Podpis, pečeť, razítko. Tři pojmy, které se často zaměňují

Podpis patří člověku

Nejjednodušší je začít elektronickým podpisem. Je spojený s konkrétní fyzickou osobou, která dokument podepisuje. V elektronickém světě tak plní podobnou úlohu jako podpis na papíře, existuje však několik úrovní elektronického podpisu a jejich použití se liší podle konkrétní situace.

V praxi se s ním setkáme například u smlouvy podepisované jednatelem, pracovněprávního dokumentu podepisovaného zaměstnancem nebo úředního dokumentu, za který odpovídá konkrétní oprávněná osoba. Podstatné je, že za podpisem stojí člověk.

Nejvyšší úroveň představuje kvalifikovaný elektronický podpis. Podle evropského nařízení eIDAS má kvalifikovaný elektronický podpis právní účinek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu.

Pečeť zastupuje organizaci

Elektronická pečeť může na první pohled vypadat podobně, její role je však jiná. Není podpisem konkrétního člověka, ale je spojená s právnickou osobou, například firmou nebo institucí. Pomáhá doložit původ elektronických dat a jejich integritu.

To je praktické především u dokumentů, které vznikají automaticky a ve větším množství. Představme si informační systém, který každý den vytvoří stovky nebo tisíce elektronických výstupů. Pokud u nich potřebujeme doložit, že pocházejí od dané organizace a nebyly následně změněny, může se uplatnit právě elektronická pečeť.

Rozdíl lze zjednodušit jednou otázkou: Potřebujeme jednání konkrétního člověka, nebo doložit původ dokumentu od organizace? V prvním případě řešíme elektronický podpis. Ve druhém může být vhodná elektronická pečeť. Dobrým příkladem mohou být faktury.

Časové razítko odpovídá na otázku „kdy“

Třetím pojmem je elektronické časové razítko. Nepotvrzuje, kdo dokument podepsal, ani nenahrazuje elektronický podpis. Spojuje elektronická data s konkrétním okamžikem a umožňuje prokázat, že tato data v dané podobě v určitém čase existovala.

To se hodí například u dokumentů, jejichž stav potřebujeme prokazovat i s odstupem času. Podpis tedy můžeme zjednodušeně spojit s otázkou „kdo“, pečeť s otázkou „od koho“ a časové razítko s otázkou „kdy“.

Jednotlivé prostředky se mohou kombinovat. Elektronicky podepsaný nebo opečetěný dokument tak může být zároveň opatřen časovým razítkem.

Co s tím má společného eIDAS

Pravidla pro elektronické podpisy, pečetě, časová razítka a další služby vytvářející důvěru upravuje na evropské úrovni nařízení eIDAS. Díky společnému evropskému rámci nejsou elektronický podpis nebo pečeť pouze technickou funkcí konkrétního programu. U kvalifikovaných služeb jsou stanovené požadavky na jejich poskytování i poskytovatele.

Při výběru řešení proto stojí za to sledovat nejen to, zda dodavatel umí dokument technicky podepsat nebo opečetit, ale také kdo samotnou službu vytvářející důvěru poskytuje a jaký má podle eIDAS status.

Software602 je kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru podle eIDAS a poskytuje mimo jiné vzdálené vytváření kvalifikovaných elektronických podpisů a pečetí nebo kvalifikovaná časová razítka.

Proč Ministerstvo spravedlnosti používá kvalifikované pečetě

Dobře je využití elektronické pečeti vidět tam, kde dokumenty nevznikají po desítkách, ale po desetitisících. Ministerstvo spravedlnosti potřebovalo kvalifikované elektronické pečetění pro agendové informační systémy justice. Mezi systémy zapojené do řešení patří například Insolvenční rejstřík, Rejstřík trestů, Veřejný rejstřík nebo Centrální elektronický platební rozkaz.

Ministerstvo přešlo na vzdálenou službu pečetění od Software602. Projekt se podařilo realizovat během 24 dní, zapojilo se do něj 51 pracovníků resortu a sedm dodavatelů informačních systémů a bylo vydáno 25 certifikátů. Původně se počítalo s denní spotřebou přibližně 80 000 opečetěných dokumentů. Už během prvního týdne provozu ale objem narostl zhruba na 100 000 dokumentů denně bez snížení odezvy služby. Dnes ministerstvo podle případové studie pečetí více než 100 000 dokumentů denně.

Právě tady je dobře vidět rozdíl mezi podpisem a pečetí. U takového množství systémově vytvářených výstupů nedává smysl hledat člověka, který bude každý dokument jednotlivě podepisovat. Kvalifikovaná elektronická pečeť umožňuje spojit elektronické výstupy s organizací a celý proces zapojit přímo do informačních systémů.

Úspora nezačíná až u tisíců dokumentů

Příklad Ministerstva spravedlnosti ukazuje, co elektronická pečeť zvládne ve velkém měřítku. Aby ale automatizace dávala smysl, nemusíte zpracovávat 100 000 dokumentů denně. Přínos se může projevit mnohem dříve, pokud podpis, pečeť nebo časové razítko zapojíte přímo do procesu, ve kterém dokument vzniká.

Rozdíl je v tom, co se děje na pozadí. Dokument vytvoří firemní systém a potřebné elektronické prvky se k němu připojí automaticky, bez ručního stahování souboru, otevírání další aplikace, potvrzování a následného ukládání zpět. Člověk tak nemusí obsluhovat každý dokument jednotlivě.

Stačí si udělat jednoduchý modelový propočet. Pokud by automatizace ušetřila pouhé dvě minuty ruční práce na jednom dokumentu, při 30 dokumentech denně je to hodina práce. Při 100 dokumentech už více než tři hodiny. Nejde o deklarovanou úsporu konkrétního řešení, ale o příklad, na kterém je dobře vidět, proč může mít integrace smysl i při výrazně menších objemech.

Při rozhodování proto není nejdůležitější otázka, zda firma zpracovává stovky, nebo tisíce dokumentů. Zajímavější je podívat se, kolikrát dnes člověk kvůli podpisu, pečeti nebo razítku musí dokument ručně otevřít, přenést mezi systémy nebo zkontrolovat. Právě tyto drobné úkony se při každodenním opakování nasčítají.

Elektronický podpis, pečeť a časové razítko tak mohou fungovat jako nenápadná součást firemního procesu. Uživatel pracuje ve svém běžném systému a potřebné kroky probíhají na pozadí. Více informací o možnostech jejich zapojení najdete v přehledu eIDAS služeb Software602.

Týna Kaucká

Týna Kaucká se narodila do IT rodiny, její otec je spoluautor legendárního textového editoru T602. Začínala ve financích v nadnárodních korporacích a pak vyzkoušela svět marketingu v agentuře. Spoluzaložila technologický start-up a po tomto dobrodružství se přesunula do Software602. Nyní je na pozici marketingové ředitelky.

Svět IT je její vášeň, často ho komentuje na svém LinkedIn profilu a stala se jednou z nejvýraznějších českých osobností na této sítu v žebříčku IT & Tech v roce 2026.

Jsme Software602. Pomáháme firmám i úřadům zbavit se papíru, zrychlit administrativu a přemýšlet digitálně. Díky našim řešením elektronických podpisů, archivace, schvalování požadavků nebo formulářovým technologiím nedělají lidé chyby, šetří čas i peníze. Máme 35 let zkušeností a spoustu energie uvádět na trh další inovace.

Více na www.602.cz