Budoucnost kanceláří: jak zvládnout jejich proměnu?

Pandemie koronaviru výrazně ovlivnila nejen fungování celé společnosti, ale změnila také dosavadní rytmus v kancelářských centrech. Díky zavedení práce z domova nyní mnohé společnosti čelí nové výzvě, jak s kancelářským prostorem naložit. Vítězi se stanou ty, které přijmou flexibilní model: to znamená, že budou mít zajištěn okamžitý přechod do online prostředí a budou schopny rychle a bez významných ztrát reagovat na nepředvídatelné situace. Zároveň se ale nesmějí připravit o nenahraditelnou funkci kanceláře – o její sociální aspekt. Společnost CBRE, světový lídr v oblasti komerčních realitních služeb, předkládá oblasti, na které se u kanceláří doporučuje zaměřit. A také radí, jak změny nejlépe začlenit do fungování firem. To vše zahrnuje především:

• Prostorovou flexibilitu kanceláří

• Zmenšení prostor pro individuální práci a naopak zvětšení prostor pro sdílení

• Důraz na flexibilitu ve výkonu práce z hlediska prostoru i času

• Nové nastavení vedení lidí

• Investice do technologií

• Zdravé a udržitelné prostředí, které se stane výhodou na zaměstnaneckém trhu

Inspirace coworkingovými centry: méně prostoru pro individuální práci, více pro sdílení

Kanceláře jsou místem spontánní interakce, kde se tvoří firemní kultura a upevňují hodnoty. Budování přátelských vztahů s kolegy prohlubuje pocit sounáležitosti a loajality, které jsou zásadní pro fungování každé společnosti. A k tomu je fyzická přítomnost nutná. „Budoucnost kanceláří spočívá ve vytvoření komunitní platformy namísto klasických kanceláří. Inspirací se stanou coworkingová centra, která pomáhají propojovat lidi, zvyšovat povědomí o expertních zkušenostech dalších členů a vytvářet příležitosti pro setkávání. Postupně dojde ke zmenšování prostor pro individuální práci až na desetinu současné velikosti. Naopak více místa bude vyčleněno pro schůzky a neformální setkávání. Přibydou i klidové a relaxační zóny. Lidé budou do kanceláře chodit pro radu, popovídat si a poslechnout si, co se děje,“ říká Filip Muška, specialista na pracovní prostředí v CBRE, a dodává: „Z našich interních měření v různých společnostech vyplývá, že kolem 20 % lidí v kancelářích není denně, anebo se v nich pohybuje pouze 2 hodiny. Téměř každá firma si proto může dovolit pokles na 80 % pracovních míst, která budou sdílená. U některých může jít až o 50 %. Vše závisí na konkrétním oboru podnikání i mentálním nastavení dané společnosti. Momentální situace velmi dobře ukazuje, že flexibilní model kanceláří může velmi dobře fungovat. Firmám proto doporučujeme alespoň část nevyužitého prostoru (cca 20 %) nevracet a reinvestovat tak, aby svým lidem do budoucna vytvořily lepší prostor a podmínky pro sekávání a spolupráci.“

Moderní způsob práce si žádá maximální flexibilitu. Mění se způsob vedení lidí

Součástí moderního a flexibilního způsobu práce je poskytnutí svobody zaměstnancům jak ve věcech časového rozvržení pracovní doby a tempa, tak výběru prostředí. Široké přijetí práce z domova ze strany firem i zaměstnanců tento trend jednoznačně podporuje. Roli hraje vyšší produktivita práce u úkolů, které vyžadují klid a soustředění, úspora času při přepravě do kanceláře anebo časová flexibilita, kdy zaměstnanci mohou pracovat podle potřeby v průběhu celého dne. CBRE navíc očekává, že k práci z domova se připojí i možnost pracovat v coworkingových centrech. Ta budou dostupná v blízkosti bydliště a pomohou rozprostřít rizika: jak zdravotní (nesetkává se celý tým), tak finanční (není třeba velký prostor centrální kanceláře).

Společnosti ovšem musí zvážit, v jakém objemu práci na dálku využívat. Její míra by neměla dosáhnout 100 %. Práce na home office vyžaduje proaktivitu řadových zaměstnanců – a pokud je jí příliš, mohou snadno ztratit pocit angažovanosti a motivaci. Využívání práce na dálku také klade zvýšené nároky na práci manažerů. „Lídr se posouvá spíše do role mentora, který udržuje spojení týmu a vede lidi, kteří již umí samostatně pracovat a řešit úkoly. Vytrácí se kontrola zaměstnance na denní bázi a může docházet k odhalení špatně sestavených týmů. Nejvyšší vedení se musí na tuto situaci připravit a dobře reagovat: pomoci s komunikací, nabídnout školení lídrům, nastavit správné procesy řízení lidí, ukázat ideální řešení a postupy,“ komentuje Filip Muška.

Investice do moderních technologií je naprosto zásadní

Náhlý přechod na práci z domova v podstatě ze dne na den donutil společnosti nakoupit jak potřebný hardware, tak software. A také poskytnout zaměstnancům nástroje pro vzdálenou práci a zavést online platformy pro spolupráci. „Posun ve využití moderních technologií se ovšem nezastaví a očekáváme jej zejména ve vybavení a přizpůsobení fyzických kanceláří pro hybridní spolupráci. Příkladem jsou zasedací místnosti, které jsou většinou vybavené pouze projektorem, případně jednou kamerou, která zabírá celý prostor a nezachycuje jednotlivé účastníky online schůzek. Chybí také nástroje pro interakci, jako jsou třeba whiteboardy (online tabule pro poznámky), kam mohou všichni psát a vzdáleně sdílet nápady,“ popisuje Filip Muška.

Zdravé a udržitelné prostředí jako konkurenční výhoda na trhu

Zelené certifikace moderních kancelářských center LEED a BREEAM jsou již dnes standardem. Nicméně vnitřní prostory jsou stále rozčleněny do kanceláří nebo pracovních míst pro konkrétní pracovníky a při každé změně se musí stavebně upravovat. Zaměření na udržitelnost vnitřních prostor s sebou sice ponese vyšší investice do dobré technické a prostorové připravenosti kanceláří (koryta pro kabeláž, mobilní příčky, demontovatelné kobercové panely apod.), nicméně dlouhodobě zaručí univerzálnost prostor. Firma díky tomu bude moc dynamicky růst a měnit struktury i velkosti týmů.

Ovšem pro dosažení skutečné flexibility kanceláří je stěžejní zavádění moderních technologií. Senzory poskytující data o obsazenosti, budova přizpůsobující výměnu vzduchu a chlazení momentální kapacitě, informace o poloze lidí, které mohou pomoci s trasováním kontaktů. Aplikace propojená s mobilním telefonem každého zaměstnance přizpůsobí pracovní prostředí jednotlivcům na míru. „V kancelářích budoucnosti nám mobilní aplikace pomůže vybrat pracovní místo podle preferencí okolní teploty a světla, nastaví výšku stolu a v kávovaru připraví oblíbený nápoj. Bude nám rezervovat parkování anebo přidruženou aplikací zamluví elektrokolo či koloběžku pro cestu do práce,“ uzavírá Filip Muška.