Budeme moc být konečně digitální? Ptají se účetní

V posledním roce se zásadně změnil pracovní proces ve většině profesí – účetních nevyjímaje. Většina z nich se přesunula na homeoffice, odkud pracují již několik měsíců. Pro zhruba 40 % účetních to byla novinka, se kterou se museli vyrovnat. Digitalizace tak částečně pronikla i k těm účetním, kteří se jí bránili. Komora certifikovaných účetních (KCÚ) se již několik let soustavně na svých konferencích a workshopech věnuje tématu práce v online prostředí a využití nových softwarových programů v účetní profesi. Ať už se jedná o možnosti, jak automaticky vytěžovat doklady, vytvářet digitální archív (místo šanonů), nastavovat schvalování bez psaní podpisů nebo jen začít dokumenty v digitální podobě sdílet s klientem na cloudu bez zbytečných průtahů spojených s osobními návštěvami, na kterých se doklady předávají.

Někteří účetní se tomuto kroku bránili a brání, ale poslední rok jasně ukázal, že není cesty zpět a kdo neinovuje, nebude v budoucnosti prosperovat. Z průzkumu KCÚ z léta roku 2020 vzešlo, že největší překážkou pro mnohé účetní pro práci z domova byly právě ony papírové šanony a dokumenty, které náhle zůstaly v kanceláři. Práce se tak pro ně stala složitější a digitalizace, po které i jejich samotní klienti již několik let volají, získala své reálné opodstatnění.

Digitalizovat chtějí všichni, ale...

„Jde o mindset, jak se v dnešní době často používá, účetních. Ti, kteří se rozhodnou setrvat v minulosti papírů, budou mít práci velmi komplikovanou, ne-li v budoucnosti nemožnou, protože i sami klienti již vyžadují přechod na digitální podobu dokladů. Ušetří jim to totiž nejen čas, ale i peníze,“ říká Libor Vašek, předseda Komory certifikovaných účetních.

Obava účetních z digitalizace je stále do jisté míry oprávněná, protože česká legislativa na ni není dostatečně připravena. Z vyjádření ministerstva financí (MF) totiž mj. vyplývá, že sice lze listinné dokumenty převádět do elektronické podoby, ale konstatuje také rizika: „… v daném ohledu by však měl každý uchovatel zhodnotit míru rizika, kterou s sebou skartování originálního daňového dokladu vystaveného v listinné podobě přináší, a to zejména z důvodu případných budoucích soukromo-právních řízení apod.“ K tématu průkaznosti vzhledem k DPH se nevyjadřuje vůbec.

COVID time tak do jisté míry, a doufejme, že se nebude jednat jen o přechodné období, změnil i postoj některých úřadů. Státní restrikce a tlak na omezení kontaktu mezi lidmi vzbudil akci a úřady začaly přijímat dokumenty i v digitální podobě: „Ocenila jsem přístup institucí, že přijímaly plné moci i naskenované,“ uvedla jedna respondentka v  průzkumu z minulého roku.

Jak to bude dál?

To, co brání digitalizaci je tak paradoxně samotný státní aparát, který až díky poslednímu roku částečně „pochopil“, že je nutné digitalizovat i sám sebe. Účetní tak doufají, že se česká legislativa konečně pohne tím správným směrem. Jakmile se tak stane, přestanou konečně uchovávat svoje šanony v kancelářích a budou moc pracovat odkudkoliv a kdykoliv. Za umožnění digitalizace dokladů budou rádi také klienti samotných účetních, kteří zatím musí některé dokumenty dle zákona archivovat až 30 let.