Jednotné hlášení odhaluje problém českého byznysu: podceněnou digitalizaci v malých a středních podnicích

Nový systém jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele měl zjednodušit komunikaci firem se státem, pro mnoho malých a středních podniků ale přineslo úplně něco jiného. Ukázalo jim, jak málo systematicky pracují s vlastními daty a odhalilo obrovskou slabinu českých firem: dlouhodobě podceněnou digitalizaci.

Problém přitom není samotné hlášení. Jen se díky tomu naplno ukázalo něco, co bublá pod povrchem už dlouho. A to, jak slabě mají malé a střední podniky nastavenou práci s daty. Typická situace dnes vypadá tak, že data o zaměstnancích jsou ve firmách rozdělená mezi několik systémů, tabulek a často i lidí. Ve chvíli, kdy je potřeba je rychle spojit a vykázat, se ukáže, že nejsou kompletní, nejsou konzistentní nebo je nelze jednoduše dohledat.

Největší problém nejsou formuláře

Na papíře přitom změna dává smysl. Stát sjednocuje komunikaci a snižuje počet podání. Jenže s tím zároveň výrazně zvyšuje nároky na kvalitu dat a schopnost s nimi pracovat. Velká část malých a středních podniků dosud s podobným objemem systematicky nepracovala a zjišťuje, že informace o zaměstnancích má často chaoticky rozdělené mezi účetnictví, mzdovou agendu, HR nebo externí účetní. Těžko se k nim pak dostává.

V tomto smyslu může být jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele paradoxně i pozitivním impulzem. Nutí firmy zamyslet se nad tím, jak pracují s daty, procesy a administrativou. Proč ale musel přijít impulz zvenčí proto, aby se malé a střední firmy začaly o práci se svými daty více zajímat? Je to jednoduché. Pro malé podniky je takový přechod náročnější jak logisticky, personálně, tak i finančně. Jedná se zkrátka o investici, jejíž návratnost je pro ně hodně abstraktní. Často fungují s minimálním administrativním aparátem a velkou část agendy řeší ručně nebo pomocí jednoduchých nástrojů.

Je tak logické, že ve chvíli, kdy účetní přijde s požadavkem do nového hlášení nastane následující situace: Mzdové ho nezná, HR tabulka údaj neobsahuje, a najednou vše dohledat zabere polovinu pracovního dne.

Špatná práce s daty zpomaluje byznys

Jenže podobných kroků ze strany státu bude přibývat, vládní koalice plánuje do budoucna všechny služby státu digitalizovat. I evropská ekonomika se postupně posouvá směrem k větší transparentnosti dat a detailnějšímu reportingu. Firmy čekají nové povinnosti v oblasti ESG, statistických výkazů nebo evropských regulací. Je potřeba, aby na to byly připraveny.

Snažit se zvládnout nové povinnosti pomocí dalších tabulek nebude dlouhodobě udržitelné. Podceněná digitalizace dokonce má a bude mít zásadní vliv na výkonost byznysu i ekonomiky. Podle nedávné studie Metropolitní univerzity jsou digitálně vyspělejší firmy produktivnější, vytvářejí více přidané hodnoty a zaměstnávají více lidí. Navíc by digitalizace alespoň čtvrtiny malých podniků mohla zvýšit HDP zhruba o 45 miliard.

Vyvstává tak otázka: Jak můžeme udělat právě teď, aby nám v budoucnu neujel vlak?

Začněte s digitalizací hned, ale postupně

V HR oblasti je digitalizace mnohdy složitá, zatížená administrativními povinnostmi. Dobré je začít s digitalizací postupně tak, abyste si do budoucna uvolnili co nejvíc kapacity.

Prvním krokem může být automatizace a digitalizace výdajů. Mnoho malých a středních podniků je stále eviduje v tabulkách, schvaluje e-mailem a zpětně přepisuje do účetnictví. V okamžiku, kdy firma roste nebo musí reagovat na nové reportingové požadavky, se z toho stává zbytečná brzda. Zároveň je to oblast, kde se dá začít relativně jednoduše. Automatizace výdajů neznamená zásah do složité legislativy, dokáže rychle přinést pořádek v datech a uvolnit ruce lidem, kteří jsou ve firmách už dnes přetížení, často právě účetním nebo mzdovým specialistům. Kapacita, kterou tím firma získá, pak může směřovat tam, kde ji nové povinnosti skutečně vyžadují.

Nové hlášení zaměstnavatelů tak není jen další administrativní změnou. Je spíš testem toho, jestli firma ví, kde její data vznikají, kdo za ně odpovídá a jak rychle je dokáže spolehlivě využít.

Možná nejjednodušší způsob, jak si to ověřit, je zkusit si odpovědět na pár základních otázek: kde ve firmě vznikají data o zaměstnancích, kdo k nim má přístup a kde je jejich „zdroj pravdy“. Pokud na ně nedokážete odpovědět během několika minut, problém není v novém hlášení, ale v tom, jak s daty pracujete.

Ideální je mít všechnu mzdovou agendu včetně DPP a statutárů v jednom systému, udělat si revize procesu nástupů a odchodů (nástup se od července zadává dopředu) a mít data v systému, který integraci se státní správou nativně podporuje. Bude dobré si tyto otázky položit a vyřešit co nejrychleji, protože schopnost mít data pod kontrolou bude v příštích letech jedním z faktorů, které rozhodnou o konkurenceschopnosti firem.

Radek Hájek
CCO Direct Fidoo