27 000 HR formulářů elektronicky. V Metrostavu digitalizaci vítají

Začalo to stavebními deníky a snahou zbavit stavby různých podpisových programů a fyzických tokenů. O čtyři roky později využil Metrostav zkušenosti s elektronickým podepisováním také v personalistice. Do konce dubna 2026 zpracoval elektronicky 27 000 HR formulářů a zdigitalizoval 74 ze stovky používaných formulářů.

Stavbyvedoucí kvůli podpisu nemusí zpátky do kanceláře

Na jednotlivých stavbách Metrostavu se dříve používaly různé programy pro elektronické podepisování stavebních deníků. K tomu bylo potřeba spravovat fyzické tokeny s kvalifikovanými certifikáty. Firma proto v roce 2021 začala hledat jednotné řešení, které by podpis zjednodušilo a nebylo závislé na fyzickém nosiči.

Důležitá byla možnost podepisovat z mobilního zařízení. Stavbyvedoucí dnes mohou pracovat se stavebním deníkem přímo při kontrole stavby a kvůli podpisu se nemusí vracet ke stolnímu počítači. Metrostav pro tento účel využívá cloudovou aplikaci Sofa od Software602, ve které má v cloudu uložených přibližně 200 certifikátů.

„Chtěli jsme eliminovat různé druhy softwaru pro podepisování stavebního deníku na různých stavbách, finanční prostředky vynakládané na licence tohoto softwaru, dodržet nové podmínky podle legislativních změn, odbourat nutnost tokenů a zavést jednoduchou možnost podepisování z mobilního zařízení,“ popisuje Dušan Pokorný, ICT Manager Metrostavu.

Pak přišlo na řadu HR

O čtyři roky později řešil Metrostav podobnou otázku v personální agendě. Impulzem byl přesun zaměstnanců mezi několika společnostmi skupiny. Změna se týkala více než 2 000 lidí, kterým bylo potřeba měnit pracovní smlouvy a znovu podepisovat řadu dalších HR dokumentů. Pro personální oddělení by jejich zpracování na papíře znamenalo výraznou zátěž.

Metrostav proto začal do svého interního systému ELOS, kde mají zaměstnanci osobní složky s pracovněprávními dokumenty, postupně přidávat elektronické formuláře. Dvouměsíční pilot v únoru 2025 začínal s 18 šablonami a první stovkou elektronicky zpracovaných formulářů. Do konce dubna 2026 už firma elektronicky odbavila 27 000 formulářů a zdigitalizovala 74 ze 100 používaných formulářů.

Změnil se přitom i přístup zaměstnanců. „Dnes naopak většina z nich má problém, když nějakou agendu potřebujeme vyřešit na papíru,“ shrnuje zkušenost Josef Kadlčík, vedoucí útvaru personálního a mzdového controllingu Metrostavu.

Elektronicky i pracovní smlouva

Digitální proces dnes Metrostav používá také u pracovních smluv a dalších pracovněprávních dokumentů. Zaměstnanci je mohou podepisovat vzdáleně a svou totožnost ověřují prostřednictvím BankID. Stejným způsobem lze řešit i smlouvu s člověkem, který do firmy teprve nastupuje. Výjimkou jsou podle případové studie zaměstnanci s účtem u mBank, u kterých tento postup nefunguje a dokumenty nadále řeší papírově.

Příběh Metrostavu tak začal praktickým problémem na stavbě: jak podepsat stavební deník bez návratu do kanceláře a bez tokenu. Postupně se stejné zkušenosti s elektronickým podpisem promítly do personální agendy, kde se dokumenty počítají v desítkách tisíc. A nejvýmluvnějším výsledkem možná není samotné číslo, ale změna návyku, kterou popisuje Kadlčík: papír se pro zaměstnance postupně stal tou méně pohodlnou variantou.

Podrobnosti popisuje případová studie Software602.

Týna Kaucká

Týna Kaucká se narodila do IT rodiny, její otec je spoluautor legendárního textového editoru T602. Začínala ve financích v nadnárodních korporacích a pak vyzkoušela svět marketingu v agentuře. Spoluzaložila technologický start-up a po tomto dobrodružství se přesunula do Software602. Nyní je na pozici marketingové ředitelky.

Svět IT je její vášeň, často ho komentuje na svém LinkedIn profilu a stala se jednou z nejvýraznějších českých osobností na této sítu v žebříčku IT & Tech v roce 2026.

Jsme Software602. Pomáháme firmám i úřadům zbavit se papíru, zrychlit administrativu a přemýšlet digitálně. Díky našim řešením elektronických podpisů, archivace, schvalování požadavků nebo formulářovým technologiím nedělají lidé chyby, šetří čas i peníze. Máme 35 let zkušeností a spoustu energie uvádět na trh další inovace.

Více na www.602.cz