Vzorový vnitřní předpis k provozování vnitřního oznamovacího systému podle zákona o ochraně oznamovatelů povinným subjektem

Subjektům povinným od 1. srpna 2023 zřídit a provozovat vnitřní oznamovací systém podle zákona o ochraně oznamovatelů se k případnému využití poskytuje pracovní verze vzorového vnitřního předpisu včetně doprovodného komentáře. Zpracovatelé uvítají zpětnou vazbu na základě které bude moci být přistoupenou k eventuální modifikaci vnitřního předpisu na základě sdílení zkušeností s fungováním vnitřního oznamovacího systému v praxi.

Vzorový vnitřní předpis

Ochrana oznamovatelů

 

ČÁST PRVNÍ

ÚVODNÍ USTANOVENÍ

 

Čl. 1

Předmět úpravy

Tento předpis upravuje

a)  příslušnost, postavení, oprávnění a povinnosti osoby určené v XXX (název povinného subjektu) k přijímání a vyřizování oznámení o možném protiprávním jednání podle zákona o ochraně oznamovatelů (dále jen „příslušná osoba“),

b)  práva a povinnosti osoby, proti které oznámení o možném protiprávním jednání podle zákona o ochraně oznamovatelů (dále jen „oznámení“) směřuje (dále jen „dotčená osoba“) a

c)   povinnosti představeného, státního zaměstnance, jiného zaměstnance, osoby ve služebním poměru podle jiného právního předpisu a osoby vykonávající odbornou praxi nebo stáž zařazených v XXX při přijímání a vyřizování oznámení (dále jen „osoba zúčastněná na prošetřování“).

Čl. 2

Příslušnost a působnost

(1)    Příslušná osoba přijímá a vyřizuje oznámení, které podal státní zaměstnanec zařazený v XXX, jiný zaměstnanec zařazený v XXX nebo osoba vykonávající v XXX dobrovolnickou činnost, odbornou praxi nebo stáž (dále jen „oznamovatel“).

(2)    Oznámení obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u XXX, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem zaměstnání, dobrovolnické činnosti, odborné praxe nebo stáže v XXX a které

a)    má znaky trestného činu,

b)    má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,

c)    porušuje zákon o ochraně oznamovatelů nebo

d)    porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti

 

1.        finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,

2.        daně z příjmů právnických osob,

3.        předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,

4.        ochrany spotřebitele,

5.        souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,

6.        bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,

7.        ochrany životního prostředí,

8.        bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,

9.        radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,

10.      hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,

11.      ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,

12.      ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,

13.      ochrany finančních zájmů Evropské unie^[1]), nebo

14.      fungování vnitřního trhu^[2]) včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

 

(3)    Oznámení obsahuje údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele; má se za to, že údaje o totožnosti oznamovatele jsou pravdivé. Oznámení nemusí obsahovat údaje podle věty první, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě známa.

(4)    Za oznámení podle odstavce 1 se nepovažuje část oznámení, která obsahuje

a)      informace, jejichž oznámení by mohlo bezprostředně ohrozit

1.   svrchovanost, územní celistvost a demokratické základy České republiky,

2.   vnitřní pořádek a bezpečnost,

3.   ve větším rozsahu životy a zdraví osob,

4.   ochranu informací o veřejných zakázkách v oblasti obrany nebo bezpečnosti, ledaže je zadávání těchto zakázek upraveno předpisem Evropské unie[3],

5.   plnění mezinárodních závazků v oblasti obrany,

6.   významné bezpečnostní operace,

7.   bojeschopnost ozbrojených sil České republiky, nebo

b)      informace o činnosti zpravodajských služeb České republiky,

c)      jejichž oznámení by představovalo porušení povinnosti zachovávat mlčenlivost duchovních v souvislosti s výkonem zpovědního tajemství nebo práva obdobného zpovědnímu tajemství^[4]).

 

Čl. 3

Postavení příslušné osoby

(1)    Postavení, znalosti, schopnosti, dovednosti a vlastnosti příslušné osoby nesmí zavdávat důvod k pochybnosti o tom, že svou činnost vykonává řádně a nestranně.

(2)    Příslušné osobě nelze udělovat pokyny, ani její činnost jinak ovlivňovat způsobem, který by mařil nebo ohrožoval její řádný výkon. Kontrola řádného výkonu činnosti příslušné osoby nadřízeným představeným nebo nadřízeným vedoucím zaměstnancem není za současného zachování požadavku nestrannosti a důvěrnosti informací souvisejících s oznámením podle tohoto vnitřního předpisu první větou dotčena.

(3)    Příslušná osoba bezodkladně předá oznámení k vyřízení jiné příslušné osobě, lze-li vzhledem k jejímu poměru vůči oznamovateli nebo k informacím uvedeným v oznámení důvodně pochybovat o její nestrannosti.

(4)    Pokud nelze oznámení předat k vyřízení jiné příslušné osobě, uvědomí o této skutečnosti příslušná osoba oznamovatele a poučí ho o právu podat oznámení prostřednictvím vnějšího oznamovacího systému v působnosti Ministerstva spravedlnosti.

 

 

 

ČÁST DRUHÁ

PŘIJÍMÁNÍ A VYŘIZOVÁNÍ OZNÁMENÍ

 

Čl. 4

Přijímání oznámení

Příslušná osoba přijímá oznámení písemně nebo ústně, a to telefonicky nebo prostřednictvím systému hlasových zpráv. Na žádost oznamovatele přijme příslušná osoba oznámení osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal. Nelze-li lhůtu dodržet z důvodů na straně oznamovatele, poznamená příslušná osoba tuto skutečnost do spisu.

 

Čl. 5

Vyřizování oznámení

(1)    Příslušná osoba bezodkladně písemně vyrozumí oznamovatele o přijetí oznámení, nejdéle však do 7 dnů ode dne přijetí oznámení. Věta první se nepoužije, jestliže příslušné osobě není oznamovatel znám, jestliže je zřejmé, že by takovým postupem byla prozrazena totožnost oznamovatele anebo jestliže o to oznamovatel požádal.

(2)    Příslušná osoba posoudí důvodnost informací uvedených v oznámení a písemně vyrozumí oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím. Věta druhá odstavce 1 se použije obdobně.

(3)    Pokud oznámení neobsahuje všechny potřebné informace či údaje, vyzve příslušná osoba oznamovatele k jejich doplnění.

(4)    Není-li při posuzování důvodnosti zjištěno protiprávní jednání podle čl. 2 odst. 2, poučí příslušná osoba oznamovatele ve lhůtě podle odstavce 2 o právu podat oznámení Ministerstvu spravedlnosti a příslušnému orgánu veřejné moci.

(5)    Bylo-li při posuzování důvodnosti zjištěno možné protiprávní jednání, příslušná osoba, je-li to možné s ohledem na zachování důvěrnosti totožnosti oznamovatele a osoby podle čl. 8 odst. 2 písm. a) až h), bez zbytečného odkladu navrhne XXX opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu.

(6)    Příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele o výsledku každé fáze vyřizování oznámení bezprostředně po tom, co byla ukončena, nejdéle však do 90 dnů ode dne přijetí oznámení. Kromě výsledku posouzení důvodnosti informací uvedených v oznámení informuje zejména o

a)      ochraně, která oznamovateli na základě podaného oznámení náleží,

b)      zjištěném protiprávním jednání,

c)      navržených preventivních nebo nápravných opatřeních a důvodech jejich navržení,

d)      přijatých preventivních nebo nápravných opatřeních a jejich důvodnosti, byla-li ve lhůtě podle tohoto odstavce přijata, a

e)      jiném způsobu vyřízení oznámení.

(7)    Dojde-li oznámení, jež má přijímat a vyřizovat příslušná osoba, jiné osobě nebo organizačnímu útvaru XXX, bezodkladně musí být postoupeno k vyřízení příslušné osobě, a to způsobem, který zajistí zachování důvěrnosti obsahu oznámení i totožnosti oznamovatele. Z evidence dokumentů i ze spisu musí být zároveň vymazány veškeré informace týkající se takového oznámení, pokud je to možné.

(8)    Dojde-li příslušné osobě podání, k jehož přijetí není příslušná, bezodkladně jej postoupí příslušnému organizačnímu útvaru XXX. Před postoupením podání příslušná osoba upozorní podatele na skutečnost, že se nejedná o oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů a předmětná úprava se neuplatní. Příslušná osoba znečitelní nebo jinak utají informace a osobní údaje, ze kterých lze totožnost podatele dovodit, ledaže podatel s postoupením těchto informací a údajů souhlasí.

(9)    Tímto předpisem není dotčena povinnost podle § 8 odst. 1 trestního řádu[5] a § 73 zákona o odpovědnosti za přestupky a řízení o nich[6].

 

Čl. 6

Evidence a uchovávání oznámení

(1)    Příslušná osoba vede v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu

a)      datum přijetí oznámení,

b)      jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jí tyto údaje známy,

c)      shrnutí obsahu oznámení a identifikace dotčené osoby, je-li jí její totožnost známa,

d)      datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jeho výsledek,

e)      navržená a přijatá preventivní nebo nápravná opatření.

(2)    Příslušná osoba uchovává oznámení a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.

(3)    Do evidence podle odstavce 1 a k oznámením a dokumentům uchovávaným podle odstavce 2 má přístup pouze příslušná osoba.

 

Čl. 7

Zpracování osobních údajů

(1)    Na zpracování osobních údajů v souvislosti s oznámením se nevztahuje povinnost posouzení vlivu zpracování osobních údajů na ochranu osobních údajů.

(2)    Osobní údaje se ve vztahu k oznámení zpracovávají na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) obecného nařízení o ochraně osobních údajů[7] (dále jen „GDPR“).

(3)    Zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 odst. 1 GDPR je možné ve vztahu k oznámení zpracovávat na základě čl. 9 odst. 2 písm. e), f) nebo g) GDPR.

(4)    Informační povinnost podle čl. 13 a 14 GDPR je třeba plnit za současného zachování důvěrnosti podle tohoto vnitřního předpisu.

(5)    Výkon práva na přístup k osobním údajům podle čl. 15 GDPR lze subjektu údajů v souladu s čl. 23 GDPR umožnit pouze za předpokladu, že bude zachována důvěrnost totožnosti oznamovatele a dalších osob uvedených v oznámení.

(6)    Žádost o přístup k osobním údajům týkající se oznámení předá osoba pověřená výkonem agendy ochrany osobních údajů k vyřízení příslušné osobě.

(7)    Zjistí-li příslušná osoba, že v souvislosti s oznámením nejsou žádné údaje vedeny nebo, že se uplatní výjimka z povinnosti takovou informaci poskytnout, žádost bez dalšího odloží.

(8)    Povinnost oznámit porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů se za současného zachování důvěrnosti podle tohoto vnitřního předpisu vztahuje rovněž na příslušnou osobu.

 

 

ČÁST TŘETÍ

OCHRANA PŘED ODVETNÝMI OPATŘENÍMI A PRÁVA A POVINNOSTI PŘÍSLUŠNÉ OSOBY A DALŠÍCH OSOB

 

Čl. 8

Ochrana oznamovatele a dalších osob

(1)    Odvetným opatřením se rozumí jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele podle § 2 odst. 3 a 4 zákona o ochraně oznamovatelů, které bylo vyvoláno učiněním oznámení a které oznamovateli nebo osobě podle odstavce 2 písm. a) až h) může způsobit újmu; při splnění těchto podmínek je odvetným opatřením zejména

a)    rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,

b)    zproštění výkonu služby, zařazení mimo výkon služby nebo skončení služebního poměru,

c)    zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,

d)    odvolání z místa vedoucího zaměstnance nebo ze služebního místa představeného,

e)    uložení kárného opatření nebo kázeňského trestu,

f)     snížení mzdy, platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,

g)    přeložení nebo převedení na jinou práci nebo na jiné služební místo,

h)    služební hodnocení nebo pracovní posudek,

i)      neumožnění odborného rozvoje,

j)      změna pracovní nebo služební doby,

k)    vyžadování lékařského posudku nebo pracovně lékařské prohlídky,

l)      výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo

m)   zásah do práva na ochranu osobnosti.

(2)    Odvetnému opatření nesmí být vystaven oznamovatel ani

a)    osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti,

b)    osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou,

c)    osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele,

d)    osoba oznamovatelem ovládaná,

e)    právnická osoba, v níž má oznamovatel účast, osoba ji ovládající, jí ovládaná osoba nebo osoba, která je s touto právnickou osobou ovládaná stejnou ovládající osobou,

f)     právnická osoba, jejíhož voleného orgánu je oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,

g)    osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 a 4 zákona o ochraně oznamovatelů, nebo 

h)    svěřenský fond, jehož je oznamovatel nebo právnická osoba podle písmene e) nebo f) zakladatelem nebo obmyšleným nebo ve vztahu k němuž jsou oznamovatel nebo právnická osoba podle písmene e) nebo f) osobou, která podstatným způsobem zvýší majetek svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti.

(3)    Měl-li oznamovatel oprávněné důvody se domnívat, že oznámení bylo nezbytné pro odhalení porušení podle čl. 2 odst. 2, nepovažuje se oznámení za porušení bankovního tajemství, smluvní povinnosti mlčenlivosti, povinnosti mlčenlivosti podle daňového řádu ani povinnosti zachovávat mlčenlivost podle právních předpisů upravujících práci nebo jinou obdobnou činnost, s výjimkou povinnosti

a)      zajistit ochranu utajovaných informací[8] a informací, jejichž vyzrazení by zjevně mohlo ohrozit probíhající trestní řízení nebo ochranu zvláštních skutečností podle zákona upravujícího krizové řízení[9],

b)      mlčenlivosti při výkonu činnosti notáře, notářského kandidáta a koncipienta, státního zástupce, asistenta a právního čekatele, advokáta a advokátního koncipienta, soudního exekutora, exekutorského kandidáta a koncipienta, soudce, soudce Ústavního soudu, asistenta soudce, justičního kandidáta a mlčenlivosti zaměstnance notáře, soudního exekutora, advokáta a zaměstnance společnosti, prostřednictvím které advokát vykonává advokacii jako společník podle zákona upravujícího výkon advokacie, nebo obdobné zahraniční společnosti, nebo další osoby, která se v rámci takové společnosti podílí na poskytování právních služeb,

c)      mlčenlivosti při poskytování právní pomoci v řízení před soudem nebo jiným orgánem veřejné moci, nebo

d)      mlčenlivosti při poskytování zdravotních služeb[10].

(4)    Oznámení a jednání oznamovatele nebo osoby podle odstavce 2 písm. a) až h) v souvislosti se zjišťováním informací, které se později staly obsahem oznámení, se nepovažuje za porušení smluvní nebo zákonné povinnosti, s výjimkou případů, kdy je jednáním v souvislosti se zjišťováním takových informací spáchán trestný čin; to neplatí, pokud oznamovatel nebo osoba podle odstavce 2 písm. a) až h) neměli oprávněný důvod se domnívat, že oznámení bylo nezbytné pro odhalení porušení podle čl. 2 odst. 2. Tím není dotčeno ustanovení odstavce 3.

 

Čl. 9

Oprávnění příslušné osoby

(1)    Příslušná osoba je při posuzování důvodnosti oznámení oprávněna

a)      požadovat prokázání totožnosti dotčené osoby nebo osoby zúčastněné na prošetřování předložením služebního průkazu nebo jiného zaměstnaneckého identifikačního průkazu,

b)      požadovat sdělení údajů a předložení nebo zpřístupnění listin, audiovizuálních a digitálních záznamů a jiných věcí, které mohou souviset s oznámením,

c)      pořizovat si z předložených nebo zpřístupněných listin elektronické obrazy, výpisy, opisy nebo kopie,

d)      pořizovat si kopie předložených nebo zpřístupněných audiovizuálních a digitálních záznamů,

e)      pořizovat se souhlasem dotčené osoby nebo osoby zúčastněné na prošetřování zvukový nebo obrazově zvukový záznam jejich ústního projevu,

f)       vstupovat do všech prostor v XXX, které mohou souviset s oznámením.

(2)    Příslušná osoba je při prošetřování dále oprávněna požadovat od dotčené osoby nebo od osoby zúčastněné na prošetřování ústní vysvětlení, jehož podání mohou odmítnout; o této skutečnosti je příslušná osoba poučí. O průběhu a obsahu vysvětlení sepíše příslušná osoba záznam, nebo pořídí zvukový nebo obrazový záznam. Záznam podepisuje příslušná osoba a osoba, která vysvětlení poskytla. Tím není dotčena povinnost zachovávat důvěrnost podle tohoto vnitřního předpisu.

(3)    Příslušná osoba je dále oprávněna požadovat od zaměstnanců XXX v přiměřené lhůtě zpracování písemného odborného stanoviska ke skutkovým a právním otázkám souvisejícím s oznámením; tím není dotčena povinnost zachovávat důvěrnost podle tohoto vnitřního předpisu.

 

Čl. 10

Povinnosti příslušné osoby

(1)    Příslušná osoba vykonává svou činnost osobně.

(2)    Příslušná osoba postupuje při výkonu své činnosti nestranně.

(3)    Příslušná osoba zachovává důvěrnost totožnosti oznamovatele i osoby podle čl. 8 odst. 2 písm. a) až h), jakož i informací, které by k odhalení jejich totožnosti mohly vést; to neplatí, udělí-li k postupu, který by mohl ohrozit zachování důvěrnosti totožnosti, oznamovatel nebo osoba podle čl. 8 odst. 2 písm. a) až h) písemný souhlas. Tím není dotčen čl. 5 odst. 4.

(4)    Příslušná osoba může nezbytně širokému okruhu jiných osob odhalit totožnost dotčené osoby tehdy, je-li to nezbytné k řádnému prošetření informací uvedených v oznámení nebo k navržení nebo uložení preventivního nebo nápravného opatření.

(5)    Příslušná osoba rovněž zachovává důvěrnost informací, jejichž prozrazení by mohlo zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení, zejména řádné prošetření informací uvedených v oznámení a předejití nebo nápravu protiprávního stavu.

(6)    Informace a osobní údaje, o kterých se zachovává důvěrnost, neposkytuje příslušná osoba ani na základě žádosti podle zákona o svobodném přístupu k informacím[11].

(7)    Příslušná osoba předloží svému bezprostředně nadřízenému představenému nebo bezprostředně nadřízenému vedoucímu zaměstnanci do 1. března následujícího kalendářního roku písemnou zprávu o své činnosti za uplynulý kalendářní rok. Nedojde-li takovým postupem k porušení důvěrnosti podle tohoto vnitřního předpisu, ve zprávě uvede alespoň

a)      celkový počet oznámení,

b)      počet oznámení, která byla předána k prošetření jiné příslušné osobě, včetně odůvodnění,

c)      počet oznámení, která byla předána příslušnému orgánu veřejné moci,

d)      počet probíhajících prošetření,

e)      počet ukončených prošetření,

f)       počet oznámení, u kterých informace v nich uvedené nebylo možné prošetřit, včetně odůvodnění,

g)      počet oznámení spadajících do věcné působnosti podle čl. 2 odst. 2,

h)      počet oznámení spadajících do osobní působnosti podle čl. 2 odst. 2 a

i)       zjištěné nedostatky, navržená preventivní nebo nápravná opatření a přijatá preventivní nebo nápravná opatření.

 

Čl. 11

Povinnosti dalších osob

(1)    Dotčená osoba a osoba zúčastněná na prošetřování jsou povinny umožnit příslušné osobě výkon jejich oprávnění, nestanoví-li tento předpis jinak.

(2)    Důvěrnost podle tohoto vnitřního předpisu je povinna zachovávat každá osoba, která k chráněné informaci nebo osobnímu údaji získá přístup.

(3)    Představený nebo vedoucí zaměstnanec, který je bezprostředně nadřízen příslušné osobě, zveřejní zprávu podle čl. 10 odst. 7 způsobem umožňujícím dálkový přístup do 15 dnů ode dne jejího předložení příslušnou osobou.

 

 

 

 

KOMENTÁŘ

 

Úvod

Tento vzorový vnitřní předpis má povinným subjektům primárně veřejnoprávní povahy pomoci nastavit základní rámec fungování tzv. vnitřního oznamovacího systému podle zákona o ochraně oznamovatelů (dále také jen „ZOO“), který bude účinný od 1. 8. 2023.

Nejedná se o vnitřní předpis, který by se držel minimálních požadavků relevantních předpisů, nýbrž takový, který se snaží nastavit rámec efektivnímu fungování vnitřního oznamovacího systému. Současně se však nejedná o maximalistickou variantu vnitřního předpisu, přičemž zpracovatelé předpokládají a doporučují adaptaci vnitřního předpisu na prostředí a specifika příslušného povinného subjektu. Odchylky, které jdou nad rámec zákonných požadavků, jsou uvedeny u dotčených ustanovení a dovodit je lze rovněž z tabulek odkazujících na související ustanovení zákona o ochraně oznamovatelů. Tam, kde Komentář odkazuje na návrh ZOO včetně jeho konkrétních ustanovení, odkazuje na verzi schválenou Poslaneckou sněmovnou dne 21. 4. 2023 jako sněmovní tisk č. 352.

 

Článek 1

Předmět úpravy

Související ustanovení
Zákon o ochraně oznamovatelů:	Písm. a): § 9 odst. 1, § 11 Písm. b): - Písm. c): -

Písmeno a)

Vymezuje činnost příslušné osoby podle ZOO, určené u daného povinného subjektu.

Písmeno b)

Stanoví použití tohoto předpisu rovněž na povinnosti osob, proti kterým oznámení směřuje, tedy tzv. dotčeným osobám(tj. proti domnělým pachatelům protiprávního jednání).

Písmeno c)

Vymezuje působnost tohoto předpisu na povinnosti v podstatě všech osob v dané organizaci, které se mohou na procesu přijímání a vyřizování oznámení, ať už pasivně či aktivně, podílet. A mohou se na ně tedy vztahovat povinnosti s těmito procesy související.

 

Článek 2

Příslušnost a působnost

Související ustanovení
Zákon o ochraně oznamovatelů:	Odstavec 1: § 2 odst. 1, § 9 odst. 2 písm. a) a b) bod 3 Odstavec 2: § 2 odst. 1 Odstavec 3: § 2 odst. 2 3 odst. 3 písm. a) a b), § 4 odst. 3 Odstavec 4: § 3 odst. 3

Odstavec 1

Upravuje postavení osoby příslušné k přijímání a vyřizování oznámení a stanoví jí povinnost přijímat a vyřizovat oznámení podaná vyjmenovanými osobami. Ve vztahu k osobám, od kterých je příslušná osoba oznámení povinna přijímat a následně je vyřizovat, je návrh vnitřního předpisu minimalistický, když využívá výjimky, kterou stanoví ZOO v § 9 odst. 2 písm. a) a písm. b) bod 3. Vyloučí-li tedy povinný subjekt přijímání oznámení od osoby, která pro povinný subjekt nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) tak, že tuto informaci zveřejní způsobem umožňujícím dálkový přístup, bude povinen přijímat a vyřizovat oznámení pouze od osob uvedených v čl. 2 odst. 1 vnitřního předpisu, resp. § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) ZOO.

Takový přístup má své výhody i nevýhody a je na povinném subjektu, aby zvážil, jaké nastavení vnitřního oznamovacího systému nakonec zvolí. Všichni oznamovatelé bez výjimky se v každém případě mohou obracet na Ministerstvo spravedlnosti, jakožto tzv. externí oznamovací systém, případně na jiné orgány veřejné moci příslušné k řešení oznamovaného protiprávního jednání. Výše uvedeným vyloučením určitých osob se tedy povinný subjekt vzdává možnosti kontroly nad jimi podávanými oznámeními. Na druhou stranu se však rovněž zbavuje povinnosti se těmito oznámeními, jejichž vyřizování by mohlo klást vyšší nároky např. na alokaci dostatečných lidských zdrojů, zabývat. Dá se rovněž předpokládat, že prošetřovací pravomoci příslušné osoby a možnosti navrhování a přijímání nápravných či preventivních opatření mohou být v případech oznámení od jiných než v tomto ustanovení uvedených osob, velmi omezené. V praxi nicméně bude náležet ochrana i oznamovatelům, kteří oznámí porušení týkající se osob, nad kterými daná organizace nevykonává žádnou kontrolní pravomoc a není vůči nim nadána žádnými prošetřovacími ani jinými personálními pravomocemi. I takové oznámení, pokud tak stanoví vnitřní předpis, by ale příslušná osoba mohla přijmout a v rámci svých pravomocí prošetřit.

Odstavec 2

Přejímá znění § 2 odst. 1 ZOO a stanoví tedy věcnou působnost. Oznamovat lze možná protiprávním jednání, k nimž došlo nebo má dojít, a která naplňují další vyjmenované znaky. Oznamovatel tedy není povinen provést bezchybnou právní analýzu z hlediska toho, zda jím oznamované protiprávní jednání spadá od věcné působnosti ZOO, resp. vnitřního předpisu. Až na případy zjevně překračující rámec věcné působnosti tak lze příslušným osobám doporučit, aby s oznámením a oznamovatelem v režimu ZOO zacházely. S konečnou platností bude moci o oznamovatelově nároku na ochranu rozhodnout až soud. Obdobně ani příslušná osoba není povinna oznamované protiprávní jednání neomylně právně kvalifikovat, a to tím spíš, že na ni ZOO ani vnitřní předpis nekladou žádné požadavky stran odborného vzdělání. ZOO pak negarantuje ochranu oznamovatelům, kteří učinili oznámení vědomě nepravdivé, tedy takové, u kterého oznamovatel neměl oprávněné důvody se domnívat, že se zakládá na pravdivých informacích.

K lepšímu přiblížení toho, čeho se oznámení může týkat, obsahuje vzorový vnitřní předpis po vzoru ZOO výčet oblastí, do nichž unijní předpisy vyjmenované v příloze Směrnice (viz Eurlex a oznamovatel.justice.cz) spadají.

Odstavec 3

Stanoví oznamovateli povinnost se v oznámení ztotožnit. Tomu odpovídá povinnost příslušné osoby se zabývat pouze takovými oznámeními, které obsahují uvedené údaje o totožnosti oznamovatele. Je na povinném subjektu, zda se rozhodne přijímat a vyřizovat i anonymní oznámení, nicméně tak nemusí činit způsobem a ve lhůtách stanovených ZOO. V souladu s § 4 odst. 3 ZOO nicméně od okamžiku, kdy je totožnost původně anonymního oznamovatele odhalena komukoliv, kdo by jej mohl vystavit odvetnému opatření, náleží i tomuto oznamovateli ochrana.

Odstavec 4

Vymezuje informace, které se za součást oznámení nepovažují. Oznamovatel by tedy takové informace z důvodu ochrany bezpečnostních zájmů České republiky ve smyslu tohoto vnitřního předpisu a porušení zpovědního tajemství neměl oznamovat, a pokud je oznámení založeno pouze na informacích výše uvedené povahy, nebude se jednat o oznamovatele ve smyslu ZOO. Pokud se však oznámení bude týkat i jiných skutečností a bude-li obsahovat informace, které lze oznamovat, bude oznamovateli ve vztahu k relevantní části oznámení náležet ochrana (budou-li naplněny ostatní podmínky) a příslušná osoba se touto částí oznámení, tedy částí neobsahující informace vyloučené z oznamování, bude muset zabývat.

 

Článek 3

Postavení příslušné osoby

Související ustanovení
Zákon o ochraně oznamovatelů:	Odstavec 1: § 10, § 11 odst. 1 písm. d) Odstavec 2: § 11 odst. 1 písm. c) a d) Odstavec 3 a 4: § 11 odst. 1 písm. d)

Odstavec 1

Výběru příslušné osoby by měla být věnována zvláštní péče, přičemž by mělo být přihlíženo zejména k jejím vlastnostem (a to v kontextu morálky i kontextu pracovním, společenském a osobnostním), schopnostem, morálnímu kreditu a důvěryhodnosti tak, aby se oznamovatelé nemuseli obávat na příslušnou osobu obrátit. Je totiž v nejvyšším zájmu povinných subjektů, aby vnitřní oznamovací systém byl skutečně funkční. Čl. 3 odst. 1 jde nicméně nad rámec minimálních zákonných požadavků, jelikož ZOO v § 10 jako povinné předpoklady pro výkon funkce příslušné osoby stanoví pouze bezúhonnost, zletilost a plnou svéprávnost. Postavením příslušné osoby se rozumí její pozice v rámci dané organizace – tedy jak služební/pracovní zařazení, tak jeho vztahy s nadřízenými, kolegy atd. Pokud příslušná osoba některou z výše uvedených vlastností pozbyde, měla by být nahrazena vhodnější osobou.

Odstavec 2

Příslušná osoba musí být v rámci výkonu své činnosti nestranná. Do její činnosti ve vztahu k oznámením nelze jakkoliv zasahovat, a to ani faktickými pokyny ze strany zaměstnavatele, respektive nadřízeného představeného či nadřízeného vedoucího zaměstnance, ledaže by tuto činnost nevykonávala řádně. Nicméně ani kontrola ze strany nadřízeného představeného a nadřízeného vedoucího zaměstnance nesmí prolamovat ochranu důvěrnosti totožnosti oznamovatele, dalších osob a dalších informací a osobních údajů uvedených v oznámení.

Odstavec 3 a 4

Existuje-li důvodná pochybnost o nestrannosti příslušné osoby, je vhodné oznámení bezodkladně předat k vyřízení jiné příslušné osobě.

Může nastat situace, kdy nebude možné oznámení předat k vyřízení jiné příslušné osobě, ať už z důvodů kapacitních, z důvodu „podjatosti“ všech příslušných osob, nebo z důvodů jiných. V takovém případě nezbývá než o této skutečnosti informovat oznamovatele, poučit ho o možnosti podat oznámení prostřednictvím externího oznamovacího systému, a stojí-li o to oznamovatel, oznámení standardním způsobem vyřídit.

 

Článek 4

Přijímání oznámení

Související ustanovení
Zákon o ochraně oznamovatelů:	§ 12 odst. 1

Oznámení lze podat písemně (i elektronicky) nebo ústně (osobně, telefonicky či prostřednictvím jiného systému hlasových zpráv). K telefonickému přijetí oznámení lze využít standardní telefonickou linku nebo jakýkoliv systém hlasových zpráv, např. k tomu určený software atp.

 

Článek 5

Vyřizování oznámení

Související ustanovení
Zákon o ochraně oznamovatelů:	Odstavec 1: § 12 odst. 2 Odstavec 2: § 12 odst. 3 Odstavec 3: - Odstavec 4: § 12 odst. 4 a 6 Odstavec 5: § 11 odst. 1 písm. b), § 12 odst. 5 Odstavec 6: § 12 odst. 2, 3, 4, 5, 6 Odstavec 7: § 9 odst. 2 písm. e), 20 odst. 1 a 2 Odstavec 8: Odstavec 9: § 20 odst. 3

Odstavec 1

Oznamovatele je třeba v maximální lhůtě 7 dnů vyrozumět o přijetí oznámení. Takový postup se uplatní rovněž v případě přijetí oznámení ústně, a to i osobně. Oznamovatel by totiž i v těchto případech měl disponovat důkazem o tom, že oznámení skutečně podal a příslušná osoba o tom, že oznámení přijala. Řádným vyrozumíváním oznamovatele lze předcházet tomu, že se oznamovatel namísto toho, aby oznamované jednání řešil interně, obrátí buď na Ministerstvo spravedlnosti coby externí oznamovací kanál (případně jiný příslušný orgán veřejné moci) nebo oznámení přímo uveřejní. Povinný subjekt se tak připraví o možnost oznámení efektivně interně vyřešit, zároveň se může vystavit i reputačnímu riziku atp. Obecně lze předpokládat, že omezení vyrozumívání oznamovatele ve smyslu rizika, že „by takovým byla prozrazena oznamovatelova totožnost“, bude nutné vykládat spíše restriktivně a oznamovatel, který bude mít z vyrozumívání obavy, o vynechání tohoto kroku požádá.

Je-li oznámení podáváno „na etapy“ (např. kvůli rozsáhlému důkaznímu materiálu) a příslušná osoba je s takovým postupem oznamovatele od počátku srozuměna, lhůta pro potvrzení přijetí oznámení, respektive lhůta pro jeho vyřízení začíná plynout až od okamžiku, kdy je oznámení skutečně podáno, tedy podáno v kompletním rozsahu.

Odstavec 2

Příslušná osoba posoudí důvodnost oznámení a písemně vyrozumí oznamovatele o výsledku do 30 dnů od přijetí oznámení. Ve výjimečných případech je možné tuto lhůtu nejvýše dvakrát prodloužit, o čemž je nutné oznamovatele předem písemně informovat.

Odstavec 3

Pokud tím nedojde k ohrožení zachování důvěrnosti totožnosti oznamovatele obdobně jako v odstavci 1, měla by být příslušná osoba s oznamovatelem v pravidelném kontaktu (k tomu blíže k odstavci 6), a to včetně komunikace ohledně toho, zda je oznámení kompletní, obsahuje všechny potřebné či zákonem vyžadované informace atd. Nejedná se nicméně o povinnost příslušné osoby, která by plynula ze ZOO. Pravidelným kontaktem s oznamovatelem lze však předejít tomu, že oznamovatel bude mít pocit, že se s jeho oznámením „nic neděje“, a že se případně raději obrátí na Ministerstvo spravedlnosti či jiný příslušný orgán veřejné moci.

 

Odstavec 4

Jestliže příslušná osoba nezjistí v rámci posuzování důvodnosti oznámení, že došlo ke spáchání protiprávního jednání, vyrozumí o této skutečnosti oznamovatele a současně ho poučí o právu podat oznámení příslušnému orgánu veřejné moci. Skutečnost, že příslušná osoba spáchání protiprávního jednání neshledali, ještě nemusí znamenat, že k protiprávnímu jednání skutečně nedošlo a že příslušný orgán veřejné moci nemůže učinit odlišný závěr. Oznamovatel musí být ve všech fázích posuzování důvodnosti oznámení maximálně informován o svém postavení, právech a ochraně, která mu náleží (k tomu blíže k odstavci 6).

Odstavec 5

Příslušná osoba navrhuje po posouzení důvodnosti oznámení zaměstnavateli (případně jiným osobám, což by bylo vhodné ve znění vnitřního předpisu konkretizovat dle vnitřní struktury daného povinného subjektu) opatření k předejití protiprávního stavu, nebo k jeho nápravě, a to v případě, že k protiprávnímu jednání již došlo. I v tomto případě by však příslušná osoba v souladu s § 11 odst. 1 písm. b) ZOO měla mít na paměti zejména ochranu oznamovatele. V případě, že by navržení tzv. nápravných opatření vedlo k odhalení totožnosti oznamovatele a dalších chráněných osob.

Obdobně bude nutné postupovat, jestliže bude příslušná osoba postavena před otázku, zda upřednostnit řádné posouzení důvodnosti oznámení, nebo ochranu totožnosti oznamovatele. I v takovém případě by měla upřednostnit ochranu oznamovatele, ledaže by k pokračování posuzování důvodnosti i za takových okolností udělil souhlas. V takovém případě však musí být jasně informován a seznámen s důsledky, které pro něho takový postup může mít.

Odstavec 6

Příslušná osoba písemně informuje oznamovatele o výsledku každé fáze vyřizování oznámení, a to bezprostředně po tom, co byla ukončena, nejdéle však souhrnně do 3 měsíců od potvrzení přijetí oznámení. Písemné vyrozumívání nemusí být realizováno oficiálními dopisy, nicméně prokazatelným způsobem.

Odstavec 7

Jedním ze základních principů právní úpravy ochrany oznamovatelů je ochrana důvěrnosti totožnosti oznamovatele a informací a údajů uvedených v oznámení. Dojde-li proto oznámení z jakéhokoliv důvodu osobě sice pracující v dané organizaci, nicméně takové, která není pověřená výkonem agendy ochrany oznamovatelů, musí tato osoba oznámení bezodkladně postoupit osobě touto agendou pověřené. I v takovém případě platí povinnost zachování důvěrnosti a je proto třeba, pokud je to možné, aby tato osoba vymazala z evidence dokumentů i ze spisu veškeré údaje týkající se oznámení, které je povinna předat příslušné osobě.

Odstavec 8

Dojde-li příslušné osobě podání, k jehož vyřízení není příslušná, postoupí jej osobě či útvaru pověřeným výkonem dotčené agendy. Vzhledem k tomu, že podatel se v takovém případě bude domnívat, že mu náleží ochrana v rozsahu podle ZOO, měla by příslušná osoba k této skutečnosti přihlédnout a nakládat proto i s takovým podáním se zvýšenou opatrností. Příslušná osoba by proto měla znečitelnit nebo jinak utajit údaje, ze kterých lze totožnost podatele dovodit. Uvedené jde nad minimální požadavky ZOO, navrhovaný postup však může významně přispět k tomu, aby se oznamovatelé neobávali oznamovat a k důvěryhodnosti celého systému.

Odstavec 9

Státní, respektive správní orgány, musí i nadále podle platné právní úpravy neprodleně oznamovat státnímu zástupci nebo policejnímu orgánu skutečnosti nasvědčující tomu, že byl spáchán trestný čin a příslušnému správnímu orgánu důvodné podezření, že byl spáchán přestupek.

 

Článek 6

Evidence a uchovávání oznámení

Související ustanovení
Zákon o ochraně oznamovatelů:	Odstavec 1: § 21 odst. 1 Odstavec 2: § 21 odst. 2 Odstavec 3: § 21 odst. 3

Odstavec 1

Příslušná osoba vede evidenci vyjmenovaných údajů o přijatých oznámeních v elektronické podobě.

Odstavec 2

Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení jako taková po dobu 5 let od jejich přijetí, a to zejména pro potřebu dalších šetření, ať už interních či příslušnými orgány veřejné moci.

Odstavec 3

Stejně jako ve vztahu k oznámením samotným, tak i ve vztahu k evidenci stále platí povinnost ochrany důvěrnosti totožnosti oznamovatele, dalších osob i informací uvedených v oznámení a k přístupu k nim je tedy oprávněna pouze příslušná osoba. Jelikož hlavním požadavkem evidence přijatých oznámení a informací a uchovávání oznámení je ochrana důvěrnosti, tedy omezení přístupu nepovolaným osobám, je na zaměstnavateli samotném, jaký druh a technickou podobu evidence zvolí, pokud výše uvedený požadavek bude naplněn.

 

Článek 7

Zpracování osobních údajů

Související ustanovení
Zákon o ochraně oznamovatelů:	-

Odstavec 1

S ohledem na § 10 zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, který uvádí, že „Správce nemusí provádět posouzení vlivu zpracování na ochranu osobních údajů před jeho zahájením, pokud mu právní předpis stanoví povinnost takové zpracování osobních údajů provést.“, se domníváme, že zpracování osobních údajů v rámci vnitřního oznamovacího systému samo o sobě této povinnosti nepodléhá, nicméně je možné provedení tzv. DPIA zvážit.

Odstavec 2

Právním základem pro zpracovávání osobních údajů bude nejpravděpodobněji článek 6 odst. 1 písm. c) (tedy plnění zákonných povinností) obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“), jakkoliv v úvahu přichází i zpracování na základě článek 6 odst. 1 písm. e) nebo f) (tedy veřejný zájem nebo oprávněný zájem správce).

Odstavec 3

Právním základem pro zpracovávání zvláštních kategorií osobních údajů bude článek 9 odst. 2 písm. e) (zpracování údajů zjevně zveřejněných jejich subjektem), f) (zpracování nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků) nebo g) (zpracování nezbytné na základě významného veřejného zájmu na základě práva Unie nebo členského státu, které je přiměřené sledovanému cíli, dodržuje podstatu práva na ochranu údajů a poskytuje vhodné a konkrétní záruky pro ochranu základních práv a zájmů subjektu údajů) GDPR.

Odstavec 4

O plnění informační povinnosti podle GDPR lze v souvislosti s provozováním vnitřního oznamovacího systému uvažovat ve vztahu k několika kategoriím osob. V první řadě se může jednat o oznamovatele, kterého lze vyrozumívat bez omezení. Dotčenou osobu, tedy potenciálního pachatele oznamovaného protiprávního jednání, lze vyrozumívat pouze tehdy, pokud tím nebude ohroženo zachování důvěrnosti ve vztahu k oznamovateli a dalším osobám uvedeným v oznámení – např. pomocníkům oznamovatele, a tehdy, pokud tím nebude zároveň ohroženo řádné prošetření oznamované věci. Splnění informační povinnosti lze rovněž odložit na dobu, kdy jím již nebude ohroženo řádné prošetření oznámení. Ochranu totožnosti oznamovatele je nicméně potřeba v každém případě upřednostnit. Dle individuálních okolností jednotlivých případů lze pak uvažovat rovněž o uplatnění výjimek podle článku 14 odst. 5 GDPR.

Odstavec 5

Právo na přístup k osobním údajům mají všechny osoby, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány. Nicméně i v tomto případě je třeba na prvním místě chránit totožnost oznamovatele, dalších osob uvedených v oznámení a zabránit eventuálnímu maření prošetřování oznámených informací. Přitom v mnoha případech může prošetřování či totožnost oznamovatele a dalších osob ohrozit již prosté sdělení informace o tom, že ke zpracování osobních údajů došlo. Výše uvedený postup má nicméně významné omezení, a to, že v odpovědi na žádost o přístup podle článku 15 GDPR nelze uvádět nepravdivé informace. Vhodným řešením by proto mohla být automatická odpověď společná pro ty případy, kdy ke zpracovávání osobních údajů nedochází nebo nelze informaci o jejich zpracovávání poskytnout („Údaje nejsou zpracovávány nebo tuto informaci není možné poskytnout.“).

Odstavec 6 a 7

Vzhledem k tomu, že vyřizování žádosti o přístup k osobním údajům ve vztahu k vnitřním oznamovacím systémům klade na osobu, která se takovou žádostí musí zabývat, zvýšené nároky ve vztahu ke znalosti mechanismů a pravidel ochrany oznamovatele, měli by žádosti v rozsahu týkajícím se vnitřního oznamovacího systému a oznamování vyřizovat prošetřovatel nebo příslušná osoba, jedině tak bude možné zajistit zachování důvěrnosti. Pokud prošetřovatel nebo příslušná osoba zjistí, že osobní údaje nejsou zpracovávány nebo že informaci o jejich zpracovávání nelze poskytnout, žádost bez toho, aniž by informovali žadatele, odloží, případně využijí automatické odpovědi (viz výše).

Odstavec 8

V případě, že dojde k porušení zabezpečení osobních údajů, jsou rovněž prošetřovatel a příslušná osoba povinni takovéto porušení hlásit, a to nejlépe za případné součinnosti osoby pověřené výkonem agendy ochrany osobních údajů.

 

Článek 8

Ochrana oznamovatele

Související ustanovení
Zákon o ochraně oznamovatelů:	Odstavec 1 a 2: § 4, § 5, § 6 Odstavec 3: § 3 odst. 1 Odstavec 4: § 3 odst. 2

 

 

Odstavec 1 a 2

Prvním kritériem pro to, aby nějaké jednání mohlo být považováno za odvetné opatření, je, aby bylo vyvoláno oznámením. Pokud si tedy např. zaměstnavatel ani nebude vědom toho, že zaměstnanec, proti kterému uplatní například kárné opatření, oznámení podal, nemůže být takový postup považován za odvetné opatření. Druhým kritériem pak je, aby takové jednání (včetně opomenutí) mohlo způsobit oznamovateli nebo jiné chráněné osobě újmu. To, zda ke vzniku újmy skutečně dojde, je bezpředmětné. Co se týče jednotlivých kategorií osob, které jsou před odvetnými opatřeními chráněny, jedná se v první řadě o oznamovatele. Dále pak o tzv. pomocníka, přičemž tento pojem by měl být vykládán spíše restriktivně, nicméně s přihlédnutím ke konkrétním individuálním okolnostem daného oznámení, respektive potenciálního odvetného opatření. Může se jednat o osobu, která poskytne pomoc aktivně a z vlastní iniciativy, nicméně v určitých případech se může jednat rovněž o osobu, která s příslušnou osobou spolupracuje pouze z „donucení“. Pokud si tedy osoba uplatňující odvetné opatření např. nebude vědoma charakteru spolupráce, může mířit odvetné opatření i proti takovému pomocníkovi. Jako pomocníka nicméně nelze chránit např. spolupachatele dotčené osoby, který musel např. vydat dokumenty související s oznámením nebo jinak spolupracovat při jeho prošetřování.  Dále jsou před odvetnými opatřeními chráněny osoby jistým způsobem s oznamovatelem spjaté ať už jde o jeho přátele, kolegy či rodinné příslušníky, ale i oznamovatelova zaměstnavatele či právnické osoby s ním provázané apod.

Vnitřní předpis obsahuje stejně jako ZOO demonstrativní výčet odvetných opatření.

Odstavec 3

Předmětné ustanovení kopíruje doslovně odpovídající ustanovení ZOO. Jde o reflexi požadavku Směrnice na to, aby oznamovatelé až na výjimky nebyli při oznamování svázání povinností mlčenlivosti v různých oblastech. Tato ochrana nicméně není bezbřehá a oznamovatelé jsou stále povinni takové informace oznamovat jen v opravdu nezbytném rozsahu. Dané ustanovení míří zejména na oznamovatele, jelikož není povinností příslušné osoby tento aspekt oznámení jakkoliv vyhodnocovat.

Odstavec 4

Vedle výjimek z povinnosti mlčenlivosti podle odstavce 3 umožňuje ZOO oznamovateli a pomocníkovi porušit smluvní nebo zákonnou povinnost (s výjimkou spáchání trestného činu) v souvislosti se zjišťováním informací, byl-li takový postup nezbytný pro odhalení protiprávního jednání. Opět se jedná o ustanovení téměř doslovně převzaté z návrhu ZOO.

 

Článek 9

Oprávnění příslušné osoby

Související ustanovení
Zákon o ochraně oznamovatelů:	-

Odstavec 1 až 3

Článek 9 stanovuje prošetřovateli a příslušné osobě konkrétní prošetřovací oprávnění, jelikož ZOO tak nečiní, nejedná se tak o vymezení dle zákonných povinností. Požadavek na prokázání totožnosti by měl být redukován na případy, kdy je takový postup nezbytně nutný – dotčená osoba či osoba zúčastněná na prošetřování nejsou příslušné osobě známy, je potřeba uvést číslo jejich služebního průkazu do záznamu atp. Co se týče požadování poskytnutí dokumentů, záznamů a dalšího, musí jít striktně o věci související s oznámením. Příslušné osobě se přiznává též právo požadovat od dotčené osoby nebo od osoby zúčastněné na prošetřování ústní výpověď, o níž sepíše záznam. Obecně je potřeba těchto oprávnění využívat spíše zdrženlivě a pouze v rozsahu, který nějakým způsobem souvisí s oznámením.

Protože příslušná osoba nebude nadána odbornou způsobilostí k tomu, aby byla schopna po odborné či právní stránce posoudit každé jednotlivé oznámení, může pro tyto účely pověřit vypracováním odborného stanoviska osobu k tomu povolanou. I v tomto případě však musí být striktně zachována důvěrnost ve vztahu k totožnosti osob a informací majících na oznámení nějakou vazbu. Příslušná osoba tedy musí v takovém případě postupovat s co největší předběžnou opatrností a přizvanému „odborníkovi“ zpřístupnit pouze takové informace, které důvěrnost neohrozí.

 

Článek 10

Povinnosti příslušné osoby

Související ustanovení
Zákon o ochraně oznamovatelů:	Odstavec 1: § 9, §11 Odstavec 2: § 11 odst. 1 písm. d) Odstavec 3 a 4: § 11 odst. 1 písm. b), § 12 odst. 2, § 20 Odstavec 5: § 20 odst. 1 Odstavec 6: § 20 Odstavec 7: -

Odstavec 1

Činností příslušné osoby nelze pověřit ad hoc nikoho třetího.

Odstavec 2

Pro efektivní fungování vnitřního oznamovacího systému je nutné, aby příslušná osoba zachovávala při výkonu své činnosti nestrannost.

Odstavec 3 a 4

Ustanovení reflektuje odlišný postup ve vztahu k zachování důvěrnosti údajů o totožnosti oznamovatele na straně jedné a dotčené osoby na straně druhé. V méně přísném režimu ochrany funguje totožnost dotčené osoby, kterou bude v určitých případech nutné odhalit nezbytně širokému okruhu osob tak, aby bylo možné oznámení prošetřit či učinit vhodné nápravné opatření.

Odstavec 5

Rovněž informace, jejichž prozrazení by mohlo vést ke znemožnění prošetření oznámení, např. zajištění „důkazů“ apod., musí být zachovány v důvěrnosti.

Odstavec 6

Informace a osobní údaje, o nichž musí být zachovávána důvěrnost, nelze poskytovat ani na základě žádosti o informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.

Odstavec 7

Jako prostředek zefektivňování a kontroly vnitřního oznamovacího systému a nástroj dobré správy je příslušná osoba povinna sbírat o své činnosti uvedená data a následně je uveřejňovat jednou ročně formou písemné zprávy. Nejedná se o požadavek ZOO. Více viz článek 11 odst. 3.

 

 

 

Článek 11

Povinnosti dalších osob

Související ustanovení
Zákon o ochraně oznamovatelů:	Odstavec 1: - Odstavec 2: § 20 odst. 1; Odstavec 3: -

Odstavec 1

Odstavec 1 prakticky stanovuje všem osobám v dané organizaci povinnost součinnosti příslušné osobě při vyřizování oznámení. Rozsah povinnosti součinnosti bude zrcadlově odrážet oprávnění příslušné osoby. Ani zde se nejedná o požadavek ZOO.

Odstavec 2

Pro případ, že by k samotnému oznámení či k příslušné evidenci nebo jiným způsobem a z jakéhokoliv důvodu získal přístup jiný zaměstnanec než příslušná osoba, ukládá se mu povinnost zachovávat ve vztahu k informacím a osobním údajům, které takovým přístupem získá, důvěrnost. Získané informace a osobní údaje tedy nesmí nikomu sdělovat, ani je s nikým sdílet.

Odstavec 3

Z důvodu transparentnosti, vyhodnocování efektivity a kontroly fungování vnitřního oznamovacího systému se stanovuje povinnost sbírat a následně uveřejňovat data související s přijímáním a vyřizováním oznámení. Alternativně lze vnitřní oznamovací systém nastavit tak, že uveřejňování zprávy bude probíhat pouze prostřednictvím interní sítě elektronických komunikací. Tvorbu i uveřejňování zprávy je v takovém případě možné nechat zcela na odpovědnosti příslušné osoby (v rámci článku 10 odst. 10) a neukládat jí povinnost zprávu před uveřejněním předložit ke schválení (a uveřejnění) nadřízenému představenému. Nejedná se o požadavek ZOO.

 

 

[11] Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.