GDPR 3 roky poté: Před pokutou vás ochrání jednoduchý CRM systém

100 milionů eur pro Google a 35 milionů pro Amazon. To jsou zatím nejvyšší pokuty, které padly v souvislosti s GDPR. V Česku zatím pokuty dosahují „jen“ deseti- až statisíců. Stačí ale jedno udání, aby se vámi začal zabývat Úřad pro ochranu osobních údajů.

Máte pořádek v ukládaných informacích? Ověřte si to s tímto článkem. Dozvíte se, jak si zajistit klid a předejít problémům s úřady. Stačí k tomu jednoduchý CRM systém (systém pro správu vztahu se zákazníky).

Rychlé opakování GDPR: Co, o čem, koho se týká?

GDPR (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) se vztahuje na všechny, kdo nakládají s osobními údaji Evropanů. Pozor, s osobními údaji nakládáte i tehdy, když si zapíšete tel. číslo zákazníka do excelové tabulky nebo do diáře.

GDPR řadí mezi osobní údaje i e-mail, IP adresu nebo soubory cookies.

Podle GDPR můžete s osobními údaji nakládat v 6 případech:

1. Oprávněný zájem. Příklad: Zákazník vám poslal poptávku přes formulář na webu, vy využijete jeho e-mail a pošlete nabídku.
2. Plnění smlouvy nebo jednání o uzavření. Příklad: Podepsali jste smlouvu na poskytování marketingových služeb a teď potřebujete používat kontakt na klienta a komunikovat s ním.
3. Plnění právní povinnosti. Příklad: Ukládáte faktury s údaji zákazníka ve svém účetnictví.
4. Souhlas se zpracováním os. údajů. Příklad: Uživatel souhlasí s tím, abyste mu posílali svůj newsletter.
5. Veřejný zájem nebo výkon veř. moci. Příklad: Profesní komora vede disciplinární řízení se svými členy. V rámci řízení může zpracovávat jejich os. údaje.
6. Životně důležitý zájem. Do nemocnice přivezli pacienta v bezvědomí. Nemůže, proto dát souhlas se zpracováním údajů, které je ale v jeho zájmu.

Souhlas máte? A kde ho evidujete?

Na to se vás může zeptat český Úřad pro ochranu osobních údajů. Jak odpovíte?

Nezáleží na tom, jaký z 6 důvodů pro zpracovávání os. údajů využíváte. V každém případě musíte evidovat, proč ukládáte údaje daného člověka, případně jak jste získali jeho souhlas, kdy a na jak dlouho.

Dobu, po kterou údaje ukládáte, definujete v obchodních podmínkách. Nesmí být neomezená ani delší, než je nezbytně nutné.

Jakmile skončí, musíte osobní údaje zákazníka vymazat.

Vymažte mě

Díky GDPR se vám může zákazník kdykoliv ozvat a požadovat tři věci:

•  Ukažte mi, jaké údaje o mně evidujete.
•  Změňte moje údaje.
•  Smažte moje údaje.

Pokud ukládáte informace o zákazníkovi v několika tabulkách a e-mailech, jejich dohledání vám zabere hodiny. Nikdy si navíc nebudete jistí, že jste změnili nebo smazali všechny své záznamy.

Proto doporučuji ukládat osobní údaje v jednoduchém CRM systému. Pak stačí půl minuty a vaše povinnosti jsou splněné.

Chytrý systém vás chrání před pokutou

Se systémem pro správu vztahu se zákazníky získáte klid a jistotu.

•  Informace o zákazníkovi najdete na jednom místě.
•  Snadno zákazníkovi ukážete, co o něm ukládáte.
•  Na pár kliknutí spolehlivě smažete všechny údaje o zákazníkovi.
•  U každého kontaktu vidíte, kdy jste získali souhlas a jak.

Systém vás sám upozorní, že se blíží konec platnosti souhlasu. Vytvoří úkol pro vás nebo člena vašeho týmu, aby se zákazníkovi ozval a buď požádal o obnovení, nebo kontakt smazal.

Hledejte přehledný a automatizovaný systém

Potěším vás: Nepotřebujete obrovské technické řešení. Hledejte systém, které zobrazí všechny informace o zákazníkovi na jedné kartě. Usnadní vám tak spoustu práce.

Dál se zaměřte na tyto parametry:

•  Snadné používání a přehlednost. Aby vaši lidé systém používali rádi a ukládali do něj všechny informace.
•  Automatizace. Aby systém hlídal platnost souhlasu za vás. Automatizovaný systém vám připomene, že máte požádat o nový souhlas.
•  Zabezpečení. Máte povinnost chránit os. údaje svých zákazníků, proto volte systém s šifrováním, do kterého mají přístup jen oprávnění lidé.

Dva tipy navíc

Na závěr upozorním na dvě časté chyby.

1) Neschovávejte se za oprávněný zájem. To, že jste zákazníkovi prodali například školení, vás neopravňuje posílat mu nabídky na nesouvisející službu. Riskujete problémy.

2) Nezneužívejte volně dostupné kontakty. E-maily řady lidí sice najdete na internetu, ale to neznamená, že je smíte využít pro zaslání nabídky.

Proto raději zůstaňte u kontaktů, které vám zákazníci sami poskytli. Ukládejte je přehledně, schraňujte souhlasy a kontrolujte jejich platnost.

Důslednost se vyplatí.