Jak zrychlit přípravu fit-out projektů a ušetřit firmám desítky pracovních dní ročně

V době rostoucích nákladů na práci a trvalého tlaku na termíny hledají firmy rezervy především ve vnitřních procesech. Jednou z oblastí, kde se často zbytečně ztrácí čas, je stavebně-technický průzkum u fit-out projektů kanceláří či retailových jednotek. Podle zkušeností ze zahraničí lze celý proces zkrátit až o 50 %. PlanRadar, přední platforma pro digitální dokumentaci, komunikaci a reporting během výstavby a správy nemovitostí, ukazuje, že klíčem je sjednocení sběru dat a jejich okamžité digitální zpracování

Skryté náklady administrativy

Samotná návštěva objektu většinou nepředstavuje zásadní problém. Časová zátěž vzniká až následně – při třídění fotografií, přepisování poznámek a vytváření reportů. U větších zakázek může tato fáze zabrat i několik pracovních dní. Tyto dny však nejsou věnovány analýze nebo strategickému rozhodování, ale čistě administrativě. Pokud navíc každý projekt vzniká v jiné struktuře, firma ztrácí možnost efektivně porovnávat data napříč zakázkami a učit se z předchozích zkušeností.

„Průzkum objektu před zahájením úprav interiéru, typicky kanceláří či retailových jednotek, slouží jako podklad pro rozpočet, plánování a další rozhodování. Zároveň funguje jako reference pro investora i nájemce a hraje klíčovou roli při řešení případných sporů. U některých firem stále velká část práce vzniká až zpětně u počítače: u těch pokročilejších sice rovnou na místě s využitím digitální platformy, ale často bez jednotné struktury dokumentace napříč projekty. Každý projekt, každá lokalita nebo tým tak funguje trochu jinak. To komplikuje nejen aktuální práci, ale i možnost využití nashromážděných dat systematicky v budoucnu. Proto je klíčové vytvořit jednotný systém pro sběr a strukturování informací," popisuje Adam Heres Vostarek, regionální manažer PlanRadaru pro Českou republiku.

Úspora, která se rychle nasčítá

U firem realizujících desítky či stovky projektů ročně má i jednodenní úspora na jednom průzkumu výrazný dopad. V součtu může jít o desítky až stovky pracovních dní ročně, které lze využít produktivněji.

Příklad britské společnosti Oktra ukazuje konkrétní dopady. Firma, která ročně realizuje přes 100 fit-out projektů, dokázala po zavedení digitálního sběru dat zkrátit čas potřebný na jeden průzkum ze dvou pracovních dnů na jeden. Klíčem bylo, že tým začal sbírat data přímo v aplikaci na místě a eliminoval následné přepisování a kompilaci podkladů.

„Čas je v oblasti fit-outů kritickým faktorem. Firmy jsou neustále pod tlakem termínů a mají omezené personální kapacity. Proto má každé řešení, které dokáže ušetřit čas bez kompromisů na kvalitě, obrovskou hodnotu. Případ společnosti Oktra ukazuje, že úspora jednoho dne na projektu se v jejich ročním měřítku promítne do více než sta pracovních dní ročně: ty lze namísto zdlouhavé administrativě věnovat dalším aktivitám na projektu a zvládnout tak více zakázek," vysvětluje Adam Heres Vostarek.

Konkurenční výhoda v efektivitě

V prostředí, kde firmy čelí nedostatku kvalifikovaných pracovníků a rostoucím nákladům, představuje efektivnější organizace práce významnou konkurenční výhodu. Jednotná a konzistentní struktura dat navíc umožňuje lépe plánovat budoucí projekty a postupně optimalizovat procesy.

„Konzistentní dokumentace ovšem není jen o úspoře času. Je to investice do budoucnosti. Když máte data ze stovek projektů ve stejné struktuře, otevírají se možnosti pro analýzy, predikce problémů nebo využití umělé inteligence pro automatizaci rutinních úkolů. Z pohledu organizace práce má tento posun význam i tam, kde je dlouhodobý tlak na termíny a současně omezené personální kapacity. Namísto rozšiřování týmů nebo zvyšování externí podpory umožňuje systematická práce s podklady lépe využít stávající zdroje," uzavírá Adam Heres Vostarek.