Studie Forvis Mazars: Firmy nevyužívají data, která jsou skrytá ve mzdových systémech

Mzdové oddělení dnes patří k nejdůležitějším částem firem, i když to tak na první pohled nemusí vypadat. Přes mzdové systémy totiž prochází až 70 % klíčových firemních dat. Nejde jen o výplaty, ale o informace, které rozhodují o nákladech, plánování, řízení rizik i o důvěře zaměstnanců. Nová studie Forvis Mazars ukazuje, že firmy tento potenciál z velké části stále nevyužívají: data mají, ale pracují s nimi jen minimálně.

Podle Studie Forvis Mazars, které se zúčastnilo více než 1 000 respondentů ze 13 evropských zemí, se mzdová agenda mění. Z administrativní činnosti se stává strategický zdroj informací, který může firmám pomoci lépe řídit náklady, předcházet chybám, posilovat důvěru zaměstnanců a splnit nové legislativní požadavky v oblasti transparentnosti odměňování. 

„Správně spočítaná mzda je základ. Jediná chyba může výrazně narušit důvěru zaměstnanců. V Evropě se firmy aktuálně musí učit větší otevřenosti v odměňování. Přesnost, dodržování zákonů a práce s daty budou v dalších letech klíčové pro důvěru i konkurenceschopnost,“ říká Jana Boštíková, vedoucí partnerka HR & Payroll a ESG služeb společnosti Forvis Mazars.

Časté legislativní změny jako hlavní problém

Výzkum ukazuje, že 60 % vedoucích pracovníků zodpovědných za mzdy má potíže držet krok s rychlými změnami pracovního práva. 62 % označuje časté legislativní aktualizace za největší provozní zátěž. Firmy proto častěji hledají odbornou podporu:

• 48 % firem považuje dodržování zákonů za hlavní důvod pro outsourcing mezd

• 53 % firem se spoléhá na externí poskytovatele mzdových služeb kvůli jistotě přesnosti a souladu s právními předpisy a stejné procento spolupracuje při řešení složitějších situací s právníky a daňovými poradci

Přesnost výpočtů posiluje důvěru

„Třetina dotazovaných firem přiznává, že se u nich občas objeví chyba ve výpočtu mezd. Pětina firem zaznamenala, že chyby ve mzdách narušily důvěru jejich zaměstnanců,“ upozorňuje Jana Boštíková s tím, že reakcí firem je pak posilování interních kontrol.

• 47 % firem provádí pravidelné kontroly mezd

• 43 % má samostatné týmy zaměřené na správnost dat a procesů

Data a automatizace: prostor pro zlepšení

Ačkoli jsou mzdové systémy zdrojem velkého množství informací, jejich využití brzdí roztříštěné interní systémy a nízká míra automatizace. Pouze 17 % respondentů využívá automatizované monitorování dodržování předpisů,  což je vzhledem k rozsahu a citlivosti údajů o mzdách promarněná příležitost.

Transparentnost odměňování

Evropská směrnice o transparentnosti odměňování ukládá firmám povinnost sledovat rozdíly ve mzdách žen a mužů. Pokud rozdíl přesáhne 5 %, musí firma do šesti měsíců přijmout nápravná opatření.

• 45 % HR manažerů považuje rovné odměňování za klíčovou výzvu
• 51 % firem by změnilo dodavatele mezd, pokud by nabídl lepší garanci dodržování předpisů 

Mzdová agenda jako budoucí strategická oblast

Studie Forvis Mazars potvrzuje, že mzdová agenda prochází největší proměnou za poslední roky. Firmy, které mají přesná data, zvládnuté procesy a spolehlivé dodržování předpisů, získávají nejen jistotu při kontrolách, ale i výhodu v řízení nákladů a udržení zaměstnanců. „Ve firmách, kde chybí pravidelné kontroly, fungující systémy nebo odborná podpora, roste riziko chyb, nespokojenosti a přetížení interních týmů,“ dodává Jana Boštíková.