4 důvody, proč jste kvůli používání papíru neefektivní

Papír, jeden z největších vynálezů v historii, nás všude obklopuje. Přiznejme si však, že mnoho věcí se změnilo a že nyní žijeme v digitální době. Vzhledem k provozním nákladům i nákladům na eliminaci dopadů na životní prostředí prakticky ve všech kancelářích nejrůznějších společností již používání papíru zkrátka není moudrou volbou:

· Pracovní tok tištěných dokumentů není efektivní, je pomalý a pro většinu lidí představuje překážku v každém procesu.

· Podle studie PwC se odhaduje, že přibližně 7,5 % všech dokumentů se bez náhrady ztratí.

Co se tedy obejít bez papíru?

O konceptu „kanceláře bez papíru“ se diskutuje již bezmála 35 let –od doby, kdy ho poprvé představil americký informační vědec (původem z Velké Británie) Frederick Wilfrid. O vice než tři desetiletí později, uprostřed informačního věku, byste si možná pomysleli, že bychom ke kýženému cíli měli již dávno dospět – nicméně tomu tak není. Z nedávného výzkumu společnosti Epson vyplývá, že základní součástí rutinních činností v kancelářích je dodnes fyzická stránka – tedy papír.

Většina kancelářských pracovníků se věnuje časově náročné, nehospodárné práci s papírem, ovšem podívejme se na 4 hlavní důvody, proč jsou kvůli prác s papírem neefektivní:

1) Kontrola a úpravy

Téměř čtvrtina všech kancelářských pracovníků tiskne dokumenty PDF, aby je zkontrolovala a provedla v nich nutné změny. Navíc téměř 2/3 je poté převádějí zpět do digitálního formátu.

2) Porovnávání

Hledání rozdílů mezi dvěma kopiemi důležitého vytištěného dokumentu (např. podepsané smlouvy) je rozhodně časové náročné, únavné a ani náznakem nepředstavuje velmi zajímavou, vzrušující práci. Musíte se ujistit, že text je úplně stejný, pečlivě pročíst obě kopie řádek po řádku a hledat rozdíly.

3) Sdílení

Pracovníci tráví v průměru 3,5 hodiny týdně uprořádáváním tištěných dokumentů a 5 hodin jejich hledáním. Výsledkem jsou zbytečně vytištěné stránky, přeplněné pracovní stoly a ztracené dokumenty.

4) Podepisování

Podepisování dokumentů představuje důležitý krok v rámci postupů schvalování. Shánění podpisů je však kvůli typickým pracovním postupům v kancelářích běžným zdrojem frustrace. V důsledku lze na vrub schvalování a podepisování dokumentů přičíst více než 6 hodin každý týden.

Vaše cesta k efektivitě

Průzkum, jehož se zúčastnilo 3 600 zaměstnanců z Evropy, zjistil, že 83 % z nich mělo pocit, že „kancelář bez papírů je nerealistický cíl“. Na 20 % ztracené produktivity, kterou v současnosti věnujete pracovním postupům s tištěnými dokumenty však můžete získat zpět takřka okamžitě. ABBYY FineReader 14 – nejlepší software pro OCR a práci s PDF pro češtinu – pomáhá na cestě ke kanceláři bez papírů a podporuje odblokování digitálního potenciálu vaší společnosti. Umožňuje převádění tištěných dokumentů a souborů PDF do formátů s možností úprav (např. Word nebo Excel), úpravy dokumentů PDF, a dokonce porovnávání dvou verzí jednoho dokumentu. Toto řešení pomáhá ušetřit v průměru až 8 000 dolarů díky zefektivnění práce s tištěnými dokumenty.

Získejte plně funkční zkušební verzi aplikace FineReader 14 již nyní a přesvědčte se sami, jak skvělá je z hlediska řešení problémů s efektivitou.