Zaměstnanci, připravte se na online onboarding!

Řada firem zjistila, že je práce z domova stejně efektivní, jako když se zaměstnanci nacházejí u nich v kanceláři. Zaměstnanci, připravte se na online onboarding!

Home office se těší čím dál větší oblibě. Není divu, obavy a předsudky se díky pandemii koronaviru podařilo odstranit. Personalisté nyní hledají nové pracovníky jinak. Soustředí se na to, aby se nábor nových lidí zaměřil na jejich schopnost pracovat i na dálku.

Náborář tak kromě měkkých dovedností a vlastností uchazeče o práci zjišťuje, zda je možné dosáhnout požadovaného výkonu a samostatnosti i při práci z domova, případně zda má k tomu potencionální zaměstnanec vhodné prostředí u sebe doma, dostatečnou techniku, rychlost internetového připojení apod.

Práce na home office firmám šetří čas a finanční prostředky

Práce z domova na tzv. home office firmám šetří nejen čas, ale i jejich peníze. Když zaměstnanec pracuje ze svého bydliště, kavárny nebo z dovolenkového pobytu, využívá čas efektivněji. Odpadá i přesun do jiného oddělení společnosti, případně doba čekání na meeting s dalšími kolegy. To jde snadno vyřešit online např. přes Skype nebo Zoom. Navíc se zaměstnavatelům sníží náklady za provoz kanceláře, jež zahrnují elektřinu, vytápění, vodu, nájemné a občerstvení. Některé společnosti se tak přesouvají do menších prostor a pouští dosavadní zbytečně velké kanceláře.

Jak zorganizovat online onboarding ve firmě?

Správné nastavení tohoto procesu ve firmě je rozhodující. Nováčci se tak rychleji osamostatní a budou podávat požadované výkony dříve. Pojďme se podívat na 4 klíčové faktory, jež vše ovlivňují.

1. Pracovní rozvrh zaměstnance

I když je pracovní režim při práci na dálku mnohem více flexibilní, i tak je nutné dodržet pár zásad. Mělo by být dopředu vyřešené, aby se všichni pracovníci, kteří jsou na sebe náplní práce navázáni, časově shodovali. Je jasné, že při home officu může mít zaměstnanec práci rozvrženou do různých pracovních bloků, ty by měl však komunikovat v týmu.

Obzvlášť, pokud se někteří jedinci ve firmě nacházejí v jiných časových pásmech. Tím se předejde zbytečnému zmatku, neefektivní spolupráci v týmu, horšímu plánování a nedokončení úkolů. Ideální je vytvořit online mapu časového harmonogramu v týmu a tu se všemi sdílet. Např. použijte sdílený či veřejný kalendář.

2. Efektivní nástroje pro spolupráci

Důležité je, aby všichni zaměstnanci při práci z domova uměli bez problémů používat všechny efektivní nástroje, které jsou pro firmu běžné. Jestliže chce zaměstnavatel vytvořit virtuální tým schopných lidí, musí svým zaměstnancům poskytnout komplexní školení všech nástrojů týmové spolupráce. Těmi mohou být aplikace pro zasílání zpráv, jednotná komunikační platforma, systém sdílení souborů, software pro správu projektů apod.

3. Vytvořte komunikační plán

Nejen, že musí pracovníci firmy znát všechny používané nástroje, ale také by měli vědět, v jakých situacích danou platformu využít. Když budou členové týmu znát komunikační plán a dobu odezvy, vždy použijí správný kanál pro svůj účel. A co by měl komunikační plán obsahovat? Např., že na e-mail je nutné odpovědět do 24 hodin, na Messenger v daném dni, ve Slack chatu co nejdříve to bude možné a při obdržené SMS (zprávě ve WhatsAppu) okamžitě.

4. IT nastavení a vybavení

Zaměstnanci dobře znají všechny nástroje komunikace a jsou seznámeni s komunikačním plánem. Nyní přichází na řadu, aby se IT odborníci ve firmě podívali na zoubek vašemu vlastnímu vybavení a síti. V některých případech může zaměstnanec využívat svou vlastní techniku, případně může dostat firemní notebook a služební telefon. Dbejte i na význam kybernetické bezpečnosti. Jestliže používáte počítač i k osobním účelům, myslete na bezpečná hesla, antivirový program apod. Ochrana citlivých informací a dat zákazníků musí být na prvním místě!

Tip! Používejte elektronické formuláře a digitální podpisy – ušetříte čas, snížíte chybovost a je to ekologičtější.

Tip2! Chcete-li se rychle zorientovat v pracovní náplni nebo naopak pomoci novému kolegovi? Vyzkoušejte možnost sdílení obrazovky a absolvujte rychlé online školení. Pořiďte si záznam, bude se vám hodit pro další zaučování.

Stane se používání kanceláře ve firmě novým benefitem od zaměstnavatele stejně tak jako stravenky nebo služební auto? Co myslíte?

Pro aktuální videa z oblasti práce, personalistiky a marketingu odebírejte kanál Orange Academy. 

Vyplatí se to!  

Autorka: Ing. Romana Hubáčková, garantka rekvalifikačního kurzu Personalistika, který probíhá v Praze, Brně, Ostravě, Olomouci a dalších 15 městech po celé ČR. Můžete si přečíst i 304 recenzí kurzu.

https://orangeacademy.cz/kurzy-personalistiky/rekvalifikacni-kurz-personalistika

Editorka: Zuzana Klímová 

Zdroj: ERE.net, hrnews.cz, seznamzpravy.cz