Firmy mají elektronický podpis k dispozici, přesto většina zůstává u papíru

Elektronický podpis je dnes technologicky dostupný a legislativně možný, přesto se v českých firmách prosazuje jen velmi pomalu. Podle průzkumu agentury Ipsos se pracovní smlouvy v 85,3 % případů stále podepisují fyzicky na papíře a vzdálené elektronické podepisování využívá pouze 2,5 % zaměstnanců. Data tak ukazují výrazný rozdíl mezi tím, co firmy mohou dělat, a tím, jak jejich procesy fungují v praxi.

Realita firem zůstává navzdory debatám o digitalizaci převážně papírová. Když jsme se v Software602 spolu s agenturou Ipsos dívali na to, jak české firmy dnes podepisují pracovní smlouvy, výsledek byl poměrně konzervativní. Elektronické podepisování se zatím objevuje spíše výjimečně a nejčastěji tam, kde k němu existuje silný impulz ze strany vedení nebo potřeba zefektivnit složitější procesy.

Velkou roli hraje velikost firmy i region. Detailnější pohled na data ukazuje, že elektronické podepisování se častěji prosazuje ve velkých organizacích a korporacích nad tisíc zaměstnanců, kde ho uvádí 12,7 % zaměstnanců. Naopak v menších firmách do 50 lidí zůstává papír prakticky standardem – pracovní smlouvu zde fyzicky podepisuje více než 91 % zaměstnanců. Rozdíly jsou patrné i regionálně, například v Královéhradeckém kraji je elektronické podepisování rozšířenější než v Karlovarském, Plzeňském nebo Libereckém kraji.

Zajímavý je také rozdíl mezi tím, co firmy dělají, a co by si zaměstnanci přáli. Více než polovina dotázaných uvedla, že by možnost elektronického podepisování pracovní smlouvy uvítala. U nejmladší věkové skupiny ve věku 18 až 26 let jde dokonce o více než 80 %. Nejde přitom o tlak na radikální změny, ale spíše o očekávání, že některé administrativní kroky bude možné řešit jednodušeji a na dálku, podobně jako jiné běžné služby.

Přechod na elektronické podepisování ale není jen otázkou technologie. Z pohledu firem je spojený s řadou praktických rozhodnutí. Podle průzkumu změnu nejčastěji iniciuje nejvyšší management, následovaný HR a IT oddělením. Firmy řeší především to, jak celý proces nastavit správně – od identifikace podepisujících přes doručování dokumentů až po jejich dlouhodobou archivaci. Elektronický podpis je dnes legislativně možný, ale v praxi vyžaduje promyšlené nastavení, aby byl dlouhodobě bezpečný a udržitelný.

Právě s těmito otázkami se setkáváme i v Software602 při spolupráci s firmami napříč obory. Často nejde o to, zda elektronické podepisování použít, ale kdy a jak ho smysluplně zapojit do stávajících procesů. Řada organizací proto sahá po specializovaných nástrojích pro elektronické podepisování dokumentů, které kromě samotného podpisu řeší i auditní stopu a důvěryhodnou archivaci. Mezi taková řešení patří například elektronické podepisování dokumentů od Software602.

Data z průzkumu tak ukazují spíše postupnou evoluci než rychlou revoluci. Elektronické podepisování je dostupné a zaměstnanci ho stále častěji očekávají, ale papír zatím zůstává běžnou součástí firemní praxe. Změna přichází pozvolna, krok za krokem – tam, kde dává smysl z hlediska provozu, lidí i dlouhodobé stability procesů.

Antonín Trunec

Ing. Antonín Trunec je senior business konzultant ve společnosti Software602 a.s., kde se specializuje na digitální transformaci. Jeho hlavním zaměřením je digitalizace dokumentových procesů ve středních a velkých firmách v České republice a na Slovensku.

Antonín má bohaté pracovní zkušenosti z předních společností, jako jsou Canon Česká republika a.s., Asseco Solutions a.s., a Signi. Již třetím rokem působí ve společnosti Software602 a.s.. Pomáhá firmám implementovat řešení, která minimalizují, nebo zcela odbourávají používání papíru, a to v souladu s nařízením eIDAS.

Vzdělání získal na Fakultě strojního inženýrství UJEP v Ústí nad Labem, kde vystudoval obor řízení výroby, a dále na Vysoké škole ekonomie a managementu (VŠEM) v Praze, kde vystudoval obor Ekonomika a management.

Jsme Software602. Pomáháme firmám i úřadům zbavit se papíru, zrychlit administrativu a přemýšlet digitálně. Díky našim řešením elektronických podpisů, archivace, schvalování požadavků nebo formulářovým technologiím nedělají lidé chyby, šetří čas i peníze. Máme 35 let zkušeností a spoustu energie uvádět na trh další inovace.

 

Více na www.602.cz