Firemním autem na cestu k moři. Co zaplatí zaměstnanec a co firma

Služební automobil, který může zaměstnanec používat také soukromě, patří mezi nejžádanější firemní benefity. V létě proto není výjimečné, že s ním rodina vyrazí k moři nebo na cestu po Evropě. Samotné povolení k soukromému využití ale ještě neznamená, že zaměstnavatel automaticky zaplatí také benzin, zahraniční dálniční poplatky, parkování nebo případnou škodu. Rozhodující jsou vnitřní pravidla firmy, dohoda se zaměstnancem i podmínky pojištění.

Soukromá cesta musí být povolena
„Základní podmínkou je, že firma zaměstnanci soukromé používání vozidla výslovně umožňuje. Nestačí, že má automobil běžně zaparkovaný doma nebo s ním dojíždí do zaměstnání. Pravidla by měla určit, zda může vůz používat pouze zaměstnanec, nebo také jeho partner, zda s ním smí vyjet do zahraničí a které země jsou případně vyloučeny. Před cestou je vhodné ověřit také územní platnost pojištění, rozsah asistenčních služeb a postup při poruše či nehodě. Některé firmy vyžadují před zahraniční cestou samostatný souhlas nebo alespoň oznámení cílové země. Zaměstnanec by měl mít k dispozici potřebné doklady k vozidlu a vědět, koho ve firmě kontaktovat, pokud se něco stane,“ říká Anna Kevorkyan, CEO pracovního portálu JenPráce.cz.

Benefit se promítne do zdanitelné mzdy
Pokud zaměstnavatel poskytne automobil bezplatně pro služební i soukromé účely, vzniká zaměstnanci nepeněžní příjem. U běžného vozidla se do jeho zdanitelné mzdy za každý i započatý měsíc připočítává jedno procento vstupní ceny automobilu včetně DPH. U nízkoemisního vozidla jde o 0,5 procenta a u bezemisního o 0,25 procenta. Minimální započítaná hodnota je 1 000 korun měsíčně.

„U běžného automobilu se vstupní cenou 800 tisíc korun se tedy ke zdanitelné mzdě připočte 8 000 korun. Zaměstnanec tuto částku firmě neplatí ani o ni nepřijde celá z výplaty. Zvýší se mu ale základ, z něhož se vypočítává daň a odvody. U bezemisního vozidla se stejnou vstupní cenou by nepeněžní příjem činil 2 000 korun,“ říká Jana Jáčová, ředitelka UOL Účetnictví a dodává: „Zdanění se přitom nepočítá podle počtu soukromě ujetých kilometrů. Rozhodující je, že zaměstnanec měl automobil v daném měsíci k soukromému používání k dispozici. Stejná částka se proto zpravidla započítá zaměstnanci, který s vozem jel jen několikrát na nákup, i tomu, kdo s ním absolvoval několik tisíc kilometrů dlouhou dovolenou.“

Benzin ani nabíjení nejsou automaticky v ceně
Samostatně je nutné řešit pohonné hmoty nebo elektřinu spotřebovanou při soukromých jízdách. Měsíční zdanění služebního automobilu zahrnuje možnost vůz používat, nikoli automaticky také palivo na soukromé cesty. Nejčastěji zaměstnanec soukromou spotřebu hradí sám nebo ji firmě zpětně proplatí podle evidence jízd.

„Pokud zaměstnavatel zaplatí benzin, naftu nebo nabíjení i při soukromé cestě a úhradu po zaměstnanci nepožaduje, vzniká mu další zdanitelný příjem. Firma proto potřebuje služební a soukromé jízdy oddělit. V praxi se využívá kniha jízd, údaje z palubního systému nebo pravidelné hlášení stavu tachometru. Pohonné hmoty nakoupené firemní kartou v zahraničí by zaměstnanec neměl automaticky považovat za náklad firmy. Pokud se vztahují k dovolené, musí být soukromá část vyúčtována podle pravidel zaměstnavatele,“ říká Jana Jáčová z UOL Účetnictví.

Dálniční poplatky a parkování záleží na dohodě
Podobné pravidlo platí pro zahraniční dálniční známky, mýtné, trajekty, parkování nebo vjezd do placených městských zón. Jde-li o čistě soukromou cestu, obvykle je hradí zaměstnanec. Firma se může rozhodnout některé výdaje převzít, ale musí správně posoudit jejich účetní a daňový režim i případný další příjem zaměstnance.

Jiná situace nastává například u roční české dálniční známky nebo vybavení, které firma pořídila především pro služební provoz a zaměstnanec je pouze využije také soukromě. Každou zahraniční známku zakoupenou výhradně kvůli cestě na dovolenou už ale zpravidla nelze bez dalšího považovat za běžný firemní náklad.

Nehoda na dovolené může mít jiná pravidla
„Před odjezdem by si měl zaměstnanec zjistit, zda má vozidlo havarijní pojištění, jak vysoká je spoluúčast a kdo ji při soukromé jízdě ponese. Vnitřní předpis nebo dohoda mohou zaměstnanci ukládat, aby nehodu okamžitě oznámil zaměstnavateli, asistenční službě a v určených případech také policii. Důležité je rovněž ověřit, zda smí řídit partner nebo jiný člen rodiny. Pokud vůz řídí osoba, které to firemní pravidla nepovolují, může se výrazně zkomplikovat řešení škody i pojistného plnění. Automaticky také neplatí, že zaměstnanec při každé nehodě zaplatí jen spoluúčast. Rozhodují okolnosti události, míra zavinění, smluvní pravidla a skutečnost, že k nehodě došlo při soukromém, nikoli pracovním použití vozidla,“ upozorňuje Anna Kevorkyan z JenPráce.cz.

Největší chybou je proto vyrazit na zahraniční dovolenou pouze s vědomím, že „firemní auto lze používat soukromě“. Ještě před odjezdem by mělo být jasné, kdo smí řídit, kdo hradí palivo a poplatky, kde platí pojištění a jak postupovat při nehodě. Několik minut věnovaných kontrole pravidel může předejít sporu o částku, která bude podstatně vyšší než cena dálniční známky nebo jedné nádrže.