Dokumentový dluh. Skrytý problém, který firmy stojí čas i peníze

Ve firemním světě se běžně mluví o technickém dluhu. Vývojáři tím označují situaci, kdy se kvůli odkládaným úpravám nebo rychlým rozhodnutím postupně zhoršuje kvalita informačních systémů. Údržba je dražší, změny trvají déle a každá další úprava je složitější.

Podobný dluh se hromadí i v dokumentech. Jen zatím nemá své místo ve slovníku většiny firem.

Dokumentový dluh představují smlouvy uložené na několika místech, různé verze stejného dokumentu, přílohy posílané e-mailem, naskenovaná PDF bez možnosti vyhledávání nebo archiv, ve kterém se orientuje jediný zaměstnanec. Každá z těchto situací sama o sobě působí jako drobná provozní nepříjemnost. Ve větší organizaci se ale podobné případy násobí každý den.

Dobře to ilustruje i průzkum prezentovaný na konferenci Software602 „Řízení firem na základě dat: od dokumentů k rozhodnutím“. Více než polovina oslovených organizací používá informační systém pro správu dokumentů, přesto u téměř 40 % firem dokumenty alespoň částečně obíhají mimo něj. Více než devět z deseti společností stále podepisuje pracovní smlouvy na papíře a 43 % podniků si dokumenty, které vzniknou digitálně, kvůli archivaci znovu tiskne. Digitální archiv splňující legislativní požadavky využívá jen pětina firem.

V praxi to znamená, že dokument vznikne elektronicky, následně putuje e-mailem, někdo ho uloží na lokální disk, jiný vytiskne kvůli podpisu a další znovu naskenuje kvůli archivaci. Když firma po několika letech potřebuje dohledat dodatek ke smlouvě nebo schválení projektu, nezačne pracovat systém. Začnou hledat lidé.

Náklady dokumentového dluhu se v účetnictví neobjevují jako samostatná položka. Promítají se do času zaměstnanců. Právník ověřuje, která verze smlouvy je poslední, obchodník hledá přílohu v e-mailové komunikaci, účetní dohledává podklad ke kontrole a personalista pátrá po podepsaném dodatku pracovní smlouvy. Každá podobná situace znamená několik minut navíc. V součtu jde o hodiny práce každý týden.

S rostoucím využíváním umělé inteligence získává kvalita dokumentů ještě větší význam. Firmy chtějí automaticky vyhledávat informace, analyzovat smlouvy nebo vytvářet přehledy nad firemní dokumentací. Výsledky těchto nástrojů závisejí na tom, jak kvalitně jsou dokumenty uložené, popsané a propojené. Pokud jsou rozptýlené mezi e-maily, sdílenými disky, cloudovými úložišti a papírovými archivy, zůstává velká část firemních informací mimo dosah automatizace.

Na stejné konferenci zazněl i odhad společnosti Bernadette. Firma, která ročně zpracuje přibližně 40 000 dokumentů, může podle Martina Mikyšky zaplatit za jejich manuální zpracování až 950 tisíc korun. Výše nákladů se samozřejmě liší podle velikosti organizace a nastavených procesů, číslo ale ukazuje, že práce s dokumenty představuje významnou provozní položku.

Dokumentový dluh často vzniká v organizacích, které používají několik informačních systémů bez jasně nastavených pravidel pro práci s dokumenty. Faktura vznikne v účetním systému, smlouva ve Wordu, objednávka přijde e-mailem a schválení proběhne v chatu. Jednotlivé kroky jsou digitální, informace ale zůstávají rozdělené mezi různé aplikace.

Řešení začíná inventurou dokumentů. Firmy potřebují vědět, kde dokumenty vznikají, kdo za ně odpovídá, jak se schvalují, kde se ukládají a jak dlouho mají být uchovávány. U některých procesů pomůže sjednocení ukládání a verzování, jinde elektronické podpisy, automatické schvalovací workflow nebo digitální archivace.

Právě touto oblastí se dlouhodobě zabývá Software602. Zaměřuje se na elektronické podepisování, správu dokumentů, digitální archivaci i automatizaci dokumentových procesů. Cílem je, aby dokument prošel celým svým životním cyklem bez zbytečných ručních zásahů a zůstal dohledatelný i po letech.

Praktický příklad představila na konferenci logistická společnost Wave Logistic. Firma zpracovává přibližně 500 dokumentů denně a původně pracovala se SharePointem a tisíci složek označených číslem přepravy. Dokumenty přicházely e-mailem a zaměstnanci je ručně třídili do správných adresářů. Po nasazení dokumentového systému FormFlow od Software602, propojeného s ERP Helios a zákaznickým portálem, probíhá většina třídění automaticky. Operativa podle spoluzakladatele Jiřího Berana pracuje především v prostředí Heliosu a Outlooku, zatímco dokumentový systém běží na pozadí a přiřazuje dokumenty ke správným zásilkám.

Dokumentů bude ve firmách dál přibývat. Spolu s nimi porostou i náklady na jejich dohledávání, schvalování a archivaci. Organizace, které mají dokumenty pod kontrolou, získávají rychlejší přístup k informacím, kvalitnější podklady pro rozhodování i lepší výchozí pozici pro automatizaci a využití umělé inteligence. To je rozdíl, který se v provozu projeví mnohem dřív než při příštím auditu.

Týna Kaucká

Týna Kaucká se narodila do IT rodiny, její otec je spoluautor legendárního textového editoru T602. Začínala ve financích v nadnárodních korporacích a pak vyzkoušela svět marketingu v agentuře. Spoluzaložila technologický start-up a po tomto dobrodružství se přesunula do Software602. Nyní je na pozici marketingové ředitelky.

Svět IT je její vášeň, často ho komentuje na svém LinkedIn profilu a stala se jednou z nejvýraznějších českých osobností na této sítu v žebříčku IT & Tech v roce 2026.

Jsme Software602. Pomáháme firmám i úřadům zbavit se papíru, zrychlit administrativu a přemýšlet digitálně. Díky našim řešením elektronických podpisů, archivace, schvalování požadavků nebo formulářovým technologiím nedělají lidé chyby, šetří čas i peníze. Máme 35 let zkušeností a spoustu energie uvádět na trh další inovace.

Více na www.602.cz