Účetní často považují za digitalizaci i posílání faktur e-mailem

V lednu začíná pro řadu firem nový účetní rok. Je to tedy ideální čas ke změně celého účetního systému a jeho digitalizaci. České firmy se přitom transformace buď zbytečně obávají, nebo se naopak mylně považují za dostatečně digitalizované, ač pouze užívají jednoduché elektronické nástroje.

Tisknout a skladovat hromady dokumentů v šanonech, nebo přejít kompletně do online prostředí? Mít přístup ke všem číslům ihned, nebo s měsíčním zpožděním? Ale také: Investovat do digitální transformace peníze, námahu a čas? Riskovat zastavení nebo omezení chodu podniku, a pokud ano, na jak dlouho? To jsou otázky, které si s nadcházejícím novým rokem klade mnoho firem, zejména těch, kterým prvním lednem začíná jejich účetní rok. „Právě přelom roku je ideální ke změně. Je výhodné začít kalendářní účetní rok kompletně v novém systému, převést papírové účetnictví na digitál a změnit od základů procesy,“ vysvětluje Bohuslava Kutnerová, spolumajitelka společnosti Arelas, která pomáhá společnostem s digitalizací účetnictví. Většina firem účtujících papírově své celoroční výsledky hospodaření hned v lednu ještě nezná, a kvůli tomu se jim hůře finančně plánuje.

Americká novinářka Rieva Lesonsky, která provozuje web Small Business Currents zaměřený na rozvoj malých firem, ve své předpovědi pro rok 2025 píše, že pro menší a střední firmy bude v tomto roce zásadní hledat a otevírat nové možnosti využití investorů. Digitalizace je pak hlavní metodou, jak si udržet konkurenceschopnost a přístup k získávání kapitálu na další rozvoj. A právě digitalizace účetních procesů, která firmám umožňuje sledovat v reálném čase klíčové finanční ukazatele, bude důležitá. Firmy musí být schopné co nejrychleji reagovat na změny trhu. „Zavádění technologií bude zrychlovat. Už i malé firmy budou stále více využívat umělou inteligenci a digitální nástroje k řešení neefektivity svých provozů, což jim dá nové příležitostí k růstu,“ vysvětluje v článku jedna z oslovených podnikatelek Elizabeth Gore ze společnosti Hello Alice.

Přechod na digitál zabere jen několik týdnů

Přechodu na digitální účetnictví nejčastěji brání neznalost firem. Experti se zpravidla setkávají se dvěma extrémy: podnikatelé buď považují transformaci za příliš náročnou a bojí se, že jim paralyzuje byznys na celé měsíce, anebo naopak vidí své účetnictví jako dostatečně digitalizované, i když spočívá jen ve využití nejjednodušších online nástrojů. „Tak jako používání elektronické pošty a sdílený kalendář ještě neznamenají digitalizovanou firmu, tak posílání dokladů emailem a jejich přepsání do účetního programu ještě neznamená digitalizované účetnictví,“ zdůrazňuje Bohuslava Kutnerová.

Výsledkem digitalizace musí být využití robotů v celé šíři jejich možností: automatické spárování operací s bankou několikrát denně, veškeré pohledávky okamžitě k dispozici, vytěžování dat z dokladů, automatické předkontace, automatizovaný oběh dokladů a elektronické schvalování faktur, non stop přístupný archiv, auditní stopa dokladu.

Na druhou stranu není na místě transformaci nijak démonizovat: celý přechod obvykle nezabere více než několik týdnů, přičemž chod firmy nebývá zásadně narušen. Po uplynutí této doby se již o většinu účetních operací starají automatizované procesy. „Nepředstavujme si přitom pod digitalizací něco závratně složitého, příkladem může být, že mobilem nafotíte účtenku, třeba na benzínce, a odešlete ji do systému, kde se dále zpracuje,“ popisuje Bohuslava Kutnerová.