Účetní program vs ERP systém

Řada menších firem už roky používá nějaké účetní programy. Často ještě od dob, kdy začínala ve formě živnosti. V čem se ale ERP systém od účetního programu odlišuje, a proč dražší účetní programy nejsou a nikdy nebudou schopné ho nahradit?

 

Na začátku bylo účetnictví

Rozdíl mezí účetním programem a ERP systémem bývá velmi často bagatelizován, a to především ze strany dodavatelů účetních produktů. V některých případech je jimi dokonce účetní program prezentován jako ERP systém a příslušný uživatel pak nevnímá rozdíly, které však mohou být fatální. Abychom tedy mohli definovat rizika přechodu a poskytli tak jakýsi návod, jak správně přejít na „vyšší level“, definujme si nejprve oba pojmy a podívejme se na rozdíly mezi nimi.

 

 

Když se řekne účetní systém

Účetní systém je aplikace, často běžící jen na konkrétním počítači, jejímž hlavním účelem je pokrytí nezbytných ekonomických, finančních, skladových a obchodních agend firmy, tedy k pokrytí účetnictví. V této oblasti pak zajišťuje uživateli správu dat a veškeré výstupy v souladu s platnou legislativou, včetně např. přípravy přiznání k různým typům daní, kontrolních hlášení, či u menších firem i přípravy povinného výkazu zisku a ztráty a rozvahy na konci hospodářského roku. 

 

Součástí pokročilých účetních programů jsou občas i různé nadstavby či zjednodušené reportingy. Díky nim právě mohou uživatelé těchto účetních systémů získat mylný dojem, že se jedná o ERP. Základními charakteristiky účetního programu jsou:

• Jednoduchost

• Nízké nároky na administraci či externí služby

• Univerzálnost 

• Nízké pořizovací náklady

 

Pro živnostníky a menší firmy je to vlastně ideální řešení. Jenže všechny výše uvedené charakteristiky jsou na úkor aplikačních a technologických možností. Účetní program sice rámcově pokryje důležitou účetní agendu a s ní spojené legislativní nároky, zatímco zbytek řízení firmy se odehrává po Excelech, někdy v Accesu a někdy spíš intuitivně a po e-mailech. S tím jak firma roste, však nastávají i v té účetní agendě určité problémy, např. v oblasti schvalování faktur, objednávek, spolupráce více účetních atd. Navíc, jak firma roste, mění se i organizace práce, požadavky na pokročilejší funkcionalitu, otevřenost pro úpravy, reportingové a analytické nástroje, oborová specifika apod. A tam už paralelní Excely a e-maily přestávají stačit.

 

Když se řekne ERP systém

Na druhé straně barikády přitom stojí ERP systém. Ten se již zaměřuje na pokročilejší funkcionality, funguje na serveru s možností přístupu velkého množství klientů a je navržen na spolupráci desítek, stovek až tisíců uživatelů. Srovnávat pokročilý účetní systém a běžný ERP systém je jako postavit proti sobě ultralight a Boeing 737. Obojí jsou letadla, mají knipl a motor a jsou schopná přepravy osob a nákladu z místa A do místa B. Ale zkuste do ultralightu dostat 150 cestujících a přeletět s nimi oceán… 

Bylo by to stejné, jako zkoušet v pokročilém účetním programu za pár tisíc korun uřídit výrobní firmu se 150 zaměstnanci, 30 subdodavateli, 15 obchodníky, 10 servisáky a 100 zakázkami na další den. Hlídání budgetu, WorkFlow na dokumenty, notifikace na události, výkonové ukazatele pro obchodníky, plnění plánu ve výrobě apod. Pro tohle všechno už potřebujete nástroje a funkcionality zaměřené za řízení, plánování a analýzu všech klíčových procesů ve společnosti. Tedy to, co běžně ERP systémy poskytují, ale účetní programy to samozřejmě neumějí.  

ERP systémy tedy nabízejí vše, co každý účetní program, byť na vyšší úrovni, ale nadto integrují, automatizuji, analyzují, monitorují a hlavně umožňují efektivně řídit velké množství dalších procesů, které jsou často upraveny dle činnosti konkrétní společnosti či jsou personifikovány dle rolí na straně uživatele. 

 

Základními charakteristikami ERP systémů tedy jsou:

• Komplexnost 

• Řízení všech procesů

• Specializovaná oborová řešení (výroba, obchod, doprava, stavebnictví, automotive, apod.)

• Customizace systému dle potřeb zákazníka

• Pokročilý manažerský reporting / Business Intelligence  

• Webový či mobilní přístup 

• Propojení na specializované SW (Servis, Docházka, eShop, B2B portál, atd.)  

• Schopnost komunikace s externími systémy např. zákazníků či dodavatelů

 

Jaké potřebujete letadlo?

Klíčovou otázkou, kterou by si každá firma tedy měla položit je, který z těchto dvou systémů nyní potřebuje. Pro přepravu tří lidí a sto kilogramů nákladu na stovky kilometrů opravdu běžně stačí malé levné letadélko. Pokud byste ale chtěli letět z Prahy do New Yorku v padesáti lidech, nedopadne to s malým letadélkem, a hlavně jeho posádkou, vůbec dobře.