Mzdové účetnictví: nejen sledováním novinek ušetříte čas i peníze

Práce účetních to nejsou jen faktury, daně, pravidelná kontrolní hlášení, ale také mzdy. Mzdové účetnictví je často nedílnou pracovní náplní mnoha účetních. Se zpracováním mezd se váže velké množství povinností, ať už se jedná o výpočet dovolené, ELDP, potvrzení o zaměstnání, nahlašování/odhlašování zaměstnance na ČSSZ nebo zdravotní pojišťovnu. Bohužel však musíme konstatovat, že mzdoví účetní často suplují řadu rolí, které do účetní oblasti tak úplně nepatří. Příkladem jsou náklady na výkon rozhodnutí, které si účtují exekutoři. Na to, jakou odpovědnost v celém procesu mají mzdoví účetní, kteří ve své podstatě vykonávají práci za ně, si za svou práci mohou naúčtovat pouhých 50 Kč. Také nedávno rozeslaný dopis z úřadu práce informoval zaměstnavatele, že v případě žádosti o dávky pro žadatele/zaměstnance, budou nově údaje posílat zaměstnavatelé, tj. opět mzdoví účetní. Ti zde tak suplují činnosti, které se zpracováním mezd nesouvisí, a navíc ještě nesou za správnost údajů odpovědnost. A to vše jen pro to, aby úřad práce ušetřil své administrativní náklady. Časová/finanční dotace spojená s vytvořením žádostí, tak padá opět na stranu firem. To, že účetní stále posílají řadu hlášení a přehledů s opakujícími se informacemi, místo toho, aby poslali přehled jeden - možná rozsáhlejší, ale jen jeden, je jen další komplikací v práci účetních.

Co zrychlí práci mzdovým účetním a ušetří firemní finance?

Jasná evidence poučenosti zaměstnance při nástupu do nového zaměstnání. Existují aplikace, které umožňují držet záznam o průběhu komunikace a jasně prokázat, že zaměstnanec měl při nástupu do nového zaměstnání k dispozici všechny informace a poučeně odpovídal na dotazy, které jsou klíčové pro zpracování mezd. „Je pro mě až těžko pochopitelné, kolikrát se stane, že zaměstnanci klidně podepisují prohlášení poplatníka u více zaměstnavatelů a v momentu, kdy se na to přijde, začnout tvrdit, že jim nikdo neřekl, že to nejde,“ říká Jaromír Hrazdira, předseda Komory certifikovaných účetních. Když chce zaměstnanec např. uplatnit slevu na dítě, musí doložit potvrzení o jeho studiu, následně aplikace nedovolí žádost odeslat, dokud účetní doklad nenahraje. I to je dneska již v praxi možné.

Klíčové pro výpočet mezd je využívání moderních technologií. Digitalizace účetních postupů vede k eliminaci lidských chyb. Dochází tím k předcházení nepřesností, které se mohou objevit až při kontrole z finančního úřadu, což už bývá většinou pozdě. Právě plnění povinností pro doložení výpočtů – zejména náležitostí mzdového listu – bývá při kontrolách častým problémem. Snadné a efektivní předávání podkladů, které je provázáno se mzdovým a docházkovým systémem, tak ušetří mnoho času a financí.

Zajímat se o novinky z oblasti účetnictví a vzdělávat se. V únoru vešla v platnost novinka, která má zaměstnavatelům ulehčit zaměstnávání osob na zkrácený úvazek. Ten je společností velmi žádaný a prospěšný jak pro zaměstnance (rodiče s dítětem do 10 let věku, zdravotně postižené či osoby starší 55 let), tak pro zaměstnavatele (nemusí hledat nového zaměstnance jako náhradu za staršího kvalifikovaného zaměstnance atd.). Přesto pouze 23 704 zaměstnavatelů (data k červnu 2023) uplatňuje slevu na pojistném u 81 481 zaměstnanců pracujících na zkrácený úvazek (zdroj: newsletter ČSSZ – září). Z tohoto čísla vyplývá, že ne všichni zaměstnavatelé o této novince možná vědí. A zde přicházejí na řadu účetní. Je totiž na nich, aby svého zaměstnavatele o úspoře informovali a ušetřili mu finanční prostředky, když mají ze zákona možnost. Někdo by mohl namítat, že novinek nejen v oblasti mezd je mnoho a není v kapacitě účetních je sledovat. Není tak nic jednoduššího, než být členem profesní organizace, jejíž náplní je krom vzdělávání i informování o aktualitách, na které své členy následně upozorňuje (většinou formou newsletteru nebo školení).

Komora certifikovaných účetních nabízí pro své členky a členy workshopy a vzdělávací semináře, které jsou otevřeny i pro nečleny. Více informací najdete na stránkách Komory.