Úskalí účtování organizační složky v zahraničí

Asi každý z nás se již setkal s pojmem organizační složka, resp. od roku 2014 (v souvislosti s rekodifikací soukromého a obchodního práva) s pojmem odštěpný závod. Jelikož v praxi je stále používanějším pojmem organizační složka, dovolíme si v tomto článku používat tento pojem.

O organizační složce by se dala napsat spousta informací, ale cílem toho článku je nastínit možná úskalí v rámci účtování/vedení účetnictví organizační složky a seznámit čtenáře s tím, na co si dávat pozor a co je potřeba řešit, pokud se s danou problematikou setká, a to zejména z pohledu českých předpisů.

Článek se věnuje pouze způsobu vedení účetnictví ze strany zřizovatele organizační složky se sídlem v České republice nebo organizační složky zřízené na území České republiky ze strany zřizovatele ze zahraničí.

Základní informace …. co to vlastně je

Organizační složka - jedná se o jednu z možností, jak může účetní jednotka podnikat téměř v kterémkoliv státě na světě, aniž by musela v dané zemi zakládat například dceřinou společnost. Velmi často se stává, že účetní jednotka se sídlem v zahraničí by ráda v České republice poskytovala své produkty/služby, a tudíž velmi využívanou volbou je právě zřízení pobočky/organizační složky v České republice. Tato situace může být také i opačná, tzn. kdy tuzemská obchodní společnost zřídí svou organizační složku v zahraničí.

Na úvod je nutné uvést, že účetní jednotka, pokud má svou organizační složku v zahraničí, stále vystupuje jako jeden subjekt, jen je rozdělen na jednotlivé části. Jinými slovy se jedná o jednu právní entitu, která vede účetnictví jako celek. Současně je organizační složka povinna řídit se předpisy tamní země, tzn. vést účetnictví v souladu s účetními předpisy státu, ve kterém byla zřízena.

Účetní jednotka by si tedy měla, pokud zamýšlí zřízení organizační složky v zahraničí, zjistit všechny relevantní informace o předpisech z oblasti daní, účetnictví i práv, aby byla schopna si vyhodnotit všechny informace a být si vědoma svých povinností.

Dále je nutné připomenout, že organizační složka nemá právní subjektivitu, není tedy samostatným subjektem (obchodní korporací) a proto například na území České republiky nemá zřízen základní kapitál. Při založení organizační složky není tedy nutné vkládat jakýkoliv zapisovaný vklad, které ostatní účetní jednotky jsou povinny zřídit.

Organizační složka je z českého pohledu zákona o účetnictví účetní jednotkou, která má povinnost vést účetnictví, sestavovat účetní závěrku i související daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob. Pokud je organizační složka plátcem i jiných daní – například daně z přidané hodnoty, silniční daně atd., je povinna postupovat a podávat související daňová přiznání v souladu s jednotlivými právními předpisy.

Vedení účetnictví…..aneb jaké jsou možnosti

Organizační složka zřízená v České republice vede své účetnictví v souladu s předpisy platnými u nás, tzn. vede své účetnictví stejně jako by se jednalo o jinou formu účetní jednotky zřízenou na našem území.

Naopak zřizovatel (jak už bylo zmíněno výše), který má sídlo na našem území a současně má nějakou organizační složku v zahraničí, vede účetnictví za všechny své složky i za sebe jako celek.

Zřizovatel organizační složky vede své účetnictví a současně účetnictví organizační složky nejčastěji dvěma způsoby a to:

• Účetnictví organizační složky je vedeno paralelně, tzn. organizační složka si vede samostatně své účetnictví v zemi svého zřízení a současně zřizovatel vede dané účetnictví ve svém systému (například jako samostatné středisko)

Jedná se o to, že organizační složka vede účetnictví samostatně (sama za sebe). Zřizovatel vede účetnictví jak za jeho vlastní obchodní činnost, tak i za činnost organizační složky. V účetnictví zřizovatele se určí například středisko v rámci nákladů, výnosů, majetku a závazků, tzn. všech účtů účtové osnovy, na které se účtují všechny účetní případy náležící organizační složce. Jinými slovy se účtuje na stejné účty jako účtuje zřizovatel svá plnění, akorát je vše rozlišeno zavedením střediska, které právě odděluje dané účetnictví. V jedné účetní databázi je tak účtováno dle předpisů jak zřizovatele, tak i organizační složky. Téměř každý účetní SW umožňuje zavedení středisek, a také následné generování sestav za dané středisko pro další jejich použití – pro controlling, pro účetní závěrku atd.

V této souvislosti je nutné říci, že je zde hlavním úskalím správné nastavení daného SW včetně všech souvisejících výstupů, tzn. nastavit jednotlivé procesy tak, aby generovaly správné podklady pro další využití. Hlavní nevýhodou může být tzv. dvojí práce (vše je vlastně účtováno 2x – jednou na straně organizační složky a jednou na straně zřizovatele) a současně nutnost hlídání všech zaúčtovaných/nezaúčtovaných plnění z důvodu evidence odlišných účetních pravidel daných zemí (například problematika přecenění některých položek aktiv na reálnou hodnotu).

• Účetnictví organizační složky je vedeno samostatně a převod do účetnictví zřizovatele se provádí pouze pomocí načtení agregovaných položek, obratů či stavů

Jedná se o nejčastěji používaný způsob vedení účetnictví organizační složky u zřizovatele. Hlavním důvodem a vlastně i výhodou je to, že účetnictví (účtování prvotních podkladů) organizační složky je vedeno pouze jednou. Následně je pak prostřednictvím převodového můstku či načtení přímo daných dat účetnictví organizační složky „překlopeno“ do účetnictví zřizovatele. Samotné načtení (převod) účetních dat je prováděno na bázi, kterou zřizovatel potřebuje pro své další výstupy (controlling atd.). Nejčastěji se tak setkáváme s měsíčním načítáním účetnictví, což by mělo být základním obdobím pro překlopení. Domníváme se, že vhodným postupem (pro zachování všech detailů, které jsou potřebné pro další použití) je načítání dat prostřednictvím jednotlivých položek účtovaných za sledované období (například načtení dat za červenec 2019 bude provedeno za období od 1.7.2019 do 31.7.2019).

Jelikož zřizovatel se sídlem na území ČR a jeho organizační složka v zahraničí mají téměř vždy jinou funkční měnu, je nutné zabezpečit také nastavení kurzů pro daný přenos dat. Jinými slovy je nutné stanovit pravidla pro určení přepočítávacího kurzu, kterým budou daná data přenesena ke zřizovateli. V praxi nejčastějším způsobem je přenos dat pomocí stanoveného pevného kurzu vnitřním předpisem zřizovatele.  

Ať už si zřizovatel zvolí první či druhou možnost v rámci vedení účetnictví, je nutné zajistit všechny podpůrné dokumenty, neboť v rámci účtování organizační složky u zřizovatele mohou vznikat různá úskalí a to ta, že zřizovatel (účetní jednotka) nemá řádně a podrobně sepsanou dokumentaci k postupu zachycení organizační složky ve svém účetnictví – tzn. jak je účetnictví vedeno, jak je převáděno, postupy v rámci interní fakturace atd. A tak se může stát, že každý měsíc je postupováno odlišně – například používán jiný přepočítací kurz, jiné analytické účty atd. Právě nedostatečně evidované interní postupy pak mohou vést k nesprávnému vedení účetnictví či dokonce zkreslení účetních sestav, a tedy nesplnění jednoho ze základních účetních principů, a to vedení účetnictví ve věrném a poctivém obraze. Proto se vždy doporučuje, aby účetní jednotka měla podrobně zpracovanou dokumentaci k vykazování a přebírání informací z organizační složky do svého účetnictví. Nejběžnějším způsobem je vypracování interní směrnice, která popisuje jednotlivé účetní případy, které mohou v organizační složce nastat a její zachycení v účetnictví organizační složky a také následné převedení do účetnictví zřizovatele.

Výše jsme uvedli, že účetnictví organizační složky se nejčastěji načítá (druhá možnost vedení účetnictví – načítání agregovaných dat) do účetnictví zřizovatele na bázi jednotlivých položek a současně, že pro daný převod je nejvíce používán pevný kurz. V této souvislosti bychom však chtěli uvést, že v praxi se lze setkat i s dalšími možnostmi, a to jednak při načítání daných dat, tak i v rámci používaného kurzu pro přepočet měn.

Načítání dat se provádí i na základě obratů (nikoliv jednotlivých položek) za sledované období. Současně odborná veřejnost vede často debatu ohledně správnosti použití přepočítacího kurzu v rámci samotného načítání obratů, položek a stavů organizační složky do účetnictví zřizovatele. Při samotném přepočítání by se měla vždy brát v úvahu povaha převáděného zůstatku/obratu. V praxi se setkáme v rámci načítání dat a volbou přepočítávacího kurzu s následujícími názory:

• Položky na účtech dlouhodobého hmotného/nehmotného majetku, včetně souvisejících oprávek, opravných položek, nákladů na prodej daného majetku atd. by se měly přepočítávat kurzem k datu zařazení daného majetku, resp. k okamžiku uskutečnění účetního případu. Ale už zde můžete spatřit úskalí, protože datum uskutečnění účetního případu může být i datum nákupu daného majetku, nikoliv jeho zařazení.
• Stavy, obraty či položky na účtech majetku a závazků (například pohledávky, závazky, peněžní jednotky atd.) by se měly přepočítávat kurzem platného k datu, kdy se dané stavy načítají, tzn. posledním dnem načítaného období.
• Stavy, obraty či položky na aktivních a pasivních účtech neuvedených v předchozích dvou bodech by se měly přepočítávat kurzem platným k okamžiku uskutečnění účetního případu.
• Stavy, obraty či položky na výsledkových účtech, které nejsou součástí výše uvedených bodů by se měly přepočítat pomocí průměrného kurzu za sledované období. I zde se však dostáváme do diskuse, protože zákon o účetnictví v rámci možnosti použití kurzů povoluje použití buď kurzu k uskutečnění zdanitelného plnění nebo pevného kurzu, který je stanoven účetní jednotkou podle České národní banky a jeho vyhlášení.

V případě převodu účetnictví organizační složky do účetnictví zřizovatele prostřednictvím metody načítání obratů, položek a stavů mohou vznikat kurzové rozdíly. Otázkou, kterou si asi každý nyní klade je, zda tyto kurzové rozdíly mají ovlivnit přímo náklady a výnosy daného účetního období, nebo zda by tyto kurzové rozdíly měly být součástí vlastního kapitálu zřizovatele. I toto téma je hojně diskutovaným tématem a v praxi většina účetních jednotek tyto kurzové rozdíly nechává jako součást výsledovky (nákladů a výnosů). Samozřejmě je otázkou, zda by takto vzniklé kurzové rozdíly neměly spíše ovlivňovat vlastní kapitál, nikoliv výsledek hospodaření běžného účetního období.

Co říci na závěr….

Téma vedení účetnictví organizační složky zejména z pohledu zřizovatele je velmi široké a dalo by se o něm napsat spousta dalších informací včetně i porovnání odlišných názorů panujících mezi odbornou veřejností a zaběhlou praxí.

Domníváme se, že nejdůležitějším, na co by měl zřizovatel pamatovat v případě zřízení organizační složky v zahraničí, je zjištění všech tamních předpisů, kterými se bude nutné řídit a mít připravené všechny podpůrné dokumenty v rámci účetní evidence organizační složky v zahraničí, tzn. aby byla patrná nejen stanovená pravidla v rámci samotného účtování a převodu zůstatků, ale také souvisejícího controllingu a celkových výstupů v rámci jednoho subjektu.

Petra Čechová & Lída Malimánková