Za 3 měsíce měli digitální archiv. SILON sjednotil dokumenty ze šanonů, serverů i lokálních disků

Smlouva v šanonu, další dokument na serveru a jiný na lokálním disku. SILON chtěl firemní archiv dostat na jedno místo. Migraci zvládl za 3 měsíce a dnes archivuje 200 až 250 dokumentů denně.  

Když hledání začíná otázkou, kde dokument vlastně je

Výrobce technických kompaundů a vláken SILON měl dokumenty uložené na několika místech. Část existovala v papírových šanonech, další ve složkách na souborovém serveru, v DMS nebo na lokálních discích. Najít konkrétní smlouvu nebo podklady k obchodnímu případu proto mohlo znamenat hledání napříč několika úložišti.

Firma se rozhodla dokumenty převést do jednotného elektronického archivu od Software602. Nejnáročnější částí bylo podle případové studie najít způsob migrace různých typů dat a připravit strukturu metadat. Celou migraci se podařilo dokončit během 3 měsíců.

„Dle všech dosavadních ohlasů, jak ze strany uživatelů, tak zevnitř IT oddělení si myslím, že jsme výběrem archivu od Software602 neudělali chybu,“ říká Pavel Vítek, IT Manager ve společnosti SILON. Firma podle něj získala řešení, které pokrývá současné požadavky a počítá i s dalším růstem společností ve skupině.

Dokument na dvě kliknutí

Dnes SILON do archivu ukládá 200 až 250 dokumentů denně, z nichž 40 až 60 spadá pod pravidla eIDAS. Elektronický archiv využívá 25 uživatelů, přičemž sedm až devět z nich s ním pracuje každý den. Vedle běžných firemních dokumentů tak řešení pokrývá i ty, u kterých jsou požadavky na důvěryhodnou elektronickou archivaci.

Nejviditelnější změna přichází ve chvíli, kdy je potřeba něco dohledat. Firma může vyhledávat podle metadat i fulltextově a podle případové studie se ke konkrétnímu dokumentu dostane na dvě kliknutí. Při auditu tak není nutné postupně procházet šanony a různá úložiště, protože potřebné podklady lze připravit z jednoho archivu.

Méně hledání, méně míst pro chybu

SILON úsporu času ani peněz exaktně neměřil, takže ji nelze převádět na konkrétní hodiny nebo částky. Pavel Vítek ale v případové studii uvádí příklad hledání prvních 50 faktur za režijní materiál: proti procházení papírového archivu stačí v digitálním archivu zadat filtr. Firma zároveň uvádí, že nový způsob práce podstatně omezil možnost chyby.

Výsledkem je jedno místo pro dokumenty, které byly dříve rozdělené mezi papír, servery a lokální disky. Archiv zároveň pracuje s časovými razítky, zaznamenává změny a umožňuje nastavit pravidla skartace. Pro SILON se tak archiv z místa, kam se dokumenty pouze odkládají, změnil na nástroj pro jejich každodenní dohledávání a správu. 

Podrobnosti popisuje případová studie Software602 .

Týna Kaucká

Týna Kaucká se narodila do IT rodiny, její otec je spoluautor legendárního textového editoru T602. Začínala ve financích v nadnárodních korporacích a pak vyzkoušela svět marketingu v agentuře. Spoluzaložila technologický start-up a po tomto dobrodružství se přesunula do Software602. Nyní je na pozici marketingové ředitelky.

Svět IT je její vášeň, často ho komentuje na svém LinkedIn profilu a stala se jednou z nejvýraznějších českých osobností na této sítu v žebříčku IT & Tech v roce 2026.

Jsme Software602. Pomáháme firmám i úřadům zbavit se papíru, zrychlit administrativu a přemýšlet digitálně. Díky našim řešením elektronických podpisů, archivace, schvalování požadavků nebo formulářovým technologiím nedělají lidé chyby, šetří čas i peníze. Máme 35 let zkušeností a spoustu energie uvádět na trh další inovace.

Více na www.602.cz