Tendry OSN: od kancelářských potřeb po obrněné vozy

Většina z nás vnímá Organizaci spojených národů jako diplomatické kolbiště velkých i malých států, v němž se řeší otázky společného zájmu, případně ji má spojenou – lehce pateticky řečeno – s řešením globálních otázek lidstva. Velké úkoly však vyžadují i velké množství vynaložené energie a… Ano, finančních prostředků. OSN tak jako celek poptává každoročně zboží a služby v hodnotě blížící se 20 miliardám amerických dolarů (téměř 500 miliard korun), přičemž poptávané zboží a služby pokrývají všechny myslitelné sektory. Bez nadsázky lze říci, že OSN kupuje vše od propisek po obrněné vozy.

Newyorské sídlo OSN. Foto: Shutterstock

Ve druhém článku seriálu věnovaného tendrům mezinárodních organizací se zaměříme na z hlediska objemu i počtu veřejných zakázek skutečný kolos, kterým je OSN. Už samotný objem finančních prostředků, v němž OSN výběrová řízení každoročně vypisuje, je úctyhodný, nicméně čím je OSN skutečně výjimečná, je šíře poptávaného zboží a služeb již naznačená v titulku článku. OSN totiž kromě celé řady projektů realizovaných přes desítky specializovaných agentur a dalších organizací (které už z podstaty širokého záběru svých činností pokrývají sektory od logistiky přes stavební práce, enviromentální technologie, IT, vodohospodářství až po potravinářský či oděvní průmysl) musí zajistit rovněž chod „sama sebe“, což obnáší vše od vybavení kanceláře přes překladatelské služby až po zajištění bezpečnosti svých pracovníků v různých částech světa. 

SEŠITY Z BRNA PRO UNICEF DO CELÉHO SVĚTA

Před patnácti lety se do vod tendrů OSN vydala česká firma PAPÍRNY BRNO, která nyní dokončuje již třetí pětiletý cyklus coby dlouhodobý dodavatel (Long Term Agreement či LTA, pojem, který jsme představili ve slovníčku pojmů v minulém článku). Nejprve dodávala sešity v pro OSN ikonické blankytné modři a v dalších letech pak rovněž další polygrafické materiály. To vše pro agenturu UNICEF. „Investovaná energie nebyla zanedbatelná, museli jsme v rámci procesů UNICEF doložit nejen stabilitu firmy, dlouholetou zkušenost v oboru, ale též schopnost dostát očekávaným objemům jednotlivých zakázek v rámci LTA,“ vyjmenovává předpoklady úspěchu někdejší výkonná ředitelka firmy Sylva Vodičková. Dodává, že v rámci atestů musela česká společnost kromě kvality produktů dokládat třeba i stav výrobních podmínek či úroveň péče o své zaměstnance, která musí odpovídat standardům stanoveným ze strany OSN.

„Nejvíce jsme však bojovali s dodržením předepsané modři u obálek dodávaných sešitů,“ popisuje dále Sylva Vodičková specifickou výzvu při obchodování brněnské firmy s OSN. „Od začátku jsme si dávali pozor na to, abychom byli v každém okamžiku připraveni na nárazové objednávky po dobu trvání LTA – měli jsme proto stabilně připraven jeden kamion papíru a velký důraz jsme kladli na spolehlivost našich vlastních dodavatelů,“ uzavírá někdejší ředitelka firmy. A odměna za všechny výše popsané strasti? „Za uplynulých patnáct let jsme měli každoročně dodávky pro UNICEF ve výši desítek milionů korun. Nad rámec toho pak považuji fakt, že jsme dlouhodobým partnerem jedné z významných agentur OSN, za mimořádnou prestiž jak pro naši firmu, tak, věřím, i pro ČR, na což jsem velmi hrdá,“ shrnuje dlouhodobé vztahy společnosti s OSN Sylva Vodičková.

Nejvíce jsme bojovali s dodržením předepsané modři u obálek dodávaných sešitů, říká Sylva Vodičková. Foto: PAPÍRNY BRNO

PRACOVNÍKY OSN CHRÁNÍ ČESKÁ OBRNĚNÁ AUTA

Od rozměrem spíše malého zboží se můžeme přesunout přes celou šíři sektorů, v nichž OSN nakupuje, naopak k produktům rozměrnějším. V uplynulých dekádách se v tendrech OSN mimořádně dařilo i přeloučské firmě SVOS, která je předním světovým výrobcem obrněné techniky. „Do různých agentur OSN dodáváme obrněné vozy již 20 let,“ popisuje obchodní ředitel firmy Štěpán Černý dlouhotrvající vztah české společnosti s mezinárodní organizací. Jen za posledních 5 let dodala firma SVOS do OSN produkty v součtu za téměř 40 milionů amerických dolarů (přes 800 milionů korun), což z ní činí s přehledem největšího českého dodavatele do systému OSN. Největší objem dodávek české společnosti směroval do divize UNPD spadající přímo pod Sekretariát OSN, dodané vozy byly následně deponovány do polních misí OSN po celém světe.

Jaký návod na dosažení takto výjimečného úspěchu v obchodování s OSN Štěpán Černý doporučuje? „Zájemci o účast v tendrech by se rozhodně neměli nechat odradit několikastupňovým procesem registrace či administrativní zátěží přípravy prvních nabídek. Jelikož si je zadávací dokumentace v tendrech na podobné zboží dosti podobná, energie investovaná do prvních několika nabídek vám tak poskytne solidní základ pro další tendry, jichž se budete účastnit,“ radí ředitel přeloučské společnosti. „Účast v tendrech OSN rozhodně vyžaduje velkou míru trpělivosti a čekání na svou příležitost, nicméně té je třeba jít naproti. Nám se osvědčila kreativita v ‚marketingové kampani‘ vůči jednotlivým agenturám OSN, kterým jsme se pravidelně připomínali třeba zasíláním newsletterů s našimi novými produkty, abychom v širokém portfoliu světových konkurentů zaujali,“ pokračuje Černý. Jelikož i doručení nasmlouvaného zboží pro OSN je na dodavateli, upozorňuje ředitel firmy SVOS na to, že na platbu za zboží, která se realizuje až po vlastní dodávce – tedy například i po leckdy zdlouhavém procesu proclení dodávky v cílové zemi – musí firma čekat někdy i řadu měsíců. Přesto i český výrobce obrněné techniky považuje čas i energii vloženou do tendrů OSN za mimořádně dobrou investici jak z obchodního hlediska, tak z hlediska určité prestiže.

 JAK NA TENDRY OSN

Více než 98 % tendrů vypisovaných jednotlivými agenturami či entitami spadajícími pod systém OSN je zveřejňováno na portálu UN Global Marketplace (UNGM, www.ungm.org). Přes tuto platformu lze rovněž učinit registraci Vaší firmy coby dodavatele do systému OSN, přičemž registrace na různé úrovně (základní, úroveň 1 a úroveň 2) je sice se vzrůstající úrovní více administrativně náročná, nicméně vyšší úrovně vám rovněž otevírají cestu k tendrům v objemu nad půl milionu amerických dolarů. Registrace na základní úroveň je však velmi rychlá, administrativně nenáročná a zdarma, rozhodně ji tak nelze považovat za nepřekonatelnou bariéru. Tou není ani zdánlivě komplikovaný systém takzvaných UNSPSC kódů, což je interní obdoba OSN pro harmonizovaný systém označení zboží a služeb. Pokud nemáte kapacity (či trpělivost) kontinuálně kontrolovat nově vypsané tendry na vámi nabízené zboží či služby na UNGM, můžete využít služby Tender Allert Service, která vám za velmi přijatelných 250 amerických dolarů ročně zajistí přehled nových tendrů na vydefinované UNSPSC kódy zaslaný do vaší e-mailové schránky.

V čem je však UNGM neocenitelné, je potenciál jeho využití jako studijního materiálu. Na portálu totiž naleznete informace o tendrech vypsaných za posledních deset let, s vyvinutím určitého úsilí si tak můžete udělat dobrou představu o trendech poptávky OSN po vašich produktech, obvyklých objemech jednotlivých dodávek či běžných technických podmínkách tendrů. Případně Vám s tímto typem analýzy může v rámci obchodní služby pomoci některý z českých zastupitelských úřadů. Pro případ zájmu o nalezení zkušeného partnera, s nímž byste se mohli na společných účastech v tendrech dohodnout (a tím získat přístup k zakázkám o větších objemech), pak na UNGM naleznete rovněž informace o většině vítězů tendrů, s pochopitelnou výjimkou bezpečnostně citlivých případů.

 KLÍČOVÉ PARAMETRY

V okamžiku, kdy se rozhodnete o získání zakázky od OSN ucházet, je jedním z nejdůležitějších atributů podávané nabídky zcela bezkompromisní dodržení všech kritérií tendru. „Preciznost dodržení zadání je něco, co bych všem zájemcům o tendry OSN doporučila na prvním místě,“ poskytuje cenné rady Sylva Vodičková. „Jakmile jsme si nebyli zcela jisti některým technickým aspektem vypsaných kritérií, zkontaktovali jsme pracovníka OSN, který měl administraci daného tendru na starosti, a požádali o jednoznačné upřesnění – reakce pracovníků OSN na věcné dotazy byla vždy vstřícná,“ poskytuje další část svého know-how bývalá výkonná ředitelka brněnské firmy. Zatímco po obdržení vaší nabídky ze strany poptávající agentury OSN zpravidla nastoupí velmi přísně nastavená protikorupční pravidla, která jakoukoliv detailní komunikaci o vlastním průběhu vyhodnocovací části tendru zapovídají, do okamžiku podání vaší nabídky naopak doporučuje řada úspěšných dodavatelů komunikace s pracovníky OSN co nejvíce využít.

Vlastní vyhodnocování nabídek je pak precizně vydefinovaný proces, který zahrnuje v případě RFP (Request for Proposal) dvě nezávislé komise – jedna posuzuje pouze splnění technických kritérií bez znalosti cenových nabídek, druhá naopak hodnotí výlučně cenovou nabídku. OSN vyhodnocuje veškeré tendry typu RFP podle zásady „Best Value for Money“ (tedy poměřováním kvality a ceny), přičemž není-li stanoveno pro daný tendr jinak, je výchozí poměr hodnocení nabídky nastaven na 40 % pro cenový aspekt a 60 % ve prospěch technického popisu produktu.

Vozy Toyota s balistickou ochranou dodanou českou společností SVOS využívá OSN dlouhodobě. Foto: SVOS

ASISTENCE ČESKÉ DIPLOMACIE

Česká diplomacie má zastoupení ve všech městech, která jsou klíčová pro administraci veřejných zakázek OSN. Kromě New Yorku, jakožto sídla OSN, je to především Kodaň (zastoupení 11 agentur OSN včetně UNICEF či UNDP) a Řím (kde sídlí mimo jiné Organizace pro výživu a zemědělství – FAO či Světový potravinový program – WFP).

Dlouholetou pomoc ekonomického diplomata v Kodani si pochvalují i PAPÍRNY BRNO: „Podpora pana Miroslava Čančíka v našich tendrech pro UNICEF byla mimořádná. Jako zástupce ambasády se mohl účastnit otevírání obálek při jednotlivých výběrových řízeních, kterých jsme se zúčastnili, tudíž kromě ověření přijetí naší nabídky do tendru jsme v něm díky jeho účasti na výběrových řízeních měli rovněž neocenitelný zdroj dalších informací, k nimž bychom se bez fyzické účasti přímo v Kodani jinak nedostali,“ potvrzuje přidanou hodnotu české ekonomické diplomacie v tendrech do systému OSN Sylva Vodičková.

Podobně aktivní jsou přímo v newyorské centrále OSN jak zástupci Stálé mise ČR při OSN, tak českého generálního konzulátu, jehož ekonomičtí diplomaté patří dlouhodobě mezi nejaktivnější členy v organizaci EU-UN Procurement Forum (EUPF), která v oblasti dodávek do OSN sdružuje členské státy EU. V letech 2018-2020 český diplomat celé organizaci dokonce předsedal. Skrze každoroční EUPF seminář mělo v posledních pěti letech (i díky podpoře účasti na semináři v rámci projektu ministerstva zahraničí na podporu ekonomické diplomacie – PROPED) možnost separátního jednání s nákupčími různých agentur OSN na dvě desítky zástupců českých firem, z nichž řada následně zkušenosti ze semináře promítla do úspěšných účastí v tendrech.

V letošním roce bude výjimečně seminář probíhat online, prvních deset českých účastníků navíc bude mít možnost účasti zdarma opět s využitím prostředků z projektu PROPED, který zprostředkovává generální konzulát v New Yorku. Termín přihlášek je do konce března a je možné se přihlásit prostřednictvím webu www.eupf.org. „Ačkoliv pro naši firmu, která má s OSN již dlouhodobě nastavené vztahy, není seminář EUPF až tak unikátní, pro někoho, kdo v oblasti tendrů do OSN teprve začíná, považuji účast na tomto newyorském semináři za mimořádně přínosnou zkušenost pro získání prvních kontaktů a povědomí o systému tendrů OSN,“ potvrzuje i Štěpán Černý ze společnosti SVOS.

Připravenost české diplomacie pomoci českým firmám v plavbě nepřehlednými vodami tendrů OSN potvrzuje i náměstek ministra zahraničí Martin Tlapa: „Účast v mezinárodních tendrech vyžaduje spoustu práce. Naší ambicí je oslovovat zájemce z řad českých firem, které do projektů chtějí vstupovat, a spojit je s těmi, kteří již výběrem úspěšně prošli. I vzhledem k pandemické situaci ve světě očekáváme, že i řada programů pomoci půjde právě cestou tendrů mezinárodních ekonomických organizací.“

KAREL SMÉKAL,

zvláštní zmocněnec pro účast ČR na světových výstavách