3 tipy na efektivnější plánování a větší výkonnost

V dnešní době se téměř každý z nás potýká s nedostatkem času. Hlavním důvodem bývá to, že si nedokážeme dobře rozplánovat náš den a efektivně rozvrhnout práci, kterou potřebujeme vykonat. Nezbývá nám pak čas na osobní život, rodinu a přátele. Cítíme se frustrovaní, v depresi a k ničemu! Při špatné organizaci času totiž nestíháme dodržovat termíny a naše práce není tak kvalitní, jak bychom si představovali, a mohli zvládnout při lepším časovém rozložení. Tím, že budeme stále dokola odkládat své pracovní povinnosti, zanedbávat členy své rodiny a dlouholeté známé, se nic nevyřeší, naopak můžeme své okolí pěkně naštvat! Pojďme se podívat na 3 osvědčené tipy, jak svou organizaci času vyřešíte jednou pro vždy…

1) Plánujte čas s pomocí diáře

Uvědomte si že úplně všechno naplánovat do detailů nelze. Občas se můžou vyskytnout nečekané problémy nebo situace, které je potřeba ihned vyřešit. Nicméně i v těchto případech si můžete vaše aktivity a nečekaná, leckdy i nepříjemná překvapení naplánovat tak, že vás nezaskočí. Vždyť vše se dá zvládnout bez stresu a s úsměvem na tváři. Snažte se být realističtí a nenakládejte si na svá bedra příliš mnoho práce a volnočasových aktivit. Začněte říkat NE a odmítejte vykonávat práci za ostatní. Vždyť nemusíte dělat věci za druhé jenom proto, že jsou línější než vy. Největší chybou je si rozplánovat den na 100 %. Vždy byste měli mít časovou rezervu na nečekané situace, práci navíc nebo neplánovanou návštěvu.

Skvělým pomocníkem v boji proti času jsou diáře a deníky. Dnes si jich můžete pořídit libovolné množství podle druhů, vašich potřeb a očekávání. Nejoblíbenější jsou stále klasické diáře, ty uspějí snad u každého člověka, který má zodpovědnost a potřebuje rozplánovat svůj čas. Diáře mohou mít různé velikosti, od kapesní verze až po větší formáty. Můžete si pořídit modely s denním či týdenním rozvrhem, měsíční přehledy nebo tzv. TO DO listy. Díky svému osobnímu diáři budete mít nejen časový rozvrh vždy po ruce, ale všechny vaše schůzky a důležité poznámky budete mít pod kontrolou. Pokud se pohybujete spíše v digitálním světě, existuje možnost zaregistrovat se v některém z online kalendářů, ten si můžete propojit se svým chytrým telefonem, notebookem a tabletem. Odkudkoliv a kdykoliv tak můžete nahlížet do svého kalendáře a poznámek.

2) Neplánujte si toho tak moc

Stává se vám, že máte diář na daný den plný aktivit a seznam úkolů je tak dlouhý, že zasahuje i na další stranu? Chyba! Pak to dopadá tak, že jste na konci dne rádi, že stihněte alespoň jednu věc. Večer pak máte výčitky svědomí a nadáváte si, že jste zase selhali a nezvládli toho mnohem víc. Začněte si plánovat svůj čas tak, aby vás množství naplánovaných úkolů nestresovalo a měli dobrý pocit z toho, že jste vše dokázali uskutečnit.

A jaká jsou základní pravidla při efektivním plánování a třídění úkolů? Snažte se při vymýšlení svých cílů myslet realisticky, řekněte si upřímně, zda je splnění daného úkolu dosažitelné pro určený den. Buďte konkrétní a svůj cíl si rozveďte. Nepište si třeba „procvičovat angličtinu,“ ale místo toho si poznamenejte, že chcete „procvičovat přítomný čas průběhový v anglickém jazyce 2× týdně.“ Vidíte ten rozdíl?

3) Přiřaďte úkolům priority

Už na začátku dne si ujasněte, jaké úkoly mají přednost před ostatními, a které naopak ještě nějaký ten čas počkají. Priority si můžete rozdělit do čtyř skupin – A, B, C a D s tím, že A jsou vysoce naléhavé a důležité úkoly a D ty méně podstatné. Znáte Paretovo pravidlo? Je to pravidlo 20 a 80 procent, které říká, že 20 % vynaloženého úsilí přinese 80 % výsledků. Naopak těch zbylých 80 % úsilí vynaložíme na něco, co nám ve výsledku přinese jen 20 % úspěchu. Proto, když si určíte u úkolů priority a stihnete třeba jen část, ale těch nejdůležitějších, úspěch máte zaručen.

Nestanovujte si jen samé velké a dlouhodobé cíle, dlouhá cesta k nim může být deprimující a lehce ztratíte motivaci. Velké projekty si rozdělte na menší části a kratší časové úseky, jako jsou dny, týdny či měsíce, a postupujte krůček po krůčku. Hned se vám bude lépe pracovat a opadne vám tak starost, že nebudete vědět, odkud máte začít a co je zapotřebí udělat co nejdříve.

Zajímavým tipem je zvolit 3 úkoly denně a toho se držet. Lépe tak vyberete ty opravdu nejdůležitější. Pokud vám pak na ty menší činnosti nezbyde čas, zkuste je zadat někomu jinému a soustřeďte se jen na to podstatné. Hodně lidí se bojí delegovat práci na druhé, ale to je obrovská chyba. Bez toho se daleko nedostanete. Ty největší a nejodvážnější business plány sami opravdu nezvládnete, úspěšní lidé se naučili využívat outsourcing.

Autorka: Ing. Romana Hubáčková, garantka rekvalifikačního kurzu Personalistika, který probíhá v Praze, Brně, Ostravě, Olomouci a dalších 15 městech po celé ČR. Můžete si přečíst i 304 recenzí kurzu.

https://orangeacademy.cz/kurzy-personalistiky/rekvalifikacni-kurz-personalistika

Editorka: Zuzana Klímová

Orange Academy

Orange Academy se zabývá výukou rekvalifikačních kurzů a školení v oblasti účetnictví, mzdového účetnictví, personalistiky a marketingu. Dále nabízí jazykové kurzy s výukou angličtiny a němčiny přímými metodami Effective English® a Effektives Deutsch®. Od roku 1990 absolvovalo kurzy více než 20 000 účastníků ve 34 městech po celé ČR.

Více na https://orangeacademy.cz