Pracujete z chalupy nebo od moře? Co si letos může OSVČ legálně dát do nákladů a kde už hrozí problém s finančním úřadem

Notebook, mobil a internet dnes umožňují podnikat prakticky odkudkoliv. Stále více živnostníků proto během léta přesouvá svou kancelář na chalupu, do hor nebo třeba k moři. Místo výkonu práce ale samo o sobě neznamená, že si mohou automaticky odečíst všechny související výdaje. Daňová pravidla jsou v tomto směru poměrně jasná. Rozhodující je, zda náklad skutečně souvisí s podnikáním a zda jej podnikatel dokáže při případné kontrole prokázat.

Pracovat můžete odkudkoliv. Náklady ale musí souviset s podnikáním

Pro osoby samostatně výdělečně činné není podstatné, zda pracují z domova, chalupy nebo apartmánu v zahraničí. Z pohledu daní je důležité především to, aby výdaj sloužil k dosažení, zajištění nebo udržení příjmů z podnikání. Samotný fakt, že někdo během léta několik týdnů pracuje mimo své běžné sídlo, proto nepředstavuje žádný problém.

„Pokud OSVČ uplatňuje skutečné výdaje, může mezi daňově uznatelné náklady zahrnout například notebook, monitor, tiskárnu, mobilní telefon, internetové připojení, kancelářský software, cloudové služby nebo další vybavení nezbytné pro výkon své činnosti. U výdajů, které slouží zároveň pracovním i soukromým účelům, je ale nutné určit přiměřený poměr využití. Typicky jde o telefon, internet, automobil nebo některé provozní náklady domácnosti. Stejný princip platí i pro domácí kancelář. Pokud podnikatel dlouhodobě využívá část nemovitosti výhradně nebo převážně pro podnikání, může za určitých podmínek uplatnit odpovídající část nákladů na energie, vytápění, nájem nebo další provozní výdaje. Důležité je, aby byl zvolený způsob výpočtu logický, přiměřený a bylo možné jej doložit,“ říká Jana Jáčová, ředitelka UOL Účetnictví.

Kde živnostníci nejčastěji chybují

Častým omylem je představa, že když během dovolené vyřídí několik pracovních telefonátů nebo odpoví na e-maily, mohou si do nákladů zahrnout část ubytování nebo celé pracovní vybavení spojené s pobytem. Ve skutečnosti musí být každý uplatněný výdaj jednoznačně spojen s podnikáním. Pokud je hlavním účelem pobytu rekreace a práce představuje jen okrajovou aktivitu, náklady na ubytování nebo cestu zpravidla mezi daňově uznatelné výdaje nepatří.

„Jiná situace nastává například při služební cestě, pracovním jednání s klientem, účasti na konferenci nebo dlouhodobém pracovním pobytu, kdy lze podnikatelský účel jednoznačně doložit. Rozhodující nejsou fotografie notebooku na hotelovém balkonu ani pracovní videohovor z pláže, ale skutečný charakter celé cesty a dokumentace, která jej potvrzuje. Odlišná pravidla platí také pro podnikatele využívající výdajový paušál. Ten nahrazuje uplatňování skutečných nákladů, a proto si vedle něj nelze samostatně odečítat internet, energie, kancelářské vybavení ani další provozní výdaje spojené s výkonem podnikání. Řada živnostníků si tuto skutečnost neuvědomuje a domnívá se, že mohou oba způsoby kombinovat,“ říká Pavel Janeček z Royal Bridge Partners.

Doklady jsou stejně důležité jako samotné výdaje

Stejně důležitá jako samotný výdaj je i jeho evidence. Finanční úřad při případné kontrole neposuzuje jen to, co si podnikatel uplatnil, ale také zda je schopen své rozhodnutí doložit. Vyplatí se proto uchovávat faktury, smlouvy, účtenky i podklady, podle kterých byl stanoven poměr podnikatelského využití jednotlivých výdajů. Čím lépe je vše zdokumentováno, tím menší je riziko sporů nebo doměření daně.

„Vyplatí se také myslet na jednoduché pravidlo: pokud si podnikatel není jistý, zda konkrétní výdaj skutečně souvisí s podnikáním, měl by si položit otázku, zda by jej vynaložil i v případě, že by nepodnikal. Pokud je odpověď ano, bude jeho daňová uznatelnost zpravidla obtížně obhajitelná,“ dodává Jana Jáčová z UOL Účetnictví.


Zdroj: TZ UOL Účetnictví a Royal Bridge Partners