Jak na úspěšný HR průzkum spokojenosti mezi zaměstnanci? Na tyto oblasti si dejte pozor

1. Kroky, které podniknout před samotným zahájením HR průzkumu

Jasně komunikujte, proč výzkum realizujete a jak bude s výsledky nakládáno

Jednou ze základních chyb, které vídáme při realizaci HR průzkumů, je nedostatečná komunikace. Zaměstnanci by měli s dostatečným předstihem vědět, že se výzkum chystá, proč ho firma realizuje a jaký bude jeho přínos. Důležité je vysvětlit také samotný průběh šetření, tedy kdy bude probíhat, kdo ho bude realizovat, jak bude zajištěna anonymita respondentů, a především jakým způsobem budou výsledky využity. Pokud zaměstnanci nevidí smysl zapojení se nebo mají pochybnosti o ochraně svých odpovědí, jejich ochota účastnit se i otevřeně odpovídat výrazně klesá.

Nezapomeňte ani na vedoucí týmů a manažery. Ti potřebují vědět, že výsledky průzkumu nebudou nástrojem hodnocení ani postihu ale příležitostí ke zlepšení. Obavy z negativních důsledků mohou totiž vést k neochotě účasti. Cílem výzkumu by nemělo být ukazovat na konkrétní osoby, ale identifikovat oblasti, ve kterých lze zlepšit fungování celé organizace.

Zároveň průběžně sledujte míru návratnosti nejen celkovou, ale také po jednotlivých týmech. Následně komunikujte s nadřízenými týmů s nižší návratností, v čem je problém.

Na načasování záleží

Je potřeba vybrat vhodné období pro dotazování, aby byla co nejvyšší návratnost pro HR průzkum zajištěna. To může být v každé firmě trochu jiné, ale obecně lze říct, že nevhodný čas pro dotazování bývají „peak seasons“, kdy jsou lidé přetíženi a nemusí si na vyplnění dotazníku udělat čas, to bývá typicky před Vánoci. Podobná situace nastává v době letních prázdnin, kdy může být také kvůli dovolenými nižší návratnost.

Kdy zvolit adresované dotazování?

Při adresném dotazování je každému respondentovi zaslán email u unikátní pozvánkou k výzkumu v podobně unikátní URL adresy. To může být výhodné z hlediska přesnosti a úplnosti informací a zároveň je zaručeno, že každý respondentů vyplní pouze jeden dotazník. Je zde však nutné klást velký důraz na anonymitu zpracovaných.

V případě volby adresného dotazování zvažte zadání průzkumu třetí straně. Agentuře na ochranu respondentů nastavuje přísný proces:

• Klient nemá přístup do dotazovací aplikace ani k datům.
• Z datové matice jsou v prvním kroku odstraněny všechny informace, které by mohly vést k identifikaci, a dále je pracováno pouze s anonymizováními daty.

Naopak u neadresném dotazování existuje pouze jeden URL odkaz na dotazník, který je následně distribuován všem zaměstnancům. Toto řešení nabízí dojem větší ochrany respondentů, neboť zde neexistuje žádná možnost, byť teoretická, spojení odpovědí s emailem respondenta. Mezi nevýhody patří skutečnost, že jeden respondent může vyplnit více dotazníků a samotný dotazník se může rozšířit i mimo firmu.

2. Jak na ideální HR dotazník?

Nepodceňte vzhled ani jazyk dotazníku

Otázky by měly být srozumitelné, smysluplné a dotazník jako celek musí mluvit jazykem vaší firmy. Pokud je u vás prostředí velmi formální, přizpůsobte tomu i jazyk v dotazníku. Stejné platí i pro situaci, kdy si ve firmě všichni tykáte, atmosféra je hodně uvolněná a neformální. V takovém případě i v dotazníku zaměstnancům tykejte a nebojte se použít hovorovější výrazy a slovní spojení, která budou vašim lidem bližší.

„Některá témata navíc vyžadují citlivou formulaci. Globální pojmy jako diverzita nebo udržitelnost může česká společnost vnímat jako cizí nebo uměle vnucené a často nesou silný emocionální náboj. V tomto případě se může stát, že místo otevřené odpovědi vyvolají odpor nebo zkreslení, protože zaměstnanci nebudou vědět, co si pod nimi přestavit,“ vysvětluje Lucie Režná, HR Manager NMS.

Zoptimalizujte témata

Při výběru témat, na která budete chtít znát názor svých zaměstnanců, mějte na mysli všechny pracovní pozice, které budete dotazovat, protože různí zaměstnanci mohou řešit na denní bázi jiné problémy a mít jiné potřeby. To bývá typické zejména u výrobních společností, kde se v jedné firmě potkávají lidé z technických pozic ve výrobě (tzv. modré límce) s lidmi, kteří pracují v kanceláři (tzv. bílé límce) a logicky jsou pro ně důležitá jiná témata. Ptát se zaměstnance, který pracuje na směny v pevně daném časovém rozvrhu na názor na pružnou pracovní dobu, kterou mají jeho kolegové z financí či marketingu, může vyvolat spíše frustraci a znepokojení, než upřímné a relevantní odpovědi.

Pokud si nejste jistí výběrem témat, nebo jak správně přiřadit témata jednotlivým typům pracovní pozice, nebojte se obrátit na agenturu.

Témat je celá řada, ale platí jedno důležité pravidlo – méně je více. Dotazník by neměl zaměstnance přehltit a než začnete témata do průzkumu zařazovat, specifikujte si nejdřív, co chcete zjistit a jak sesbíraná data budete schopni zužitkovat.

3. Jak získaná data co nejlépe zužitkovat?

Stejně zásadní je i komunikace po skončení průzkumu. Výsledky by neměly skončit v šuplíku HR oddělení nebo managementu. Naopak byste s nimi měli v relativně krátké době seznámit celou firmu, ideálně ještě ve chvíli, kdy mají zaměstnanci HR průzkum v živé paměti. Sdílení zjištění zároveň vysílá důležitý signál, že firma bere zpětnou vazbu vážně. Součástí prezentace by měly být alespoň první návrhy opatření nebo konkrétní kroky, které budou na základě výsledků následovat. Bez viditelné reakce totiž mohou zaměstnanci získat pocit, že jejich názory v podobě účasti na šetření nemají skutečný dopad.

Zaměstnance nesrovnávejte

Srovnávání oddělení nebo týmů podle výsledků průzkumu je citlivé téma, které vyžaduje opatrnost. Teoreticky může motivovat k lepšímu vedení a chování, v praxi ale snadno způsobí víc škody než užitku, tedy napětí mezi týmy a ztrátu důvěry v průzkum. Žebříček týmů podle spokojenosti proto obecně nedoporučujeme komunikovat plošně do firmy, a to ani tam, kde jsou zaměstnanci zvyklí na veřejné sdílení obchodních výsledků. Takový přehled by měl zůstat interním nástrojem HR nebo nejvyššího vedení, které ho může využít cíleně. Například k tomu, aby konkrétním manažerům nebo vedoucím nabídlo podporu a pomoc se zlepšením.

Zaměstnaneckým průzkumem dotazování nekončí

Průzkum spokojenosti by neměl být jediným nástrojem, kde mohou zaměstnanci upozornit na problémy na pracovišti. Firmy by měly poskytovat i další kanály pro hlášení nevhodného chování a situací, které mohou narušovat pocit bezpečí a spokojenost zaměstnanců.

Stejně důležité je budování důvěry v celý proces oznamování. Obavy z odvety, nečinnosti nebo necitlivého přístupu totiž často představují jednu z hlavních překážek, proč zaměstnanci problematické situace vůbec nehlásí.

4. Jaké nástroje použít pro HR průzkum spokojenosti?

Když se řekne průzkum spokojenosti zaměstnanců, mnoho firem si stále představí jeden dotazník rozeslaný jednou za rok. Jenže zaměstnanecká zkušenost je mnohem širší. Ovlivňuje ji nábor, onboarding, každodenní práce, možnosti rozvoje i způsob, jakým zaměstnanec ze společnosti odchází. Právě proto dnes firmy stále častěji sledují Employee Journey (celou cestu zaměstnance firmou). S tím souvisí i výběr vhodných výzkumných nástrojů. Neexistuje totiž jedno univerzální řešení, které by odpovědělo na všechny otázky.

Začněte pravidelným měřením

Základem většiny HR výzkumů bývají online dotazníky. Umožňují oslovit velké množství zaměstnanců, sledovat spokojenost a zároveň porovnávat výsledky v čase. Myslete i na komfort respondentů. Zaměstnanci by měli mít možnost odpovídat jednoduše z mobilu i počítače a především musí mít jistotu, že jejich odpovědi zůstanou anonymní.

V NMS k tomu využíváme vlastní dotazovací prostředí Askero, která umožňuje realizovat jednorázové průzkumy, pravidelné pulse survey i dlouhodobé trackingy. Výhodou je automatizace rozesílek, práce ve více jazycích a možnost zapojit zaměstnance prostřednictvím adresných pozvánek i otevřených anket.

Data nestačí. Potřebujete jim rozumět

Samotný sběr dat představuje jen první krok. Přidanou hodnotu přináší schopnost výsledky správně interpretovat a převést je do konkrétních opatření. Proto se vyplatí využívat nástroje, které umožňují sledovat vývoj klíčových HR ukazatelů v čase, porovnávat jednotlivé týmy nebo pracovat s benchmarky trhu. HR týmy tak mohou snadno identifikovat oblasti, které fungují dobře, i místa, kde máte zasáhnout.

V NMS tuto roli plní analytická platforma Boardia. Kromě přehledných dashboardů nabízí také AI podporu pro práci s otevřenými odpověďmi. Místo ručního pročítání stovek komentářů lze rychle zjistit, jaká témata zaměstnanci nejčastěji zmiňují i co stojí za poklesem spokojenosti v konkrétní části organizace.

Jak odhalit skutečné příčiny problémů

Dotazníky neodpoví na otázku, proč problém vznikl a jak ho vyřešit. V takové situaci radíme doplnit kvantitativní data kvalitativním výzkumem. Může jít o individuální rozhovory, focus groups nebo online komunity, kde mají zaměstnanci prostor rozvést své názory a zkušenosti mnohem podrobněji. Právě online komunity se v posledních letech stávají zajímavým nástrojem pro HR týmy.

Na menším množství respondentů-zaměstnanců můžete například testovat a debatovat nad zavedením nových benefitů či nastavením nových interních procesů. Zaměstnance skrze online komunity můžete zapojit i do testování produktů pro své zákazníky a klienty, čímž podpoříte angažovanost zaměstnanců a jejich podílení se na chodu firmy. Takto využívá online komunity například Kooperativa, která svou komunitu pojmenovala Hlas kolegy.

„Pro online komunity máme v NMS komplexní platformu Echonity, která funguje jako prostor pro dlouhodobý dialog se zaměstnanci. Díky tomu zaměstnanci mohou spoluvytvářet budoucí podobu pracovního prostředí,“ doplňuje Jana Svobodová, R&D Director NMS.

V podstatě ale nejde o to vybrat jeden nejlepší nástroj. Nejúspěšnější HR výzkumy dnes kombinují pravidelné měření, průběžné sledování trendů i hlubší kvalitativní vhled. Teprve propojení různých metod pomáhá zjistit, co zaměstnanci prožívají, a pochopit proč a jak jejich zkušenost skutečně zlepšit.