich potřeb a rozpočtu. V tomto článku najdete účinné tipy a rady, jak se správně rozhodnout a zavést řešení, které vám bude nejlépe vyhovovat.

Proč používat systém pro řízení firmy?

Bez ohledu na velikost vaší firmy může být správně vybraný business management systém mocným nástrojem pro vylepšení procesů ve vaší firmě a automatizaci firemních aktivit. U velkých podniků je software pro řízení firmy nezbytný pro získání přehledu napříč celou firmou a udržení organizace. Malým a středním firmám může all-in-one management software, jako je Caflou, pomoci s řízením firemních procesů napříč celou firmou. 

Hlavní důvody, proč by malé firmy měly zvážit pořízení firemního softwaru:

• Zefektivnění firemních činností a procesů
• Automatizace a odstranění lidských chyb u opakujících se úkolů nebo přenosů dat
• Zvýšení produktivity týmu
• Sdílení všech důležitých informací v jednom systému
• Efektivní využití pracovního času
• Nákladová efektivita, není nutno platit více oddělených aplikací

Co hledat v systému řízení firmy

Při zavádění systému pro řízení firmy je důležité zvážit několik klíčových faktorů a funkcí, které by měl takový systém nabízet:

• Automatizace: Podnikový informační systém by měl nabízet adekvátní míru automatizace procesů, což pomůže zefektivnění procesů a úspoře času. Statistiky ukazují, že automatizace může snížit náklady a ušetřit čas. Pro zajímavost téměř tři čtvrtiny globálních firem v oblasti IT a technologií vykazují úsporu v rozmezí 11-50 % času, který zaměstnanci dříve trávili manuálními procesy.
  Automatizované procesy mohou zvýšit produktivitu a zefektivnit každodenní činnosti zaměstnanců. Například s Caflou můžete nastavit podmínky, jejichž splnění spouští určitou akci prováděnou softwarem.
• Cloudové úložiště dat: Řešení založené na cloudu vám umožňuje ukládat všechny své informace bezpečně a na jednom místě. Tím zajistíte, že všichni spolupracující kolegové mají přístup k potřebným informacím kdykoli a odkudkoli prostřednictvím jakéhokoli zařízení připojeného k internetu.
• Řízení práce a úkolů: Možnost organizovat úkoly podle priorit, definovat termíny, přiřadit je různým zaměstnancům a sledovat plnění těchto úkolů v čase je nejzákladnější a nejdůležitější funkcí každého softwaru pro řízení firmy, práce a projektů. Firemní systém vám pomůže vytvářet úkoly, organizovat je podle priority nebo typu, přiřazovat je členům týmu, sledovat jejich průběh a monitorovat stav každého úkolu až do jeho dokončení.
• Řízení projektů: Systém by vám měl umožnit efektivní správu projektů (či zakázek), ideálně s vizualizačními nástroji (např. Kanban nástěnky nebo Ganttovy diagramy) pro lepší sledování a plánování. Komplexní systém vám navíc nabídne řízení projektů v návaznosti na další obchodní procesy, třeba CRM, vytížení týmu nebo plánování financí a cash flow.
• CRM: Důležitou součástí je řízení vztahů se zákazníky, které usnadňuje sledování a správu informací o zákaznících. Pokud je CRM sladěný s dalšími procesy, jako je řízení projektů, fakturace, správa smluv nebo cash flow můžete vidět své zákazníky z perspektivy 360°.
• Řízení vytížení zaměstnanců: Řízení vytížení týmu je další důležitou funkcí firemních informačních systémů, umožní vám efektivně plánovat a přidělovat práci v souladu s kapacitou zaměstnanců.
  
  

Automatizace vede ke značným úsporám času i nákladů
Zdroj: salesforce, IT Leaders Fueling Productivity with Process Automation

9 tipů pro výběr softwaru pro malé firmy

Nyní stojíte před rozhodnutím, které řešení vybrat, aby vám co nejlépe vyhovovalo. 

1. Identifikujte své potřeby: Zaměřte se na to, co potřebujete, abyste mohli určit, kde hledat vhodný software. Co potřebuje váš tým, aby byl více efektivní? Jaké potřebujete vytvářet reporty? 
2. Jednoduché zavedení a použití systému: Zvažte, jak snadné je pro firmu a samotné uživatele nastavit a používat software. Preferujete instalaci softwaru na konkrétní zařízení nebo přístup z cloudu odkudkoli, kde je internet? Uživatelské rozhraní by mělo být příjemné a měli byste se v něm dobře orientovat, ovládání systému by mělo být intuitivní. Tvůrce systému by měl také nabízet podporu, instruktážní videa, jak se systémem pracovat. Důležité jsou také novinky, aktualizace, vylepšení nebo opravy případných chyb…dějí se pravidelně? Nebo tvůrce je tvůrce systému nasazuje jednou za pár let?
3. Funkce pro řízení financí: Řízení financí je pro každou firmu klíčové, firemní systém by vám by vám v tom měl efektivně pomoci.  Pomůže vám nejen řídit celofiremní či projektové cash flow, plánovat a řídit výdaje, ale ohlídá vám i ziskovost projektů nebo překročení nastavených rozpočtů.
   
4. Integrace s ostatními systémy: Ujistěte se, že software lze snadno integrovat s ostatními nástroji, které potřebujete využívat. V dnešní době existují různé jednoduché nástroje (např. Make), které vám umožňují snadno propojit nepropojené systémy a nastavit automatizaci běžných úkonů napříč různými platformami.
   
5. Plán odpovídající rozpočtu: Vyberte plán (tarif), který odpovídá vašemu rozpočtu a zvažte dlouhodobé náklady. A zda za uvedenou cenu využijete systém na maximum.
   
6. Škálovatelnost: Zvolte software, který poroste s vaší firmou, nebude za vámi zaostávat a brzdit vás, ale naopak poroste spolu s vámi. Zde je cloudové řešení výhodou, protože nemusíte investovat do hardwaru, softwaru, nástrojů a úložišť, které v danou chvíli nepotřebujete. Díky tomu jsou tyto systémy vhodné zejména pro malé firmy, které se obvykle vyznačují omezenými zdroji.
   
7. Mobilní aplikace: Ujistěte se, že je k dispozici mobilní aplikace pro přístup odkudkoli, což oceníte vy i vaši zaměstnanci na cestách, kteří budou mít přístup ke všem datům, aniž by museli sedět v kanceláři u počítače.
   
8. Funkce pro reportování: Hledejte software s komplexními funkcemi pro reportování a analýzy. Pokročilé řešení vám navíc umožní vytvářet vlastní grafické reporty a nastavovat různá kritéria pro agregaci a třídění dat.
   
9. Integrované komunikační funkce: Vyberte software s integrovanou komunikací, která zvyšuje produktivitu. Platforma pro řízení firmy by měla nabízet integraci e-mailů, notifikace a komentáře, kdykoli se pak můžete podívat do historie.

Nastal čas vybrat to nejlepší řešení

Majitelé malých firem toho mají na starosti mnoho a často je to opravdu náročné řídit všechny aspekty podnikání. Právě zde vám může pomoci systém pro řízení firmy. Mějte na paměti, že plnohodnotné řešení, jako je například Caflou, může výrazně vylepšit vaše aktivity, efektivitu a celkovou výkonnost tím, že spojí všechny procesy do jednotné a unifikované platformy.

Dnešní trh nabízí nepřeberné množství firemních systémů, každý má nějaké výhody a nevýhody. Věříme, že vám tipy a rady v našem článku pomohou ke správnému rozhodnutí a vy se správným firemním systémem získáte větší přehled ve vašem podnikání.