Jednotné hlášení zaměstnavatele startuje naplno v dubnu. Co je potřeba stihnout

Od začátku roku 2026 vstoupil v účinnost zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (JMHZ), který mění dosavadní systém oznamovacích povinností firem vůči státu. Samotné „ostré“ podávání hlášení ale začne až od 1. dubna 2026. První tři měsíce roku tak slouží jako přechodné období, během něhož se zaměstnavatelé musí na nový režim připravit.

Smyslem jednotného hlášení je sjednotit dosud roztříštěné povinnosti, kdy zaměstnavatelé zasílali obdobné údaje několika různým institucím. Nově budou data o zaměstnancích podávat elektronicky prostřednictvím jednoho systému. Ten má nahradit více formulářů a omezit duplicity v předávání informací mezi státní správou.

„Ačkoli se první řádné hlášení bude podávat až za duben 2026, povinnosti začaly fakticky běžet už od ledna. Zaměstnavatelé musí od 1. ledna evidovat všechny požadované údaje o zaměstnancích v rozsahu, který nový systém vyžaduje. Data za leden, únor a březen se totiž budou doplňovat zpětně. Zákon stanoví, že hlášení za tyto měsíce je nutné podat v období od 1. dubna do 30. června 2026. Jinými slovy, kdo nyní evidenci podcení, bude ji muset složitě dohledávat,“ říká Anna Kevorkyan, CEO pracovního portálu JenPráce.cz.

„Ostrý provoz začne 1. dubna 2026. První standardní jednotné měsíční hlášení za duben bude nutné odeslat nejpozději do 20. května 2026. Stejná lhůta pak bude platit i pro další měsíce – vždy do dvacátého dne následujícího měsíce. Hlášení se podává výhradně elektronicky prostřednictvím nového rozhraní a obsahuje identifikační údaje zaměstnavatele i zaměstnanců a další informace související s pracovněprávním vztahem,“ upřesňuje Jana Jáčová z UOL Účetnictví.

Zásadní je také registrace v systému. Každý zaměstnavatel musí být řádně veden v evidenci zaměstnavatelů a zároveň musí mít správně zaregistrované své zaměstnance. Bez toho nebude možné hlášení bezchybně podat. Přechodné období od dubna do konce června zároveň stanoví osmidenní lhůtu pro oznámení nástupu zaměstnance, ukončení pracovního poměru i dalších změn. Tato lhůta běží v kalendářních dnech a je třeba ji důsledně dodržovat.

„Praktickým krokem, který by firmy neměly odkládat, je kontrola mzdového a účetního softwaru. Systém musí být schopen generovat data ve struktuře odpovídající novému hlášení. Pokud software nebude připraven, může docházet k chybám a následným opravám, které celý proces zkomplikují. Zákon zároveň zavádí vlastní sankční režim – za pozdní nebo chybějící jednotné hlášení může zaměstnavateli hrozit pokuta až 5 000 Kč za každého dotčeného zaměstnance a za zanedbání registračních povinností pokuty až do 100 000 Kč. I proto se vyplatí v prvních měsících tohoto roku nepodcenit přípravu,“ říká Anna Kevorkyan, CEO pracovního portálu JenPráce.cz.

„Po 30. červnu 2026 skončí možnost zpětného doplňování údajů za první čtvrtletí roku a systém přejde plně do standardního režimu. Jednotné měsíční hlášení se tak stane běžnou součástí administrativy zaměstnavatelů. Pro firmy to znamená jediné: nepodcenit přípravu v prvních měsících roku, aby dubnový start proběhl bez zbytečných komplikací,“ dodává Jana Jáčová z UOL Účetnictví.