Informace o zpracování osobních údajů: přehled informací jakým způsobem MF zpracovává osobní údaje subjektů údajů

Cílem tohoto textu je poskytnout veřejnosti přehledné a srozumitelné informace o tom, jakým způsobem Ministerstvo financí zpracovává osobní údaje subjektů údajů (fyzických osob). Součástí je také informace o právech subjektů údajů souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů.

I. KDO JE SPRÁVCEM OSOBNÍCH ÚDAJŮ A JAK JEJ MŮŽETE KONTAKTOVAT

Správcem osobních údajů je Ministerstvo financí jako ústřední orgán státní správy. Jako správce osobních údajů určuje účel, prostředky a způsob zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj.

Pro získání podrobných informací o zpracování osobních údajů mohou subjekty údajů kontaktovat Ministerstvo financí některým z následujících způsobů:

• datovou schránkou: xzeaauv;
• e-mailem: podatelna@mfcr.cz;
• poštou na adresu: Letenská 15, 118 10 Praha 1;
• osobním podáním prostřednictvím podatelny Ministerstva financí.

Funkci pověřence vykonává JUDr. Nora Šejdová, kterou je možno kontaktovat některým z výše uvedených způsobů.

II. ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Při zpracování osobních údajů Ministerstvo financí respektuje právo na ochranu osobních údajů, přičemž dodržuje zejména následující zásady:

1. osobní údaje jsou zpracovávány korektně, zákonným a transparentním způsobem;
2. shromažďování osobních údajů probíhá pouze na základě určitých, výslovně vyjádřených a legitimních účelů a osobní údaje nejsou dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;
3. rozsah zpracovávaných osobních údajů je přiměřený, relevantní a nezbytný pro dosažení stanovených účelů;
4. jsou přijata opatření, která umožňují zpracovávat výhradně přesné osobní údaje, které jsou v případě potřeby aktualizovány;
5. osobní údaje jsou uchovávány po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování;
6. zpracovávané osobní údaje jsou náležitě zabezpečeny, zejména před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

III. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE JSOU ZPRACOVÁVÁNY

Ministerstvo financí zpracovává osobní údaje související s výkonem agend, které jsou mu svěřeny. V souladu s příslušnými právními předpisy se může jednat o některé z následujících údajů, jejich kombinace, soubory nebo výběry:

1. identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, akademický titul, datum a místo narození, číslo průkazu totožnosti, rodinný stav, rodné číslo, státní příslušnost, adresa trvalého bydliště, telefonní číslo, e-mailová adresa, osobní číslo, IP adresa, číslo a platnost oprávnění k pobytu, počátek/ukončení pobytu;
2. popisné údaje: vzdělání, znalost cizích jazyků, odborné znalosti a dovednosti, počet dětí, obrazový záznam z kamerového systému ( 547,83 kB) , zvukový záznam. ( 556,93 kB) , předchozí zaměstnání, zdravotní pojišťovna, mzda, číslo cestovního dokladu, bankovní spojení;
3. zvláštní kategorie údajů: např. zdravotní stav zaměstnanců a dětí navštěvujících dětskou skupinu MF KORUNKA;
4. údaje o jiné osobě: adresní a identifikační údaje člena rodiny.

IV. ČÍ OSOBNÍ ÚDAJE JSOU ZPRACOVÁVÁNY

Ministerstvo financí zpracovává zejména osobní údaje:

1. účastníků řízení, stěžovatelů, žadatelů o informace a jiných osob, které se na něj obrátí nebo se kterými jedná;
2. svých zaměstnanců (včetně bývalých), příp. jejich rodinných příslušníků, uchazečů o zaměstnání a členů poradních orgánů;
3. subjektů údajů, se kterými uzavírá smluvní vztahy, a kontaktních osob smluvních stran ( 549,12 kB) ;
4. fyzických osob v majetkoprávních vztazích se státem (např. příjemců dotací; účastníci řízení ve věci ochrany finančních zájmů EU a ČR ( 547,37 kB) );
5. návštěvníků v prostorách ministerstva.

V. OD KOHO JSOU OSOBNÍ ÚDAJE ZÍSKÁVÁNY

Osobní údaje Ministerstvo financí získává přímo od subjektů údajů, od jiných osob, příp. z veřejně dostupných zdrojů.

VI. PRO JAKÉ ÚČELY JSOU OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁNY

Ministerstvo financí osobní údaje zpracovává:

1. pro splnění svých právních povinností (např. kontrola dodržování podmínek nároku na státní podporu stavebního spoření podle zákona č. 96/1993 Sb., o stavebním spoření a státní podpoře stavebního spoření, administrace zadávání veřejných zakázek podle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, výkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vedení kárných řízení podle zákona č. 234/2014 Sb., o státní službě, nebo dozorová činnost v oblasti hazardních her dle zákona č. 186/2016 Sb., o hazardních hrách, ve znění pozdějších předpisů ( 454,90 kB) ;
2. pro úkoly ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci (např. vyřizování dotazů, stížností a jiných podání veřejnosti);
3. pro uzavírání a plnění smluvních vztahů (např. provozování dětské skupiny MF KORUNKA, evidence překladů);
4. pro účely svých oprávněných zájmů (jako je zejména ochrana majetku; např. zajištění komplexní objektové bezpečnosti Ministerstva financí prostřednictvím technických prvků zabezpečení);
5. na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů (např. zveřejnění fotografií zaměstnanců v telefonním seznamu na intranetu ministerstva).

VII. KOMU JSOU OSOBNÍ ÚDAJE POSKYTOVÁNY

V některých případech je Ministerstvo financí povinno v souladu s právními předpisy poskytovat osobní údaje jiným správcům osobních údajů. Jde zejména o tyto případy:

1. poskytování osobních údajů orgánům činným v trestním řízení;
2. poskytování osobních údajů jiným orgánům státní správy při plnění zákonných povinností;
3. poskytování osobních údajů jiným členským státům Evropské unie nebo mezinárodním organizacím, pokud to vyplývá z přímo použitelných předpisů Evropské unie, mezinárodní smlouvy, kterou je Česká republika vázána, nebo jiných mezinárodních závazků.

Ministerstvo financí může pro některá zpracování využít zpracovatele; v takovém případě jsou příjemci osobních údajů též tito zpracovatelé.

VIII. JAK DLOUHO JSOU OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVÁNY

Ministerstvo financí uchovává osobní údaje po dobu stanovenou právními předpisy (například údaje v informačním systému doplňkového penzijního spoření se uchovávají po dobu trvání doplňkového penzijního spoření účastníka a 10 let po jeho zániku k zajištění úkolů podle zákona č. 427/2011 Sb., o doplňkovém penzijním spoření), resp. doba jejich uložení vyplývá ze spisového a skartačního plánu ministerstva.

V ostatních případech jsou osobní údaje uchovávány pouze po dobu, která je nezbytná pro konkrétní účel zpracování.

IX. JAKÝM ZPŮSOBEM JSOU OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁNY A ZABEZPEČENY

Osobní údaje jsou zpracovávány manuálně i automatizovaně. Automatizované zpracování probíhá v informačních systémech Ministerstva financí, příp. jeho zpracovatelů.

Za účelem zabezpečení osobních údajů Ministerstvo financí přijalo odpovídající opatření, zejména aby nemohlo dojít k neoprávněnému či protiprávnímu zpracování, náhodné ztrátě, zničení nebo poškození osobních údajů.

Přístup k osobním údajům mají pouze oprávnění zaměstnanci, kteří jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních.

Se zpracovateli Ministerstvo financí uzavírá písemnou smlouvu. Využívá přitom pouze takové zpracovatele, kteří poskytují dostatečné záruky pro ochranu osobních údajů při jejich zpracování.

X. JAKÁ JSOU PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Subjekt údajů je oprávněn požadovat od Ministerstva financí na výše uvedené adrese přístup k osobním údajům, které se jej týkají, jejich opravu nebo výmaz, případně omezení zpracování, vznést námitku proti zpracování a uplatnit právo na přenositelnost údajů.

Jestliže je zpracování založeno na souhlasu nebo výslovném souhlasu, je subjekt údajů oprávněn kdykoliv souhlas odvolat, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

Dále je subjekt údajů oprávněn podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz, ID datové schránky: qkbaa2n.