Odesláno nestačí. Proč JMHZ přineslo personalistům víc práce, než se čekalo

Doplnit registraci zaměstnavatele. Zkontrolovat údaje o zaměstnancích. Připravit měsíční hlášení, odeslat ho ve správném formátu a následně ověřit, zda prošlo bez chyb. Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele mělo počet formulářů omezit, jeho zavádění ale personálním a mzdovým oddělením přineslo měsíce intenzivní práce.

JMHZ je účinné od začátku roku 2026 a první ostrá podání se rozběhla na jaře. Zaměstnavatelé museli nejprve doplnit vlastní registraci a rozšířený soubor údajů o zaměstnancích. Současně odesílali hlášení za první měsíce roku a připravovali se na další změny v evidenci nástupů. Běžná mzdová agenda se tak nezastavila, pouze se k ní přidal nový režim, nové datové položky a nové kontroly.

Samotná myšlenka přitom dává smysl. Stát chce údaje, které zaměstnavatelé dříve poskytovali různým institucím prostřednictvím několika formulářů, soustředit do jednoho pravidelného hlášení. Každý zaměstnavatel s alespoň jedním zaměstnancem jej posílá každý měsíc a uvádí v něm informace o zaměstnancích, sociálním pojištění, daních i dalších agendách. Měsíční hlášení se podává od prvního do dvacátého dne následujícího měsíce.

Pro personalisty a mzdové účetní však spojení několika formulářů neznamená automaticky méně práce v každém jednotlivém měsíci. Data musí být úplná, správně přiřazená ke konkrétním zaměstnancům a v souladu s údaji uloženými ve státních registrech. Chyba v identifikátoru, pracovním vztahu nebo vykázaném údaji může vést k odmítnutí podání či k nutnosti opravy. Administrativní zátěž se proto částečně přesouvá od vyplňování formulářů ke kontrole dat a řešení návratových zpráv.

Právě poslední krok může být ve firmách překvapivě komplikovaný. Hlášení odešle mzdový systém nebo pověřený zaměstnanec, odpověď ale nemusí skončit u stejného člověka. Pokud komunikace probíhá prostřednictvím datové schránky, dorazí do centrálního firemního kanálu, který často obsluhuje podatelna, sekretariát nebo právní oddělení. Personalista se k výsledku podání dostane až poté, co mu zprávu někdo předá.

V malé firmě může jít o jeden telefonát nebo přeposlaný e-mail. Ve větší organizaci už vzniká celý řetězec. Někdo zprávu převezme, stáhne přílohu, určí příslušné oddělení a předá ji mzdové účtárně. Ta musí zjistit, ke kterému podání se odpověď vztahuje, zda bylo přijato, případně co je třeba opravit. K tomu se přidává archivace odeslaného souboru, potvrzení a následné komunikace.

Datové schránky samy o sobě nejsou příčinou problému. Pro komunikaci se státem představují zavedený a důvěryhodný kanál. Slabé místo vzniká ve chvíli, kdy se k jedné schránce váže několik agend a zprávy musí ručně putovat mezi lidmi, kteří za ně odpovídají. JMHZ tento dlouhodobý organizační problém pouze zvýraznilo.

Část firem proto řeší, jak datovou schránku zpřístupnit přímo pracovníkům, kteří jednotlivé zprávy potřebují, aniž by všichni získali stejná oprávnění. Na trhu existují aplikace, které umožňují spravovat více schránek, nastavit uživatelské role, automaticky stahovat zprávy a uchovávat je mimo omezené prostředí samotné datové schránky.

Jedním z těchto řešení je Sofa od Software602. Umožňuje oddělit právo zprávy číst od práva je odesílat, pracovat s více datovými schránkami a zobrazovat přijaté a odeslané zprávy v jednom prostředí. Zprávy lze také automaticky synchronizovat a dlouhodobě archivovat. Pro personální oddělení je podstatné především to, že se k odpovědi na podání může dostat přímo oprávněný pracovník a nemusí čekat na ruční předání z centrální schránky.

Takový nástroj samozřejmě nezkontroluje správnost mzdových dat ani nevyřeší všechny komplikace spojené s přechodem na JMHZ. Může ale odstranit jednu z méně viditelných částí celé agendy: přeposílání zpráv, dohledávání potvrzení a nejistotu, kdo má konkrétní odpověď právě na stole.

JMHZ má v delším horizontu sjednotit komunikaci zaměstnavatelů se státem a omezit duplicitní vykazování. První měsíce ale ukázaly, že přechod od několika formulářů k jednomu datovému toku není pouze legislativní změnou. Je to také test kvality firemních dat, mzdových systémů a vnitřní organizace. A právě tam dnes personalisté narážejí nejčastěji.

Týna Kaucká

Týna Kaucká se narodila do IT rodiny, její otec je spoluautor legendárního textového editoru T602. Začínala ve financích v nadnárodních korporacích a pak vyzkoušela svět marketingu v agentuře. Spoluzaložila technologický start-up a po tomto dobrodružství se přesunula do Software602. Nyní je na pozici marketingové ředitelky.

Svět IT je její vášeň, často ho komentuje na svém LinkedIn profilu a stala se jednou z nejvýraznějších českých osobností na této sítu v žebříčku IT & Tech v roce 2026.

Jsme Software602. Pomáháme firmám i úřadům zbavit se papíru, zrychlit administrativu a přemýšlet digitálně. Díky našim řešením elektronických podpisů, archivace, schvalování požadavků nebo formulářovým technologiím nedělají lidé chyby, šetří čas i peníze. Máme 35 let zkušeností a spoustu energie uvádět na trh další inovace.

Více na www.602.cz