Jak realizovat projekt implementace ERP systému

Okamžik, kdy se firma definitivně rozhodne vydat se cestou implementace nového, a někdy také třeba vůbec prvního, podnikového informačního systému, bývá zlomovým bodem ve vývoji firmy. Čeho se ale držet, aby tento zlomový bod firmu nezlomil, ale naopak posílil, jak si její vedení slibovalo? Přinášíme vám pár zásad, které se vyplatí následovat.

Výsledek závisí (i) na vašem úsilí

Projekt zavedení ERP systému není pouze věcí dodavatele, respektive možností a funkcí samotného podnikového informačního systému. Úplně stejnou, ne-li někdy dokonce vyšší, měrou závisí totiž i na straně zadavatele, tedy vás. Věnujte proto dostatečné úsilí už výběru klíčových osob, které se projektu za vaši firmu budou účastnit. Jde totiž hlavně o jejich přístup k celému projektu, stejně jako o ochotu úzce spolupracovat s lidmi na straně dodavatele. Navíc nezapomeňte, že lidé, kteří projekt za vás povedou, se zároveň stanou ambasadory nového systému v době jeho nasazení. Důležitá je tedy i jejich schopnost ovlivnit přístup ostatních lidí ve firmě a přesvědčit je, aby nový systém používali tak, jak bylo při jeho implementaci zamýšleno.

Důvěřujte a prověřujte

Vždy si prověřte implementační tým dodavatele z pohledu jeho reálných zkušeností. Má zkušenosti s firmami ve vašem odvětví? Kolik implementací mají členové týmu za sebou? Jaká je jejich profesní historie? Dokáží přinést do vaší firmy třeba cenné zkušenosti z větších podniků ve vašem oboru? Nebojte se klást tyto otázky, a třeba si i vyžádat jejich profesní životopisy.

Žádejte reference

Totéž, co platí o členech implementačním týmu na straně dodavatele, platí samozřejmě i o dodavateli a systému jako takovém. Vyžádejte si konkrétní reference a požadujte referenční návštěvy u zákazníků, kteří používají stejný systém. Nelitujte svého času, který věnujete, ideálně i s vašimi klíčovými lidmi a uživateli, návštěvě referenčního zákazníka vašeho budoucího dodavatele.

Věnujte čas jasné definici projektu

Jasně definujte rozsah projektu, ale současně si nechte poradit od dodavatele i vašich vlastních klíčových lidí. Při definici projektu lze udělat velké množství chyb, které se projeví jak v jeho špatné řiditelnosti, tak zejména v jeho časové a finanční náročnosti. Nezapomínejte na předimplementační analýzu, která vám pomůže detailně popsat dění ve firmě, a tím pádem vybrat, co přesně má projekt pokrýt, a následně definovat také to, jak přesně to má vypadat.

Kolik to bude stát?

Implementace podnikového informačního systému není nikdy levnou záležitostí. Příliš levná a rychlá řešení totiž málokdy fungují. Tedy, pokud neplánujete nasadit informační systém do stánku s rychlým občerstvením. Při posuzování celkových nákladů vlastnictví na nový systém však uvažujte v horizontu nejméně tří až pěti následujících let. Řada našich zákazníků používá stejný systém třeba i dvakrát tak dlouho. A nezapomeňte zvážit i finanční hledisko přínosů nového systému, stejně jako náklady ušlé příležitosti v případě, že některé agendy nebudou pokryty.

Dejte si rezervu

Vždy počítejte s rezervou, jak s časovou tak finanční. Minimálně z toho důvodu, že v některých případech vyvstanou další požadavky na to, co by systém měl ještě umět, teprve až v průběhu implementace. Děje se tak kvůli tomu, že spolu s tím, jak vaše firma objevuje možnosti systému i způsoby dosavadního fungování procesů ve firmě, objevují se stále nové nápady, jak vše vylepšit. Standardní rezerva činí 20 %.

Kontrolu a vyhodnocení dělejte pravidelně a průběžně

Projekt implementace podnikového informačního systému nezřídka trvá i jeden rok, či dokonce déle. Proto je nezbytná průběžná kontrola a vyhodnocování průběhu projektu. Stejně jako když stavíte dům, tak i tady by měl být „stavební dozor“ samozřejmostí. Kontrolovat je přitom potřeba nejen dodržování časového harmonogramu a rozpočtu, ale zejména toho, zda nedochází k odchýlení se od vašeho původního záměru, se kterým jste do projektu vůbec šli.

Nebojte se udělat tento důležitý krok

A zároveň poslední, ale vůbec nejdůležitější rada – nebojte se udělat tento důležitý krok. Jak říkával slavný a původem český ekonom Josef Alois Schumpeter: „Není zisku kromě zisku inovátora.“ A právě změna v řízení společnosti, kterou každá implementace podnikového informačního systému přináší, je vůbec tou největší inovací, jakou ve firmě můžete udělat.

Lukáš Ontl

Lukáš pracuje ve společnosti Asseco Solutions a.s. necelých 20 let. Za tuto dobu působil v řadě pozicích, a to i včetně manažerských, jak v obchodním oddělení, tak produktovém managementu. Aktuálně je na pozici vedoucího oddělení inovace a rozvoje produktů, jehož primární zaměření je na rozvoj a hledání nových příležitostí k růstu prostřednictvím základního vývoje prototypů (R&D) a jeho aplikaci do jednotlivých produktů, ať už stávajících či nových.

Asseco Solutions, a.s.

Asseco Solutions je největším producentem podnikových informačních systémů na českém a slovenském trhu. Softwarové aplikace z jeho produkce jsou distribuovány i na dalších trzích v rámci střední Evropy. Společnost se zabývá nejen vývojem, ale také implementací a podporou specializovaných systémů a již téměř 30 let přináší svým zákazníkům nejmodernější technologie.

Podnikové informační systémy HELIOS z produkce Asseco Solutions plně pokrývají potřeby velkých, středních i malých firem a ostatních ekonomických subjektů v nejrůznějších oblastech působení.

Více na www.helios.eu.