Živá kancelář jako nová norma: Ideální obsazenost je mezi 50 a 80 %

Ačkoliv mnoho firem vyhlásilo návrat zaměstnanců do firemních kanceláří a usiluje o dosažení jejich plné obsazenosti, závěry nejnovějšího průzkumu společnosti Colliers ukazují, že ideální pracovní prostředí vzniká při obsazenosti mezi 50 a 80 procenty. Právě v tomhle rozmezí se z kanceláře stává živý pracovní prostor, který nabízí ideální podmínky pro spontánní spolupráci.

Kanceláře s méně než 50% obsazeností pak dle průzkumu působí mrtvě a tiše a postrádají energii a impulzy k sociálním interakcím a spolupráci. A kanceláře, jejichž obsazenost překročí 85% hranici, jsou naopak příliš rušné a ztrácí potřebnou flexibilitu, která je pro hybridní způsob práce klíčová.

„Ve skupině čtyř pracovních míst zajišťuje obsazenost dvou až tří z nich dostatek příležitostí pro sociální interakci i prostor pro soustředěnou práci,“ uvádí výzkum Colliers. Tento stav zaměstnancům umožňuje nejen lépe spolupracovat, ale zároveň vybírat vhodné pracovního prostředí.

Realita: Tichá většina kancelářských dnů

Data ukazují, že ve většině firem jsou dnes kanceláře více než 80 % času obsazeny méně než z poloviny – nachází se tedy v tiché zóně, která zaměstnance od návštěvy kanceláře spíše odrazuje. „Výsledkem je pak začarovaný kruh: málo obsazené kanceláře zaměstnance nelákají k návratu, a to dál snižuje jejich atraktivitu. Prostory zůstávají ještě prázdnější, čímž se pomalu vytrácí jejich základní smysl – být místem, které podporuje spolupráci a firemní kulturu,“ komentuje Jana Vlková, ředitelka oddělení Workplace Advisory a Office Agency ve společnosti Colliers.

Řešení: Navrhněte méně, získejte více

Modelový příklad ukazuje, že pokud by firma garantovala pracovní místo jen 700 z 1 000 zaměstnanců, podíl tichých dnů by klesl z 83 % na 38 %, zatímco počet živých dnů by vzrostl z 16 % na 56 %. Výsledkem by tedy bylo 2,5krát více vitality. „Tento příklad jasně ukazuje, že když se firmy namísto snahy využít každý centimetr prostoru na maximum zaměří při navrhování pracovního prostředí na to, jak spolu lidé komunikují a spolupracují, dosáhnou výrazně lepších výsledků,“ doplňuje Jana Vlková s tím, že praxe ukazuje, že ideálním řešením je snížení počtu pracovních míst o třetinu.

Živá budoucnost

Průzkum přináší jednoznačný závěr: firmy, které chtějí uspět, by neměly usilovat o návrat k modelu pracoviště z roku 2019. Místo toho by měly přijmout koncept živé kanceláře – prostoru navrženého pro optimální mezilidskou interakci a podloženého daty o tom, co zaměstnance skutečně motivuje k docházce a zapojení.

„Úspěch nespočívá v zaplnění každého pracovního místa nebo snaze o maximální obsazenost. Jde o vytvoření takového prostředí, které je natolik atraktivní, funkční a v souladu s lidskými potřebami, že si ho lidé sami zvolí jako místo, kde chtějí pracovat,“ říká na závěr Jana Vlková.